Ett utländskt företag som för över egna varor från ett annat EU-land till Sverige kan behöva momsregistrera sig och redovisa moms här även om någon försäljning inte sker i samband med transporten.
Det kan exempelvis vara fråga om ett företag som flyttar varor från sin verksamhet i Tyskland, Nederländerna eller Polen till ett eget lager eller en extern 3PL-partner i Sverige. Varorna förs då mellan företagets verksamheter utan att transporten sker som ett led i en försäljning till en extern köpare.
En sådan varuförflyttning behandlas normalt som en särskild momstransaktion. I Sverige likställs överföringen som huvudregel med ett unionsinternt förvärv och kan därför medföra krav på svensk momsregistrering redan när varorna förs hit. Företag som planerar att flytta egna varor till Sverige bör därför fastställa momshanteringen innan den första överföringen genomförs.
Vad innebär överföring av egna varor?
En överföring av egna varor innebär i detta sammanhang att en beskattningsbar person för varor från sin verksamhet i ett EU-land till ett annat EU-land utan att transporten sker som ett led i en försäljning till en extern köpare. Ett exempel är ett tyskt företag som har 1 000 produkter i sitt lager i Tyskland och beslutar att flytta 300 av dem till ett lager i Sverige för framtida försäljning.
Någon försäljning till en kund sker inte när transporten genomförs. Varorna ingår fortfarande i samma företags verksamhet efter att de har kommit till Sverige. Momssystemet behandlar trots detta normalt varuförflyttningen som en unionsintern transaktion. Detta innebär att samma företag kan behöva redovisa en unionsintern varuleverans i avgångslandet och ett motsvarande unionsinternt förvärv i Sverige.
Överföringen behandlas normalt som ett unionsinternt förvärv i Sverige
När ett företag för över egna varor från sin verksamhet i ett annat EU-land till Sverige likställs överföringen normalt med ett unionsinternt förvärv här. I avgångslandet behandlas överföringen normalt som en unionsintern varuleverans enligt reglerna i det landet. Företaget kan därmed få rapporteringsskyldigheter i två medlemsstater trots att ingen försäljning har skett mellan två olika företag.
För den svenska delen innebär huvudregeln att det unionsinterna förvärvet ska redovisas i Sverige. Om inget särskilt undantag eller någon förenklingsregel är tillämplig behöver ett utländskt företag därför normalt momsregistreras här för att kunna fullgöra den svenska momsredovisningen.
När krävs svensk momsregistrering?
Registreringsfrågan bör bedömas innan varorna börjar transporteras till Sverige. Om förutsättningarna för en överföring av egna varor är uppfyllda ska företaget normalt registreras för moms i Sverige för att kunna redovisa det unionsinterna förvärvet. Registreringsbehovet kan alltså uppkomma innan någon försäljning från det svenska lagret har skett.
Detta är särskilt relevant för utländska företag som:
- flyttar lager från ett annat EU-land till Sverige,
- etablerar ett nytt svenskt lager,
- börjar använda en svensk 3PL- eller fulfilmentpartner, eller
- använder Sverige som distributionspunkt för den svenska, nordiska eller europeiska marknaden.
Ett svenskt VAT-nummer kan därför behöva finnas på plats redan inför den första överföringen. Att företaget saknar svenskt dotterbolag, kontor eller personal innebär inte i sig att svensk momsregistrering kan undvikas.
Hur redovisas överföringen i den svenska momsdeklarationen?
När överföringen utgör ett unionsinternt förvärv ska den redovisas i företagets svenska momsdeklaration. Eftersom ingen faktisk försäljning sker finns normalt inget försäljningspris mellan två parter att använda som beskattningsunderlag. Beskattningsunderlaget utgörs i stället normalt av varornas eller liknande varors inköpspris eller, om ett sådant pris saknas, självkostnadspriset vid tidpunkten för överföringen.
Utgående moms beräknas därefter med den svenska momssats som gäller för varorna. Om varorna används i en verksamhet som medför full avdragsrätt kan företaget normalt samtidigt dra av motsvarande belopp som ingående moms. För ett företag med full avdragsrätt medför överföringen därför normalt ingen nettomomskostnad. Detta innebär dock inte att transaktionen kan lämnas utanför momsdeklarationen.
