Utländska företag och organisationer som arrangerar konferenser, kongresser, mässor eller andra evenemang i Sverige kan behöva momsregistrera sig här och redovisa svensk moms på vissa delar av sina intäkter. Frågan uppkommer framför allt när arrangören tar betalt för tillträde till ett evenemang där deltagarna närvarar på plats i Sverige. En svensk momsregistrering kan då krävas även om arrangören saknar svenskt dotterbolag, kontor och personal.
Samtidigt går det inte att behandla samtliga intäkter från ett internationellt evenemang på samma sätt. Deltagaravgifter, virtuellt deltagande, sponsring, annonsering, utställartjänster, symposier och andra tjänster kan omfattas av olika regler beroende på vad som faktiskt tillhandahålls, vem kunden är och vilken part som uppträder som leverantör. Ett företag som arrangerar en konferens i Sverige kan därför behöva debitera svensk moms på vissa intäkter, tillämpa huvudregeln för gränsöverskridande B2B-tjänster på andra och i vissa fall använda OSS för försäljning till privatpersoner.
För internationella arrangörer är det därför viktigt att analysera både avtalsstrukturen och de olika intäktsströmmarna innan försäljningen börjar. Detta är särskilt betydelsefullt vid större kongresser och mässor, där deltagaravgifter, sponsorpaket, utställarplatser, virtuella biljetter och andra kommersiella erbjudanden ofta säljs parallellt.
När behöver en utländsk arrangör momsregistrera sig i Sverige?
Ett utländskt företag kan behöva momsregistrera sig i Sverige även om det helt saknar egen etablering här. Det avgörande är i stället vilken typ av tjänster företaget säljer i samband med evenemanget. När företaget tar betalt för rätten att delta på plats i en konferens, kongress, mässa, utställning, ett seminarium eller ett liknande evenemang som äger rum i Sverige är utgångspunkten att tillträdet beskattas här.
Om deltagaravgiften ger rätt att närvara fysiskt vid evenemanget ska svensk moms normalt tas ut på tillträdet. Det gäller oavsett om kunden är ett företag eller en privatperson och oavsett om kunden är etablerad i Sverige, i ett annat EU-land eller utanför EU. Den vanliga huvudregeln för gränsöverskridande B2B-tjänster gäller alltså inte för själva tillträdet till ett fysiskt evenemang. En utländsk arrangör som säljer tillträde till företagskunder kan därför själv bli skyldig att redovisa svensk moms och momsregistrera sig i Sverige.
För skattepliktigt tillträde till vanliga vetenskapliga, pedagogiska och kommersiella konferenser och kongresser är den svenska momssatsen normalt 25 procent. Det innebär exempelvis att ett utländskt företag som arrangerar en internationell branschkonferens i Stockholm och tar ut deltagaravgifter normalt behöver hantera svensk moms på avgifterna även om samtliga deltagare och arrangören själv är etablerade utanför Sverige.
Vid försäljning till privatpersoner kan sättet att redovisa momsen däremot vara annorlunda. Ett företag som är etablerat i ett annat EU-land kan under vissa förutsättningar redovisa den svenska momsen genom unionsordningen OSS i stället för genom en separat svensk momsregistrering. Ett företag som inte är etablerat inom EU kan på motsvarande sätt använda tredjelandsordningen om villkoren för den ordningen är uppfyllda.
OSS kan däremot inte användas för försäljning till företagskunder. Om en arrangör säljer tillträde både till företag och privatpersoner måste det därför klarläggas om svensk momsregistrering krävs för B2B-försäljningen och om den svenska momsen på hela eller delar av B2C-försäljningen i stället kan redovisas genom OSS. Kundstrukturen får därmed direkt betydelse för hur den svenska momshanteringen bör organiseras.
Momshanteringen bör vara klar innan deltagarna kan börja anmäla sig. Om deltagaravgiften betalas i förskott kan skyldigheten att redovisa svensk moms uppkomma redan när betalningen tas emot, alltså långt innan själva konferensen eller mässan genomförs. Arrangören bör därför redan innan försäljningen börjar ha fastställt om svensk momsregistrering krävs, vilken moms som ska tas ut och hur faktureringen och redovisningen ska hanteras.
För företag som är etablerade utanför EU kan ytterligare krav tillkomma. När ett sådant företag självt är skyldigt att redovisa svensk moms kan det som huvudregel behöva utse ett av Skatteverket godkänt momsombud. Undantag kan gälla beroende på företagets etableringsland och på hur den svenska momsen redovisas, vilket innebär att ombudsfrågan bör bedömas tillsammans med registreringsfrågan.
