Den 16 december 2025 publicerade Skatteverket ett omarbetat ställningstagande om kravet på uppgift om säljarens och köparens namn och adress i en faktura (dnr 8-399536-2025). Ställningstagandet ersätter 2022 års version och har arbetats om för att harmonisera begrepp och laghänvisningar med den nya mervärdesskattelagen (2023:200), ML.
Skatteverket anger att uppdateringen inte innebär någon ändring i sak men det är ändå ett ställningstagande som förtjänar mer uppmärksamhet än rubriken antyder. I praktiken handlar det inte om “hur man skriver en adress på en faktura”. Det handlar om momsens kontrollsystem: hur man kopplar en transaktion till rätt aktörer, hur man minimerar risken för förväxling och hur man hanterar fel som uppstår i automatiserade flöden, koncernstrukturer, förmedlingsupplägg och scanninglösningar. I moderna faktureringsmiljöer kan fakturan bli svag som momsunderlag när namn och adress “glider” i systemet: förkortningar, interna koder, fel juridisk person, c/o-lösningar eller en scanningadress som ersätter köparens postadress. Då uppstår den typiska momsrättsliga friktionen: transaktionen är verklig – men underlaget är inte tillräckligt robust.
Vad ställningstagandet faktiskt handlar om
Skatteverket strukturerar sin analys kring två huvudfrågor:
- Vilka krav kan Skatteverket ställa på uppgift om säljarens och köparens namn respektive adress?
- Hur kan situationer hanteras när fakturan innehåller felaktig uppgift om namn eller adress?
Samtidigt gör Skatteverket en viktig avgränsning: ställningstagandet behandlar inte reglerna om förenklade fakturor. Det är relevant, eftersom många verksamheter i praktiken försöker “lösa” brister i fullständiga fakturor genom att hänvisa till förenklad fakturering, trots att deras fakturor i själva verket är fullständiga fakturor eller måste vara det.
Men den verkliga kärnan är Skatteverkets utgångspunkt: syftet med namn och adress är säker identifiering och kraven ska förstås mot den bakgrunden.
Syftet med kravet på namn och adress: fakturan ska möjliggöra säker identifiering
Skatteverket återkommer till samma logik genom hela ställningstagandet:
- En fullständig faktura ska innehålla säljarens och köparens namn och adress.
- Syftet är att med säkerhet kunna identifiera aktörerna i transaktionen.
- När identiteten kan fastställas blir det klarlagt:
- vem som ska redovisa och betala utgående moms,
- vem som kan ha rätt till avdrag för ingående moms.
Det här kan låta självklart, men det är just denna “identitetsprincip” som gör att ställningstagandet blir praktiskt viktigt i gränsfall. Skatteverket säger i praktiken: det räcker inte att fakturan fungerar kommersiellt. Den måste också fungera som kontrollunderlag. Med det perspektivet blir det också tydligt varför Skatteverket drar vissa gränser:
- Förkortningar och koder skapar risk för förväxling.
- Internetadress (t.ex. e-post) tillför sällan sådan identifieringsinformation som krävs.
- Ett särskilt företagsnamn kan vara ett varumärke eller en benämning, men identifierar inte nödvändigtvis den juridiska personen.
- I koncerner och momsgupper är det vanligt att fel bolag “syns” på fakturan, vilket kan göra motparten oklar i strikt mening.
- I förmedlingsupplägg kan fakturan behöva spegla transaktionskedjan, inte bara den kommersiella berättelsen.
Det som är viktigt är att Skatteverket inte bygger resonemanget på “formalia för formalias skull”, utan på kontroll- och identifieringsfunktionen.
Uppgift om namn – varför Skatteverket är strängare här än många tror
Begreppet “namn” avser i grunden en identitetsfråga
Skatteverket anger att säljarens och köparens namn normalt är namnet på den som faktiskt levererat/tillhandahållit respektive förvärvat varan eller tjänsten. Det låter enkelt tills man tittar på hur fakturor faktiskt ser ut i vardagen:
- Koncerner använder handelsnamn, varumärken eller produktnamn på fakturor.
