Kvalificerad hjälp med återbetalning av moms
Företag betalar ibland moms som inte kan dras av direkt i momsdeklarationen. Det kan till exempel gälla ett svenskt företag som har betalat moms på hotell, mässor, hyrbil eller andra kostnader i ett annat EU-land. Det kan också gälla ett utländskt företag som har haft kostnader med svensk moms, men som inte ska redovisa moms i Sverige.
I vissa fall kan företaget ansöka om att få tillbaka momsen. Men återbetalning är inte alltid rätt väg. Ibland ska momsen i stället dras av i en svensk momsdeklaration. I andra fall har momsen debiterats felaktigt, och då behöver företaget normalt begära rättelse från leverantören.
Det första steget är därför att bedöma vad momsen avser och vilket förfarande som ska användas. Bedömningen påverkas bland annat av vilket land momsen har betalats i, var företaget är etablerat, om företaget är eller ska vara momsregistrerat i Sverige och om kostnaden ger rätt till återbetalning. Även fakturor, importhandlingar, tidsfrister och beloppsgränser kan vara avgörande.
MomsFokus hjälper svenska och utländska företag att ansöka om återbetalning av moms. Vi granskar fakturor och importhandlingar, strukturerar underlag, hanterar kompletteringar och sköter kontakten med Skatteverket eller utländska skattemyndigheter.
Återbetalning av moms kräver rätt bedömning från början
Företag kan i vissa fall få tillbaka moms som inte kan dras av i den vanliga momsdeklarationen. För svenska företag handlar det ofta om moms på kostnader i andra länder, till exempel hotell, mässor, hyrbil, drivmedel eller vägavgifter. För utländska företag kan det handla om svensk moms på kostnader i Sverige, när företaget inte är etablerat här och inte ska vara momsregistrerat i Sverige.
Men återbetalning är inte alltid rätt väg. I vissa situationer ska momsen i stället redovisas i en svensk momsdeklaration. I andra fall har momsen debiterats felaktigt, och då behöver leverantören normalt rätta fakturan.
Därför behöver företaget först bedöma vad momsen avser och vilket förfarande som ska användas. Bedömningen påverkas bland annat av var momsen har betalats, var företaget är etablerat, om företaget är eller ska vara momsregistrerat i Sverige och om kostnaden ger rätt till återbetalning.
MomsFokus hjälper svenska och utländska företag att bedöma rätten till återbetalning och att ta fram en korrekt ansökan. Vi granskar kostnader, fakturor och importhandlingar, bedömer rätt förfarande och hjälper till med kontakten med Skatteverket eller utländsk skattemyndighet.
Vad innebär återbetalning av moms?
Att ett företag vill få tillbaka moms kan betyda flera olika saker. Därför är det viktigt att först skilja mellan återbetalning genom en särskild ansökan, avdrag i momsdeklarationen, utbetalning från skattekontot och rättelse av felaktigt debiterad moms.
En särskild ansökan om återbetalning kan bli aktuell när företaget har betalat moms som inte ska dras av i den vanliga momsdeklarationen. Det kan till exempel gälla ett svenskt företag som har betalat moms i ett annat EU-land, eller ett utländskt företag som har betalat svensk moms men inte ska vara momsregistrerat i Sverige.
Det är samtidigt viktigt att återbetalningsrätt och avdragsrätt är olika system. Ett företag kan därför inte utgå från att all moms på en faktura kan krävas tillbaka genom en särskild ansökan. I vissa fall ska momsen i stället redovisas som ingående moms i en svensk momsdeklaration.
Det är också något annat än när ett företag får moms tillbaka efter att ha lämnat en vanlig svensk momsdeklaration. Då uppstår ett överskott på skattekontot, och utbetalningen hanteras via skattekontot.
Om momsen har debiterats felaktigt är en återbetalningsansökan normalt inte rätt väg. Då behöver företaget i stället begära att leverantören rättar fakturan.