Själva rapporteringsskyldigheten kvarstår även om den utgående och ingående momsen tar ut varandra.
Är varje fysisk varuförflyttning till Sverige en överföring som ska förvärvsbeskattas här?
Nej. Alla transporter av ett företags egna varor från ett annat EU-land till Sverige behandlas inte automatiskt som överföringar som ger upphov till ett unionsinternt förvärv. Det finns särskilda undantag för vissa typer av varuförflyttningar.
Det kan under vissa förutsättningar exempelvis gälla varor som:
- används tillfälligt i Sverige i samband med företagets tillhandahållande av tjänster,
- förs till Sverige för värdering eller arbete på varorna och därefter skickas tillbaka, eller
- omfattas av särskilda regler för avropslager.
Undantagen innehåller särskilda villkor och måste bedömas utifrån det konkreta varuflödet. Vid bearbetning eller värdering i Sverige är det exempelvis inte tillräckligt att varorna senare lämnar Sverige. Det behöver även bedömas vart varorna skickas efter arbetet och till vem de återförs.
Det är därför inte tillräckligt att enbart fastställa att företaget äger varorna före och efter transporten. Syftet med transporten, användningen av varorna i Sverige och det efterföljande varuflödet måste analyseras.
Avropslager kan behandlas annorlunda
Särskilda förenklingsregler gäller för vissa avropslager, så kallade call-off stock-arrangemang. Om varor transporteras till Sverige för en i förväg identifierad kund och övriga villkor är uppfyllda kan reglerna innebära att den ursprungliga varuförflyttningen inte behandlas på samma sätt som en vanlig överföring av företagets egna varor.
Förenklingsreglerna innehåller bland annat krav på att den avsedda köparen är identifierad i förväg, att köparen är momsregistrerad i Sverige, att överföringen dokumenteras på föreskrivet sätt och att reglernas tidsgräns på 12 månader iakttas. Om villkoren upphör att vara uppfyllda kan momskonsekvenser och registreringsskyldighet uppkomma. Ett vanligt konsignationslager eller annat lagerupplägg omfattas därför inte automatiskt av reglerna om avropslager.
Vad händer när varorna senare säljs från Sverige?
Den ursprungliga överföringen till Sverige och den efterföljande försäljningen är två olika momshändelser. När varorna senare säljs behöver försäljningen bedömas utifrån bland annat vem kunden är och vart varorna transporteras. Det kan exempelvis röra sig om:
- försäljning till kunder i Sverige,
- unionsintern varuförsäljning från Sverige till företag i andra EU-länder,
- distansförsäljning till privatpersoner i andra EU-länder, eller
- export från Sverige till kunder utanför EU.
Ett företag som har flyttat egna varor till Sverige kan därför få återkommande skyldigheter att lämna svenska momsdeklarationer och annan rapportering även efter att den ursprungliga överföringen har redovisats.
För företag som använder Sverige som lager- eller distributionsland behöver därför både överföringen till Sverige och de efterföljande transaktionerna från lagret hanteras korrekt.
Vilken dokumentation bör finnas för överföringen?
För att varuöverföringen ska kunna redovisas korrekt behöver företagets lager-, transport- och bokföringsuppgifter kunna kopplas samman. Underlaget bör normalt göra det möjligt att fastställa bland annat:
- vilka varor som har förts till Sverige,
- antal och varuslag,
- när transporten påbörjades och när varorna anlände,
- från vilket EU-land varorna transporterades,
- vilka VAT-nummer som är relevanta för transaktionen,
- vilket värde som har använts som beskattningsunderlag, och
- att varorna faktiskt har transporterats till Sverige.
För företag med stora eller återkommande lageröverföringar är det särskilt viktigt att lagerdata kan stämmas av mot den svenska momsredovisningen. Bristande dokumentation kan annars leda till svårigheter både vid den löpande rapporteringen och vid en senare kontroll från Skatteverket.
Kan Intrastat bli aktuellt vid överföring av egna varor?
En överföring av företagets egna varor mellan EU-länder innebär även en fysisk varuförflyttning över en medlemsstatsgräns. Om företaget blir uppgiftsskyldigt för Intrastat kan sådana överföringar därför behöva tas med i Intrastatrapporteringen.