- Plattformar och mellanhänder vill använda sitt eget varumärke mot kund även när de agerar i annans namn.
- System genererar “namn” som egentligen är interna registerfält, inte juridiska namn.
- Enskilda näringsidkare tror att “firmanamnet på hemsidan” automatiskt är företagsnamn i juridisk mening.
Skatteverket markerar därför att om säljaren har registrerat företagsnamn hos Bolagsverket kan det namnet anges. Om inte, ska det namn som finns i Skatteverkets register användas. För enskilda näringsidkare utan registrerat företagsnamn innebär det ofta att för- och efternamn är det som ska stå.
Förkortningar och koder
Skatteverkets ståndpunkt är att namnuppgiften som huvudregel ska vara fullständig och i klartext så att man direkt av fakturan kan utläsa vilket företag som avses. Förkortningar och koder bör generellt inte användas, med undantag för vedertagna förkortningar i affärslivet.
Det här är i praktiken en konflikt mellan två världar:
- Systemvärlden vill ha korta identifierare: kundnummer, leverantörs-ID, cost center, BU-kod.
- Moms- och kontrollvärlden vill ha extern tydlighet i form av juridiskt namn som inte förutsätta tillgång till interna register för att förstå vem som är part.
Samtidigt öppnar Skatteverket för att vedertagna förkortningar kan användas. Där finns en praktisk avvägning: vissa förkortningar är så etablerade att de i realiteten inte ökar förväxlingsrisken. Men i alla andra fall blir frågan: kan namnet förväxlas? Om svaret är ja, är fakturan sårbar. En praktisk tumregel i denna del är: om en extern part, utan intern systemåtkomst, behöver “tolka” namnet – då ligger man ofta i riskzonen.
Auktionsupplägg och anonymitet
Skatteverket tar upp auktionsföretag som av anonymitetsskäl inte anger säljarens namn på handlingen till köparen, utan bara kod eller utropsnummer. Skatteverket säger tydligt: då uppfylls inte kraven på fullständig faktura, eftersom säljarens namn ska framgå. Men Skatteverket säger också att bristen kan “läkas” genom ett förtydligande, om vissa förutsättningar uppfylls:
- både säljare och köpare kan få tillgång till förtydligandet,
- Skatteverket kan vid behov få tillgång,
- om förtydligandet är en separat handling ska den länkas samman med fakturan och hanteras så sambandet kan fastställas utan svårighet.
Detta är egentligen ett skolexempel på Skatteverkets syn på fakturauppgifter, nämligen att det är identiteten som måste kunna säkerställas, inte nödvändigtvis att den står i klartext på just den “synliga” handlingen i alla situationer. Men då krävs en spårbar dokumentkedja. Resonemanget är inte begränsat till auktionsförsäljning. Många plattformsupplägg, marketplaces och white-label-modeller har samma behov – man vill kontrollera kundupplevelsen, men identitetskedjan får inte gå förlorad. Skatteverket accepterar alltså inte “hemliga säljare”, men de accepterar spårbar anonymisering om identiteten kan säkras för alla relevanta parter och myndigheten.
Särskilt företagsnamn – varför det inte räcker
Begreppet särskilt företagsnamn är praktiskt relevant eftersom det ofta är den benämning som kunder känner igen. Men Skatteverket är tydliga – ett särskilt företagsnamn är inte en självständig juridisk person. Därför ska fakturan innehålla företagets riktiga namn (företagsnamnet) för att företaget säkert ska kunna identifieras. Särskilt företagsnamn får gärna stå med, men det får inte ersätta den juridiska identiteten.
Det här är en typisk fälla i branschsegment där verksamheter drivs under konceptnamn eller geografiska enhetsnamn. Kunden “känner” att det handlar om rätt säljare, men fakturan anger inte den juridiska personen på ett tillräckligt tydligt sätt.