Det första steget är därför att bedöma vilket regelspår som gäller: särskild återbetalningsansökan, svensk momsdeklaration, utbetalning från skattekontot eller rättelse av faktura. Den bedömningen styr både om företaget kan få tillbaka momsen och hur ärendet ska hanteras.
När kan ett företag ansöka om återbetalning av moms?
Återbetalning av moms kan bli aktuellt när ett företag har betalat moms som inte ska dras av direkt i den vanliga momsdeklarationen. Det kan handla om svenska företag som har betalat moms i andra länder, utländska företag som har betalat svensk moms eller företag som redovisar moms genom OSS eller IOSS.
Det är viktigt att först bedöma om återbetalning är rätt förfarande. I vissa fall ska momsen i stället redovisas i en svensk momsdeklaration. I andra fall kan momsen ha debiterats felaktigt, och då behöver fakturan normalt rättas av leverantören.
Svenska företag som har betalat utländsk moms
Svenska företag kan betala moms i andra länder i samband med till exempel affärsresor, hotell, mässor, hyrbil, drivmedel, vägtullar eller konferenser.
Utländsk moms får inte dras av i den svenska momsdeklarationen. Om företaget vill få tillbaka momsen behöver det i stället ansöka enligt reglerna i det land där momsen har betalats.
För moms som har betalats i ett annat EU-land görs ansökan normalt via Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU. Skatteverket skickar sedan ansökan vidare till det andra landet, som prövar om momsen ska återbetalas enligt sina regler.
Om momsen har betalats i ett land utanför EU används inte Skatteverkets e-tjänst. Då behöver företaget följa återbetalningsförfarandet i det aktuella landet, om landet medger återbetalning.
Utländska företag som har betalat svensk moms
Utländska företag kan i vissa fall ha rätt att få tillbaka svensk moms. Det kan till exempel gälla företag som har haft kostnader i Sverige, men som inte är etablerade här och inte ska redovisa svensk moms i en svensk momsdeklaration.
Innan en återbetalningsansökan lämnas behöver företaget bedöma om verksamheten kräver svensk momsregistrering. Om företaget är eller ska vara momsregistrerat i Sverige ska den ingående momsen normalt hanteras i momsdeklarationen i stället för genom en separat återbetalningsansökan.
Om företaget däremot inte är etablerat i Sverige och inte har transaktioner som ska redovisas här, kan återbetalningsförfarandet i vissa fall användas.
Företag som använder OSS eller IOSS
Företag som använder OSS eller IOSS kan också ha ingående moms på kostnader. Den momsen hanteras inte som avdrag i OSS- eller IOSS-deklarationen.
OSS och IOSS används för att redovisa utgående moms på vissa försäljningar. Deklarationerna ger inte avdrag för ingående moms. Därför behöver ingående moms hanteras separat, till exempel genom återbetalningsförfarande eller i en vanlig momsdeklaration, beroende på företagets situation.
Det avgörande är alltså inte bara att företaget har betalat moms, utan vilken typ av moms det gäller, var den har betalats och hur företaget är registrerat. Den bedömningen avgör om återbetalning är möjlig och vilket förfarande som ska användas.
När ska momsen inte återbetalas genom särskild ansökan?
En särskild ansökan om återbetalning är inte alltid rätt väg. Innan företaget ansöker behöver man därför avgöra om momsen i stället ska hanteras i en momsdeklaration, om fakturan behöver rättas eller om kostnaden över huvud taget ger rätt till återbetalning.
Det här är en viktig gränsdragning. Om företaget använder fel förfarande kan ansökan avslås, handläggningen försenas eller återbetalningen utebli.
När företaget är eller ska vara momsregistrerat i Sverige
Om ett utländskt företag är eller ska vara momsregistrerat i Sverige ska svensk ingående moms normalt inte återbetalas genom en särskild ansökan. Momsen ska i stället redovisas i den svenska momsdeklarationen.