Vad räknas som ett evenemang?
Konferenser, seminarier, mässor, utställningar och andra tidsbegränsade arrangemang kan omfattas av de särskilda momsreglerna för evenemang. Ett evenemang kännetecknas normalt av att det genomförs vid en bestämd tid och på en bestämd plats, har ett innehåll som i huvudsak är fastställt i förväg och pågår under en begränsad period.
Skatteverket anser att ett evenemang som regel varar några timmar eller några dagar och normalt inte mer än sju dagar i följd. Det innebär dock inte att varje arrangemang som pågår längre automatiskt faller utanför reglerna. Även ett längre arrangemang kan i vissa situationer betraktas som ett evenemang, och bedömningen måste göras utifrån arrangemangets faktiska karaktär.
På motsvarande sätt omfattas inte alla arrangemang som äger rum i Sverige automatiskt av de särskilda reglerna. Skatteverket anser bland annat att ett arrangemang som har utformats specifikt efter en enskild kunds önskemål kan behöva bedömas enligt de vanliga reglerna för tjänster i stället.
Det avgörande är alltså inte vilken benämning arrangören använder i marknadsföringen. Att en tjänst kallas konferens, seminarium, workshop eller event är inte tillräckligt. Bedömningen måste göras utifrån arrangemangets innehåll, varaktighet, upplägg och den tjänst som kunden faktiskt köper.
Virtuella och hybrida konferenser
Virtuellt deltagande följer andra regler än deltagande på plats. När ett företag betalar för att delta virtuellt i en konferens gäller normalt huvudregeln för B2B-tjänster, vilket innebär att beskattningen i regel sker där företagskunden är etablerad för den aktuella tjänsten.
Ett tyskt företag som deltar digitalt i en konferens som samtidigt genomförs fysiskt i Sverige ska därför normalt inte debiteras svensk moms enbart därför att konferensen äger rum här. Det virtuella deltagandet måste bedömas som en egen tjänst och ska inte automatiskt få samma momsbehandling som tillträdet för deltagare som närvarar på plats.
För privatpersoner gäller andra regler. Vid virtuellt deltagande bestäms beskattningslandet i stället utifrån var kunden är etablerad, bosatt eller stadigvarande vistas. En privatperson i exempelvis Frankrike som köper virtuellt deltagande till en konferens i Sverige kan därför omfattas av fransk moms i stället för svensk moms. Vid sådan gränsöverskridande B2C-försäljning kan OSS användas för redovisningen av momsen om villkoren är uppfyllda.
Hybridkonferenser kräver därför en mer genomtänkt momshantering än rena fysiska eller virtuella arrangemang. Om samma arrangör erbjuder både deltagande på plats och digitalt deltagande måste systemen för bokning, fakturering och momsredovisning kunna skilja mellan de olika alternativen. Arrangören behöver dessutom samla in tillräckliga uppgifter om kunden för att kunna avgöra var tjänsten ska beskattas och vilken moms som ska tas ut.
En och samma konferens kan således innebära svensk moms på deltagaravgifter för dem som närvarar i Sverige, samtidigt som virtuellt deltagande för utländska företagskunder beskattas enligt B2B-huvudregeln och virtuellt deltagande för privatpersoner kan beskattas i deras respektive hemländer.
Sponsring, utställartjänster och andra intäkter
En vanlig fallgrop vid internationella konferenser och mässor är att samtliga intäkter behandlas på samma sätt bara därför att de uppkommer inom ramen för samma evenemang. En konferens kan emellertid omfatta flera olika tjänster som var och en måste bedömas utifrån sitt faktiska innehåll.
Deltagaravgifter, sponsring, annonsering, utställartjänster, symposier och andra kommersiella erbjudanden behöver därför analyseras separat. Att en viss intäkt är knuten till ett evenemang i Sverige innebär inte i sig att svensk moms ska tas ut.
Sponsring och annonsering
Att en konferens eller kongress äger rum i Sverige innebär inte att sponsorintäkter automatiskt ska faktureras med svensk moms. Ett sponsringsavtal kan exempelvis ge sponsorn rätt till exponering av sin logotyp, annonsering, synlighet på konferensens webbplats eller i en app, skyltning på konferensområdet, marknadsföring i programmaterial, utskick till deltagare eller andra kommersiella förmåner.
När sådana tjänster säljs till ett företag omfattas de normalt av huvudregeln för B2B-tjänster. Beskattningen sker då i regel där företagskunden är etablerad för den aktuella tjänsten. Om sponsorn är ett företag etablerat utanför Sverige ska den utländska arrangören därför normalt inte ta ut svensk moms på en vanlig sponsrings- eller annonseringstjänst.