Mervärdesskattegrupp – varför faktureringen inte ska ske i grupphuvudmannens namn
Skatteverket anger att när ett företag i en momsgupp gör skattepliktiga leveranser eller tillhandahållanden till utomstående, är det nödvändigt att faktureringen sker i det företagets namn och inte i grupphuvudmannens namn.
Här är logiken tydlig: även om momgruppen behandlas som en enda beskattningsbar person i momsdeklarationen så förändrar det inte att fakturans identitet måste spegla den faktiska leverantören i gruppen. I praktiken handlar detta om att motparten måste kunna identifiera vem som är avtalspart/leverantör i den konkreta transaktionen – och att Skatteverket ska kunna kontrollera transaktionen mot rätt företags affärshändelser.
Förmedling – namnet på fakturan är ofta en indirekt bekräftelse på transaktionsmodellen
Om en beskattningsbar person i eget namn förmedlar för annans räkning och tar emot betalningen, anses leveransen/tillhandahållandet ske i två led. Det blir då huvudmannen som fakturerar förmedlaren och förmedlaren som fakturerar kunden.
Vid förmedling i annans namn är det huvudmannen som levererar en vara eller tillhandahåller en tjänst. Förmedlaren tillhandahåller en separat förmedlingstjänst.
I praktiken fungerar fakturan som en “momsrättslig signatur” på hur man har modellerat affären. Om namnen på fakturan inte matchar den modell man påstår sig tillämpa kan det skapa följdfrågor som handlar om vem som faktiskt är säljare.
Skatteverket lägger dessutom in en viktig reserv. Detta gäller inte när någon som möjliggör leverans av varor via elektroniskt gränssnitt anses ha förvärvat och levererat varorna själv. Här finns ett modernt riskområde: plattformar som “tror” att de bara förmedlar, men i vissa situationer anses sälja själva. I sådana fall blir namnet på fakturan inte bara en formalitet utan en konsekvens av en särskild momsregel.
Uppgift om adress – varför Skatteverket är pragmatiskt men principfast
“Adress” definieras inte – därför blir syftet avgörande
Skatteverket konstaterar att begreppet adress inte är definierat i ML eller direktivet. Därför måste man tolka det mot syftet – adressen ska tillföra namnuppgiften ytterligare information som gör det möjligt att identifiera företaget och skilja det från andra med samma eller liknande namn. Det betyder att adressuppgiften inte primärt ses som ett logistiskt krav, utan som identifieringsdata.
Internetadress räcker normalt inte
Skatteverket anser att en internetadress (t.ex. e-post) i regel inte ger tillräcklig information. Skälet är enkelt men viktigt – en e-postadress visar sällan med säkerhet vilket land företaget är verksamt i och den särskiljer inte nödvändigtvis ett företag från ett annat.
Postadress räcker – även postbox
Skatteverket tolkar adress som en fysisk postadress dit traditionell post kan delas ut. Den kan vara gatuadress eller postboxadress. Det viktiga är inte att det är driftstället för ekonomisk verksamhet, utan att identiteten kan säkras.
Flera postadresser – valfrihet, men med rekommendation
Om säljaren har flera postadresser kan säljaren välja vilken som anges. Skatteverket rekommenderar dock huvudkontorets postadress eller adressen för det verksamhetsställe från vilket varan levereras/tjänsten tillhandahålls. Rekommendationen är inte ett absolut krav, men den speglar hur man minskar risk. Ju mer “logisk” adressen är i relation till affären, desto enklare blir det att förstå fakturan vid eventuell kontroll.
För köparen kan säljaren ange den adress som köparen anvisar, dvs faktureringsadressen. Det är praktiskt viktigt i koncerner med central fakturahantering: faktureringsadressen kan vara en specifik adress för AP-funktionen, utan att identiteten blir oklar.
När fakturan skickas till någon annan
Det här är ett av de mest vardagliga problemområdena. Fakturan ska skickas till scanningtjänst, bokföringsbyrå eller extern hubb. Skatteverket säger då att säljaren ändå ska ange köparens postadress i fakturan, lämpligen på annat ställe än i det “egentliga” adressfältet. Budskapet är att man får ha en teknisk mottagare, men man får inte förlora köparens identifieringsuppgifter.