Det kan till exempel bli aktuellt om företaget har transaktioner i Sverige som ska redovisas här, exempelvis import, försäljning från svenskt lager eller annan verksamhet som kräver svensk momsregistrering.
I sådana fall är frågan inte bara om företaget har rätt att få tillbaka momsen. Man måste först bedöma om företaget ska vara registrerat för moms i Sverige och om den ingående momsen ska tas upp i deklarationen.
När momsen är felaktigt debiterad
En särskild återbetalningsansökan är normalt inte heller rätt väg om säljaren har debiterat moms felaktigt.
Det kan till exempel handla om att svensk moms har lagts på trots att försäljningen skulle ha fakturerats utan moms, eller att fel lands moms har debiterats. I sådana fall är problemet inte att företaget ska ansöka om återbetalning från Skatteverket, utan att fakturan behöver rättas.
Företaget behöver då normalt begära rättelse från säljaren, till exempel genom en ändringsfaktura eller kreditfaktura. Först när fakturan är korrekt går det att bedöma hur momsen ska hanteras.
När kostnaden inte ger rätt till återbetalning
Återbetalning kan bara avse moms som uppfyller villkoren för återbetalning. Företaget kan därför inte utgå från att all moms på en faktura går att få tillbaka.
Rätten till återbetalning kan påverkas av vilken typ av kostnad det gäller, om fakturan uppfyller formella krav, om verksamheten ger rätt till avdrag eller om företaget har blandad verksamhet. Även avdragsbegränsningar i det land där momsen har betalats kan göra att hela eller delar av momsen inte återbetalas.
Det kan till exempel gälla kostnader där avdrag är begränsat eller inte medges alls, bristfälliga fakturor, felaktigt debiterad moms eller kostnader som inte har tillräckligt samband med företagets verksamhet.
Därför bör företaget alltid bedöma tre saker innan en ansökan lämnas: om återbetalningsförfarandet är rätt väg, om momsen är korrekt debiterad och om kostnaden faktiskt ger rätt till återbetalning.
Återbetalning av utländsk moms för svenska företag
Svenska företag kan betala moms i andra länder i samband med till exempel affärsresor, hotell, mässor, hyrbil, drivmedel, vägtullar eller konferenser. Den momsen är utländsk moms och får inte dras av i den svenska momsdeklarationen.
Om företaget har rätt att få tillbaka momsen behöver det i stället ansöka om återbetalning enligt reglerna i det land där momsen har betalats. Det innebär att rätten till återbetalning inte bara styrs av svenska regler, utan också av reglerna i återbetalningslandet.
Momsåterbetalning inom EU
När ett svenskt företag vill ansöka om återbetalning av moms från ett annat EU-land används normalt Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU. Ansökan lämnas elektroniskt till Skatteverket, som skickar den vidare till det EU-land där momsen har betalats.
Det är sedan återbetalningslandet som prövar ansökan och beslutar om momsen ska betalas tillbaka. Skatteverket fungerar alltså som elektronisk portal, men det är inte Skatteverket som avgör om den utländska momsen ska återbetalas.
I ansökan behöver företaget lämna uppgifter om bland annat företaget, återbetalningsperioden, fakturorna, kostnadstyper, momsbelopp och bankkonto. Kostnaderna anges med särskilda fakturakoder, till exempel för bränsle, hyrbil, logi, restaurang, vägavgifter eller mässor.
Tidsfrist och minimibelopp
Ansökan om återbetalning av moms från ett annat EU-land ska lämnas senast den 30 september året efter återbetalningsperioden. Det är därför viktigt att samla in och kontrollera fakturor i god tid.
Inom EU gäller också minimibelopp. Om ansökan avser en period på minst tre månader men mindre än ett kalenderår måste det sökta beloppet normalt vara minst 400 euro, eller motsvarande belopp i det andra landets valuta. Om ansökan avser ett helt kalenderår eller återstoden av ett kalenderår är minimibeloppet normalt 50 euro, eller motsvarande belopp.