Om kunden i stället är ett svenskt företag redovisar kunden normalt den svenska momsen genom omvänd betalningsskyldighet, förutsatt att den utländska leverantören inte är etablerad i Sverige för den aktuella tjänsten. Det kan alltså förekomma att samma utländska arrangör tar ut svensk moms på deltagaravgifter men inte på sponsring eller annonsering.
Att arrangören är momsregistrerad i Sverige förändrar inte detta i sig. En svensk momsregistrering innebär inte automatiskt att företaget har ett fast etableringsställe här och innebär inte heller att alla tjänster som företaget säljer ska faktureras med svensk moms.
I praktiken är sponsorpaketen ofta mer komplexa. Ett och samma paket kan exempelvis innehålla annonsering, exponering på webbplats och skyltar, deltagarpass, middagsbiljetter, utställningsplats, rätt att hålla ett symposium och andra förmåner. I sådana situationer måste det bedömas vad kunden faktiskt betalar för och om paketet momsmässigt ska behandlas som ett enda sammansatt tillhandahållande eller som flera självständiga tjänster med olika momsbehandling.
Den kommersiella benämningen på paketet – exempelvis Gold Sponsor, Platinum Partner eller motsvarande – avgör alltså inte momsbehandlingen. Det är innehållet i de rättigheter och tjänster som sponsorn erhåller som måste analyseras.
Mässor och utställare
Vid mässor är det viktigt att skilja mellan den som besöker mässan och den som deltar som utställare. En biljett som ger en besökare rätt att komma in på mässan är normalt ett tillträde till evenemanget. Om mässan äger rum i Sverige beskattas sådant tillträde därför normalt här.
En utställare köper däremot normalt inte tillträde i egenskap av besökare. Utställaren betalar för möjligheten att delta i mässan och presentera sina varor eller tjänster för mässans besökare. En avgift för att delta som utställare omfattas därför normalt av huvudregeln för B2B-tjänster.
Samma mässa kan följaktligen ge upphov till helt olika momsbehandling beroende på vad kunden köper. Besökarbiljetter kan vara föremål för svensk moms som tillträde till ett evenemang, medan avgifter från utländska utställare kan omfattas av B2B-huvudregeln och därför normalt faktureras utan svensk moms.
Utställarpaket är dessutom sällan begränsade till enbart en fysisk yta. De kan innehålla monterplats, monterutrustning, el, tekniska tjänster, marknadsföring, exponering i katalog eller på webbplats, utställarpass och deltagarbiljetter. När monterplatsen ingår i ett bredare tjänstepaket som gör det möjligt för utställaren att presentera sina varor eller tjänster behandlas paketet inte automatiskt som en tjänst med anknytning till svensk fastighet.
En separat upplåtelse som endast avser rätten att använda en bestämd fysisk yta på mässområdet kan däremot behöva bedömas enligt reglerna för fastighetsanknutna tjänster. Även här är det därför det faktiska avtalsinnehållet som är avgörande. Hur parterna har benämnt tjänsten på fakturan eller i prislistan är inte tillräckligt för att bestämma momsbehandlingen.
Industrisymposier och sponsrade sessioner
Vid större medicinska, vetenskapliga och internationella branschkonferenser erbjuds företag ofta möjlighet att arrangera egna symposier, satellitsymposier eller sponsrade sessioner inom ramen för konferensen. Ett sådant paket kan exempelvis innehålla tillgång till ett konferensrum under en bestämd tid, audiovisuell utrustning, teknisk support, personal, publicering i konferensprogrammet och marknadsföring av symposiet till konferensens deltagare.
Företaget som köper ett sådant paket köper normalt inte tillträde till konferensen på samma sätt som en vanlig deltagare. Det köper i stället en tjänst som gör det möjligt att arrangera och marknadsföra ett eget symposium inom ramen för konferensen. När tjänsten säljs till ett företag kan huvudregeln för B2B-tjänster därför bli tillämplig även om symposiet genomförs fysiskt i Sverige.
Om paketet samtidigt innehåller deltagarpass för talare, gäster eller andra personer måste dessa delar bedömas särskilt. Om ett sådant pass ger rätt att närvara vid själva konferensen kan den delen fortfarande utgöra tillträde till ett evenemang och beskattas i Sverige.