Intrastat och momsredovisning är separata rapporteringssystem. Att en överföring har redovisats i den svenska momsdeklarationen innebär därför inte att en eventuell Intrastatskyldighet samtidigt har fullgjorts. För företag med återkommande lageröverföringar behöver uppgifter från lager-, bokförings- och transportsystem därför kunna stämmas av mot både momsredovisningen och eventuell Intrastatrapportering.
Vad händer om varorna redan har flyttats till Sverige?
Det förekommer att utländska företag börjar använda ett svenskt lager utan att först analysera momskonsekvenserna av de tidigare varuöverföringarna. Om varor redan har förts till Sverige utan att företaget varit korrekt momsregistrerat behöver det fastställas:
- från vilken tidpunkt registreringsskyldigheten uppkom,
- vilka överföringar som har gjorts,
- vilka beskattningsunderlag som ska användas,
- vilka tidigare redovisningsperioder som berörs, och
- om momsdeklarationer behöver lämnas eller tidigare uppgifter rättas.
Även de efterföljande försäljningarna från det svenska lagret behöver då analyseras. Ju längre ett sådant upplägg har pågått, desto viktigare blir det att kunna återskapa historiska lager- och transportflöden.
Reglerna ändras från den 1 juli 2028
EU har beslutat om nya regler inom ramen för ViDA-reformen som ska förenkla momshanteringen vid vissa gränsöverskridande överföringar av egna varor. Från den 1 juli 2028 ska en ny särskild EU-ordning för överföringar av egna varor börja tillämpas.
Ordningen är frivillig och innebär att överföringar som omfattas av systemet kan rapporteras genom den särskilda ordningen i stället för att företaget enbart på grund av varuöverföringen behöver hantera ett beskattat unionsinternt förvärv genom en lokal momsregistrering i destinationslandet. Syftet är bland annat att minska behovet av momsregistreringar som i dagens system uppkommer enbart därför att ett företag flyttar eget lager mellan medlemsstater.
Den nya ordningen innebär däremot inte att behovet av lokal momsregistrering försvinner i alla situationer. Om företaget genomför andra transaktioner i Sverige som medför registreringsskyldighet måste dessa bedömas separat.
Fram till den 1 juli 2028 gäller dagens regler för överföring av egna varor till Sverige.
Vanliga misstag vid överföring av egna varor till Sverige
Ett återkommande problem är att företag behandlar en intern lagerflytt som en rent logistisk transaktion och därför inte analyserar momsen innan transporten genomförs. Det kan bland annat leda till att:
- varorna skickas till Sverige innan registreringsfrågan har hanterats,
- det unionsinterna förvärvet inte redovisas i Sverige,
- fel beskattningsunderlag används,
- avdragsrätten för förvärvsmomsen hanteras fel,
- ett undantag tillämpas trots att samtliga villkor inte är uppfyllda,
- Intrastatrapportering förbises, eller
- lager- och transportuppgifter inte kan stämmas av mot momsdeklarationerna.
Ett annat vanligt misstag är att företaget utgår från att någon svensk momsrapportering inte krävs eftersom ingen försäljning skedde när varorna transporterades till Sverige. Momsmässigt kan emellertid själva varuöverföringen vara den transaktion som utlöser registrerings- och redovisningsskyldigheten.
Hjälp med momsregistrering och momsredovisning vid överföring av egna varor till Sverige
MomsFokus hjälper utländska företag att bedöma de svenska momskonsekvenserna när egna varor flyttas från ett annat EU-land till Sverige.
Vi kan bedöma om överföringen medför krav på svensk momsregistrering, analysera varuflödet och hantera registreringsansökan inför den första överföringen till Sverige.
Vi kan även upprätta och lämna momsdeklarationer, rapportera Intrastat och hantera annan löpande svensk momsrapportering. Om företaget redan har fört varor till Sverige kan vi även utreda hur tidigare överföringar har hanterats och om tidigare redovisningsperioder behöver rättas.
Företag som planerar att etablera lager, använda en svensk 3PL-partner eller på annat sätt överföra egna varor till Sverige bör därför fastställa momshanteringen innan den första överföringen sker.