Fakturor och lokala krav
Företaget ska normalt lämna uppgifter från fakturorna i e-tjänsten. I vissa fall kan återbetalningslandet också kräva elektroniska fakturakopior, särskilt om fakturabeloppen överstiger vissa gränser.
Reglerna kan skilja sig åt mellan olika EU-länder. Ett land kan till exempel ha särskilda begränsningar för vissa kostnader, krav på fakturainnehåll eller egna regler för vilka kostnadstyper som ger rätt till återbetalning. Det betyder att en kostnad som är återbetalningsbar i ett land inte nödvändigtvis behandlas på samma sätt i ett annat land.
Moms från länder utanför EU
Om ett svenskt företag har betalat moms i ett land utanför EU används inte Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU. Då behöver företaget följa det återbetalningsförfarande som gäller i det aktuella landet.
Vissa länder medger återbetalning till utländska företag, medan andra har mer begränsade möjligheter eller kräver särskilda handlingar. Företaget behöver därför kontrollera vad som gäller i det land där momsen har betalats.
MomsFokus hjälper svenska företag att bedöma om utländsk moms kan återbetalas, vilket förfarande som ska användas och vilket underlag som krävs för en korrekt ansökan.
Återbetalning av svensk moms för utländska företag
Utländska företag kan i vissa fall ansöka om att få tillbaka svensk moms. Det kan till exempel gälla företag som har haft kostnader i Sverige för mässor, resor, inköp, tjänster eller import, utan att företaget är etablerat här eller ska redovisa svensk moms i en svensk momsdeklaration.
Innan en ansökan lämnas behöver företaget först bedöma om återbetalning är rätt förfarande. Om företaget är eller ska vara momsregistrerat i Sverige ska den ingående momsen normalt hanteras i den svenska momsdeklarationen i stället. Det gäller även om företaget inte är etablerat i Sverige.
Företag etablerade i andra EU-länder
Företag som är etablerade i ett annat EU-land ansöker normalt elektroniskt via portalen i sitt etableringsland. Om ansökan gäller svensk moms skickas den vidare till Skatteverket i Sverige.
Ansökan ska innehålla uppgifter om företaget, återbetalningsperioden, fakturor eller importhandlingar, momsbelopp, kostnadstyper och bankkonto. Företaget behöver normalt inte bifoga fakturor direkt i ansökan, men Skatteverket kan begära kopior eller original om det behövs för handläggningen.
Återbetalning är bara rätt väg om företaget uppfyller villkoren för återbetalning och inte ska redovisa den svenska momsen i en momsdeklaration. Om företaget har transaktioner i Sverige som kräver momsregistrering kan återbetalningen i stället behöva hanteras genom svensk momsredovisning.
Ansökan för företag inom EU ska normalt lämnas senast den 30 september året efter återbetalningsperioden.
Företag etablerade utanför EU
Företag som är etablerade utanför EU använder normalt ett särskilt blankettförfarande hos Skatteverket för att ansöka om återbetalning av svensk moms.
Ansökan görs på blankett SKV 5801 och ska vara undertecknad av företaget eller dess ombud. Till ansökan behöver företaget normalt bifoga originalfakturor, importdokument eller andra handlingar som visar vilken moms som har betalats. Företaget behöver också lämna ett intyg från behörig myndighet i etableringslandet som visar att företaget är en beskattningsbar person.
För företag utanför EU är förfarandet alltså mer formellt än för företag inom EU. Det är därför viktigt att kontrollera att fakturor, importhandlingar och intyg är korrekta innan ansökan skickas in.
Ansökan ska normalt ha kommit in senast den 30 juni året efter det kalenderår som ansökan gäller.
När svensk momsregistrering krävs i stället
Ett utländskt företag ska inte alltid ansöka om återbetalning av svensk moms. Om företaget är eller ska vara momsregistrerat i Sverige ska den ingående momsen normalt redovisas i den svenska momsdeklarationen.