Skatteverket anser att begreppet adress ska förstås som en fysisk plats dit traditionell post- och brevutdelning görs, d.v.s. en postadress. En sådan adress kan avse alla typer av postadresser, såsom gatuadresser och postboxadresser. Postadressen är alltså inte begränsad till den plats där säljaren respektive köparen bedriver sin ekonomiska verksamhet, men ger sådan information att syftet med att uppgiften adress ska anges i en fullständig faktura är uppfyllt.
Skatteverkets ställningstagande 2025-12-16, dnr 8-399536-2025
Felaktiga uppgifter
Många momsproblem uppstår inte för att man vill göra fel, utan för att data förändras: namnbyte, adressändring, fel i kundregister, fel val av juridisk enhet eller rena förbiseenden. Skatteverket beskriver därför hur brister kan läkas. Grundregeln är att en brist normalt kan läkas genom att den ursprungliga handlingen kompletteras eller rättas av säljaren.
Fel köparnamn: säljaren intygar verklig köpare
Om säljaren angett fel köparnamn kan rättelse ske genom att säljaren utfärdar ett intyg om vem som är den verkliga köparen. Intyget ska hänvisa till den ursprungliga fakturan och ange namnet på den som faktiskt förvärvat varan/tjänsten.
Detta är en praktisk och rimlig princip: det är säljaren som har kontroll över fakturans innehåll och kan bekräfta vem affären avsåg.
Köparen får bara själv rätta i vissa fall
Skatteverket tillåter att köparen själv rättar fel köparnamn endast om:
- köparen kan styrka sitt förvärv,
- enda bristen är köparens namn,
- det felaktiga namnet kan inte förväxlas med någon annan fysisk/juridisk person.
Det här är en tydlig “riskventil”. Skatteverket accepterar praktiska lösningar, men vill undvika att köpare i efterhand kan “flytta” fakturor mellan bolag i en koncern eller mellan parter på ett sätt som riskerar missbruk. Det är också en signal om att det inte räcker att “vi vet internt att det var vårt köp”. Man måste kunna visa det objektivt, och det får inte finnas risk för att någon annan lika gärna kunde vara köpare.
Utlägg: faktura på anställd kan godtas
Skatteverket tar upp den klassiska situationen att en anställd gör inköp med egna medel och arbetsgivaren ersätter. Om den anställde anses ha gjort ett utlägg för arbetsgivarens räkning kan fakturan godtas som arbetsgivarens verifikation, trots brist i köparens namn. Det här är viktigt eftersom det visar att Skatteverket inte driver en absolut formalism. Man accepterar affärsrealitet och praktiska situationer – men då behöver man ha ordning på utläggsprocessen och kunna visa att det faktiskt var ett inköp för arbetsgivarens räkning.
Kommentar
Ställningstagandet klargör den funktionella innebörden av kravet på namn och adress i faktura. Uppgifterna är inte enbart ett formatkrav, utan en förutsättning för att aktörerna i transaktionen ska kunna identifieras med säkerhet inom ramen för momsens kontrollsystem. Fakturan måste därför möjliggöra en entydig koppling mellan omsättningen och rätt beskattningsbar person. Risk uppstår särskilt när juridiskt namn ersätts av varumärke, interna koder, fel koncernbolag eller tekniska mottagaradresser som inte speglar den verkliga köparen.
Samtidigt framgår att brister i många fall kan läkas, särskilt genom komplettering från säljaren, och att avdragsrätten inte automatiskt går förlorad vid formella fel om den materiella förvärvssituationen kan styrkas.
För företag innebär detta att fakturans utformning bör vara en del av den interna momskontrollen. Korrekt masterdata, tydlig bolagsstruktur och dokumenterade rutiner för rättelser minskar risken för avdragsdiskussioner i efterhand.
Kravet på namn och adress är därmed en central komponent i ett system som bygger på spårbarhet och säker identifiering.