Det kan till exempel bli aktuellt om företaget importerar varor till Sverige, säljer varor från ett lager i Sverige, bedriver lokal försäljning eller har andra transaktioner som ska redovisas enligt svenska momsregler.
I sådana situationer behöver företaget först bedöma sin momsregistreringsskyldighet. Om företaget borde vara registrerat för moms i Sverige kan en separat återbetalningsansökan vara fel väg. Då kan ansökan avslås eller handläggningen försenas, samtidigt som företaget riskerar att missa skyldigheter inom svensk momsredovisning.
MomsFokus hjälper utländska företag att bedöma om svensk moms ska återbetalas genom ansökan eller hanteras genom momsregistrering och svensk momsdeklaration. Vi granskar företagets verksamhet i Sverige, fakturor, importhandlingar och transaktioner för att avgöra vilket förfarande som är korrekt.
Återbetalning, OSS och IOSS
OSS och IOSS används för att redovisa utgående moms på vissa gränsöverskridande försäljningar. De är däremot inte system för avdrag av ingående moms. Ett företag kan därför inte använda en OSS- eller IOSS-deklaration för att dra av moms på kostnader.
Om ett företag som använder OSS eller IOSS har svensk eller utländsk ingående moms behöver den momsen hanteras separat. I vissa fall ska momsen redovisas i en vanlig momsdeklaration. I andra fall kan företaget behöva ansöka om återbetalning.
Det innebär att samma företag kan ha flera olika momsspår samtidigt. Försäljning till konsumenter i andra länder kan redovisas i OSS eller IOSS, medan svensk ingående moms kan behöva hanteras i en svensk momsdeklaration. Utländsk ingående moms kan i stället behöva återkrävas genom en återbetalningsansökan. Vissa transaktioner kan dessutom falla helt utanför OSS och IOSS och behöva bedömas enligt vanliga momsregler.
Det är därför viktigt att inte bara se till vilket system företaget använder för sin försäljning. Man behöver också bedöma vilken typ av ingående moms det gäller, var momsen har betalats och om företaget är eller ska vara momsregistrerat i det land där kostnaden uppkommit.
MomsFokus hjälper företag som använder OSS eller IOSS att bedöma hur ingående moms ska hanteras. Vi kan också hjälpa till att avgöra om momsen ska tas upp i en vanlig momsdeklaration, återkrävas genom återbetalningsförfarande eller hanteras på annat sätt.
Underlag som behövs vid återbetalning av moms
En ansökan om återbetalning av moms behöver bygga på ett korrekt och tillräckligt underlag. Vilka uppgifter som krävs beror på vilket land momsen har betalats i, om företaget är etablerat inom eller utanför EU och vilket återbetalningsförfarande som ska användas.
Vanligtvis behöver företaget ta fram fakturor, importdokument och uppgifter om de kostnader som ansökan gäller. Det kan till exempel vara leverantörens namn och registreringsnummer, fakturanummer, fakturadatum, beskattningsunderlag, momsbelopp, kostnadstyp, land, valuta och återbetalningsperiod.
Vid ansökan inom EU ska kostnaderna ofta anges med särskilda fakturakoder. Det kan till exempel gälla koder för bränsle, hyrbil, vägavgifter, resor, logi, restaurang, mässor eller andra kostnader. Om företaget har begränsad avdragsrätt kan det också behövas uppgifter om avdragsprocent.
Bankuppgifter behöver normalt lämnas i ansökan, till exempel IBAN och BIC vid internationella betalningar. Om ansökan lämnas av ett ombud kan företaget också behöva visa att ombudet har rätt att företräda företaget. För vissa företag, särskilt företag utanför EU, kan det krävas ett intyg från behörig myndighet som visar att företaget är en beskattningsbar person.
Kraven på underlag varierar mellan olika förfaranden. Inom EU lämnas många uppgifter elektroniskt, och fakturakopior behöver ofta bara bifogas om återbetalningslandet kräver det. För företag utanför EU är förfarandet ofta mer formellt och kan kräva originalfakturor, importhandlingar och särskilda intyg.
MomsFokus hjälper företag att gå igenom underlaget innan ansökan lämnas. Vi kontrollerar att fakturor och importhandlingar innehåller nödvändiga uppgifter, att rätt period och kostnadstyper används och att ansökan lämnas enligt rätt förfarande. På så sätt minskar risken för kompletteringar, förseningar eller avslag.
Vanliga fel vid återbetalning av moms
Återbetalning av moms kan verka som en administrativ fråga, men många ansökningar blir fel redan innan de skickas in. Det beror ofta på att företaget har valt fel förfarande, blandat ihop olika momssystem eller utgått från att all moms på en faktura kan krävas tillbaka.
Ett vanligt fel är att ett företag försöker ansöka om återbetalning av moms som i stället borde hanteras i en momsdeklaration. Det kan till exempel gälla ett utländskt företag som är eller ska vara momsregistrerat i Sverige. I sådana fall ska svensk ingående moms normalt redovisas i den svenska momsdeklarationen, inte begäras tillbaka genom en separat återbetalningsansökan.
Ett annat vanligt fel är att utländsk moms bokförs eller behandlas som svensk ingående moms. Svensk moms och utländsk moms ska hållas isär. Ett svenskt företag får inte dra av moms från ett annat land i den svenska momsdeklarationen. Om momsen kan återbetalas behöver företaget i stället använda återbetalningsförfarandet i det land där momsen har betalats.
Det händer också att företag försöker få tillbaka felaktigt debiterad moms från Skatteverket eller en utländsk skattemyndighet. Om säljaren har lagt på moms trots att försäljningen skulle ha fakturerats utan moms är det normalt inte en återbetalningsfråga. Då behöver företaget i första hand begära rättelse från säljaren, till exempel genom en ändringsfaktura eller kreditfaktura.
Tidsfrister är en annan vanlig fallgrop. Ansökningar om återbetalning måste lämnas inom rätt tid. Om ansökan lämnas för sent kan rätten till återbetalning gå förlorad, även om momsen i sig hade kunnat vara återbetalningsbar.
Fakturaunderlaget behöver också vara korrekt. Bristfälliga fakturor, saknade fakturauppgifter, fel fakturanummer, fel datum eller otydliga momsbelopp kan leda till frågor, kompletteringar eller avslag. Vid ansökningar inom EU kan fel fakturakoder också skapa problem, eftersom kostnaderna ska klassificeras på rätt sätt.
Alla kostnader ger inte heller rätt till återbetalning. Vissa kostnader omfattas av avdragsbegränsningar eller särskilda nationella regler. Det kan till exempel gälla representation, personbilar, resor eller kostnader som inte har tillräckligt samband med företagets verksamhet. Om företaget har blandad verksamhet kan återbetalningen dessutom behöva begränsas utifrån avdragsrätten.
För företag som använder OSS eller IOSS uppstår ofta en särskild risk. OSS- och IOSS-deklarationer används för att redovisa utgående moms på vissa försäljningar. De ger inte avdrag för ingående moms. Ett företag kan därför behöva hantera försäljningen i OSS eller IOSS, svensk ingående moms i en vanlig momsdeklaration och utländsk moms genom återbetalningsansökan.
Ett allvarligare fel är att företaget missar att verksamheten kräver svensk momsregistrering. Om ett utländskt företag till exempel importerar varor till Sverige, säljer från svenskt lager eller har andra transaktioner som ska redovisas här, kan en återbetalningsansökan vara fel väg. Då kan företaget både missa återbetalningen och samtidigt ha ouppfyllda skyldigheter i Sverige.
Det är också viktigt att undvika dubbel hantering. Samma moms får inte behandlas i två olika förfaranden, till exempel både i en momsdeklaration och i en återbetalningsansökan. En sådan felhantering kan leda till avslag, återkrav eller behov av rättelser i efterhand.
MomsFokus hjälper företag att identifiera sådana risker innan ansökan lämnas. Vi granskar vilket förfarande som är rätt, kontrollerar fakturor och importhandlingar, bedömer avdragsbegränsningar och säkerställer att samma moms inte hanteras på fel sätt eller i fel system.
Vårt arbetssätt
Varför ta hjälp med återbetalning av moms?
Komplett stöd med återbetalning av moms
Vårt arbetssätt
MomsFokus arbetar strukturerat med återbetalning av moms, från den första bedömningen till ansökan, kompletteringar och kontakt med myndigheter. Målet är att företaget ska använda rätt förfarande och ha ett underlag som håller vid granskning.
Inledande genomgång
Vi börjar med att gå igenom företagets situation. Det omfattar bland annat var företaget är etablerat, om företaget är eller ska vara momsregistrerat i Sverige, vilka länder momsen avser och vilken typ av kostnader som ingår.
Vi går även igenom fakturor, importhandlingar, leverantörsuppgifter och den verksamhet som kostnaderna hör till. Syftet är att få en tydlig bild av om ärendet gäller svensk moms, utländsk moms, importmoms eller en situation där flera olika förfaranden kan vara aktuella.
Momsanalys och val av förfarande
När underlaget är genomgånget bedömer vi hur momsen ska hanteras. Det kan handla om återbetalning genom särskild ansökan, redovisning i svensk momsdeklaration, utbetalning via skattekontot eller rättelse av felaktigt debiterad moms.
Vi bedömer också om företaget uppfyller villkoren för återbetalning. Det kan till exempel kräva analys av etablering, momsregistreringsskyldighet, avdragsbegränsningar, blandad verksamhet, fakturakrav och regler i det land där momsen har betalats.
Den här bedömningen är central. Om fel förfarande används kan ansökan avslås, försenas eller behöva rättas i efterhand.
Underlag och ansökan
När rätt förfarande är klarlagt hjälper vi till att strukturera det underlag som behövs. Det kan omfatta fakturor, importdokument, fakturanummer, fakturadatum, beskattningsunderlag, momsbelopp, kostnadstyper, fakturakoder, återbetalningsperiod, land, valuta och bankuppgifter.
Om ärendet kräver särskilda handlingar, till exempel ombudsbehörighet eller intyg om att företaget är en beskattningsbar person, hjälper vi till att identifiera och hantera även detta.
Vi kan också hjälpa till med själva ansökan, oavsett om den lämnas via Skatteverkets e-tjänst, via en elektronisk portal i ett annat EU-land eller genom ett särskilt blankettförfarande.
Hantering av återbetalningsärenden
En korrekt återbetalningsansökan kräver mer än att samla fakturor. Företaget behöver veta vilken moms som kan omfattas, vilket land som ska pröva ansökan, vilka fakturakoder och uppgifter som krävs och vilka tidsfrister som gäller.
Det behöver också vara tydligt vilka belopp som inte ska ingå i ansökan. Det kan till exempel gälla moms som ska hanteras i svensk momsdeklaration, moms som har debiterats felaktigt eller kostnader som omfattas av avdragsbegränsningar.
MomsFokus hjälper företaget att skapa en tydlig struktur för återbetalningsärendet. Det minskar risken för fel, sparar tid och gör processen mer förutsägbar.
Så hjälper vi dig att hantera återbetalning av moms
Som momsrådgivare hjälper MomsFokus företag att hantera återbetalning av moms på ett strukturerat sätt, från den första bedömningen till ansökan, uppföljning och eventuella rättelser.
Målet är att företaget ska veta om momsen kan återbetalas, vilket förfarande som ska användas och vilket underlag som krävs. En korrekt hantering kräver mer än att samla fakturor. Momsen behöver bedömas, fakturorna behöver granskas och gränsdragningen mot momsdeklaration, skattekonto och felaktigt debiterad moms behöver vara tydlig.
Vi hjälper dig att ta fram ett praktiskt upplägg från början, så att processen blir mer förutsägbar och risken för fel minskar.
Vår process för återbetalning av moms
Vi erbjuder strukturerad rådgivning för företag som behöver bedöma, ansöka om och följa upp återbetalning av moms. Målet är att rätt moms hanteras i rätt system, samtidigt som situationer som kräver momsdeklaration, fakturarättelse eller svensk momsregistrering identifieras i tid.
Inledande genomgång
Momsanalys och bedömning
Struktur och förberedelser
Ansökan, kompletteringar och uppföljning
Kontakta oss
FAQ – Vanliga frågor om återbetalning av mervärdesskatt
Här har vi samlat svar på vanliga frågor om återbetalning av moms och mervärdesskatt. Frågorna gäller bland annat när ett företag kan ansöka om att få tillbaka moms, skillnaden mellan återbetalning och avdrag i momsdeklarationen, hur svensk och utländsk moms ska hanteras och vilka underlag som krävs.
Kan ett svenskt företag få tillbaka utländsk moms?
För moms som har betalats i ett annat EU-land används normalt Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU. Om momsen har betalats i ett land utanför EU gäller i stället det landets egna regler och förfarande.
Kan utländsk moms dras av i svensk momsdeklaration?
Om ett svenskt företag vill få tillbaka utländsk moms behöver företaget i stället ansöka om återbetalning enligt reglerna i det land där momsen har betalats. Inom EU görs ansökan normalt via Skatteverkets e-tjänst Momsåterbetalning inom EU.
Kan utländska företag få tillbaka svensk moms?
Företag etablerade i andra EU-länder ansöker normalt via den elektroniska portalen i sitt etableringsland. Företag utanför EU använder normalt ett särskilt blankettförfarande hos Skatteverket.
När ska svensk moms hanteras i momsdeklaration i stället för genom återbetalning?
Det kan till exempel bli aktuellt om företaget importerar varor till Sverige, säljer från svenskt lager, bedriver lokal försäljning eller har andra transaktioner som ska redovisas enligt svenska momsregler.
Kan felaktigt debiterad moms återbetalas?
Det kan till exempel ske genom en ändringsfaktura eller kreditfaktura. Först när fakturan är korrekt går det att bedöma hur momsen ska hanteras.
Om företaget har lager i Sverige, säljer lokalt till svenska kunder, importerar varor till Sverige eller behöver hantera svensk ingående moms kan svensk momsregistrering fortfarande behövas. Därför bör lager- och importflöden analyseras separat innan företaget förlitar sig på OSS.
Vilket underlag krävs för återbetalning av moms?
I vissa fall behövs även fakturakoder, uppgifter om avdragsprocent, ombudsbehörighet eller intyg som visar att företaget är en beskattningsbar person.
Vilka tidsfrister gäller för återbetalning av moms?
För företag utanför EU som ansöker om återbetalning av svensk moms gäller normalt andra tidsfrister, ofta genom ett särskilt blankettförfarande. Tidsfrister kan också variera när återbetalning söks från länder utanför EU. Det är därför viktigt att kontrollera rätt tidsfrist i varje ärende.
Hur påverkar OSS och IOSS rätten till återbetalning?
Ett företag som använder OSS eller IOSS kan därför behöva hantera ingående moms separat. I vissa fall ska momsen tas upp i en vanlig momsdeklaration. I andra fall kan återbetalningsförfarande bli aktuellt.
Vad händer om ansökan är ofullständig eller felaktig?
Vanliga fel är att fel förfarande används, att fakturaunderlaget är bristfälligt, att fel fakturakoder anges eller att företaget ansöker om återbetalning av moms som i stället skulle ha hanterats i en momsdeklaration.
Kan MomsFokus hjälpa till med ansökan om momsåterbetalning?
Vi kan också hjälpa till med ansökan, kompletteringar och kontakt med Skatteverket eller relevant återbetalningsland.
Vad kostar hjälp med återbetalning av moms?
MomsFokus kan lämna en bedömning efter en inledande genomgång av företagets situation och underlag.