Det är därför inte tillräckligt att hela ersättningen betecknas som en symposium fee eller sponsorship fee. De olika rättigheter och tjänster som kunden erhåller måste identifieras och bedömas utifrån sitt faktiska innehåll.
Vem är leverantör och vem ska momsregistreras – arrangören, organisationen eller PCO?
Internationella konferenser organiseras ofta genom en struktur där en förening, branschorganisation eller annan huvudman står bakom konferensen medan en professionell kongressarrangör, Professional Congress Organiser (PCO), ansvarar för delar av genomförandet. PCO kan exempelvis hantera anmälningar, betalningar, sponsorförsäljning, utställare, fakturering och den praktiska organisationen av evenemanget.
I dessa upplägg måste det fastställas vilken juridisk person som faktiskt tillhandahåller de olika tjänsterna i momshänseende. Vem som utför administrationen eller vem som slutligen får det ekonomiska resultatet av konferensen är inte ensamt avgörande. Avtalen, fakturorna, betalningsflödena och hur parterna uppträder gentemot deltagare, sponsorer och utställare måste bedömas tillsammans.
Om PCO agerar i organisationens namn och för dess räkning är det normalt organisationen som uppträder som säljare gentemot kunderna. Det kan då vara organisationen som behöver momsregistreras i Sverige och redovisa svensk moms på exempelvis deltagaravgifter.
Om PCO däremot agerar i eget namn men för organisationens räkning kan PCO i momshänseende anses ha förvärvat tjänsten och därefter själv tillhandahållit den vidare. Att konferensintäkterna ekonomiskt tillfaller organisationen innebär inte i sig att organisationen är den enda leverantören för momsändamål.
Tillträdet kan dessutom säljas vidare i flera led. Om organisationen tillhandahåller tillträde till en PCO eller annan aktör som därefter säljer det vidare i eget namn kan båda leden, beroende på hur upplägget är utformat, behöva behandlas som tillträde till evenemanget.
PCO kan samtidigt ta ut ett separat arvode av organisationen för planering, administration, samordning, projektledning eller andra organisatoriska tjänster. Ett sådant arvode måste bedömas separat från deltagaravgifterna och kan omfattas av huvudregeln för B2B-tjänster även om konferensen genomförs i Sverige.
Det innebär att ett och samma konferensupplägg kan innehålla flera momsrelationer mellan organisationen, PCO, deltagarna, sponsorerna och utställarna. I vissa strukturer kan mer än en juridisk person därför få svenska moms- eller registreringsskyldigheter. Strukturen bör av den anledningen analyseras innan försäljningen börjar och innan fakturor börjar ställas ut.
Hotell, resor och andra tilläggstjänster
Hotell, transporter och andra resetjänster får inte automatiskt samma momsbehandling som konferensavgiften. Den avgörande frågan är bland annat vilken roll arrangören har i förhållande till den underliggande resetjänsten.
Om arrangören endast hjälper deltagaren att boka hotell och hotellet i praktiken säljer logitjänsten direkt till deltagaren kan arrangören tillhandahålla en separat förmedlingstjänst. Om arrangören däremot köper hotellrum, transport eller andra resetjänster från tredje part och sedan säljer dem vidare i eget namn kan särskilda momsregler för resetjänster bli aktuella.
Skillnaden får betydelse både för hur arrangören ska fakturera kunden och för hur den ingående momsen på de inköpta tjänsterna får hanteras. Upplägg där boende, transporter eller andra resetjänster erbjuds tillsammans med konferensavgiften bör därför granskas särskilt och inte automatiskt behandlas som en del av själva tillträdet till konferensen.
Även här är det den faktiska avtalsrelationen som är avgörande. Det spelar mindre roll om hotellbokningen presenteras som ett tillval på konferensens webbplats eller ingår i ett större konferenspaket om den ekonomiska och avtalsmässiga strukturen visar att det rör sig om en separat tjänst.
Avdrag för svensk moms på kostnader för evenemanget
En utländsk arrangör kan betala betydande belopp i svensk moms på kostnader för exempelvis hyra av konferenslokal, teknisk utrustning, audiovisuella tjänster, catering, montertjänster och andra varor och tjänster som köps från svenska leverantörer. Hur denna moms kan återvinnas beror bland annat på vilken juridisk person som faktiskt har gjort inköpet, om den personen är momsregistrerad i Sverige och vilken verksamhet inköpet används i.
Om arrangören är momsregistrerad i Sverige och kostnaderna används i verksamhet som medför avdragsrätt kan den avdragsgilla svenska momsen normalt dras av i de svenska momsdeklarationerna. Det är dock viktigt att rätt juridisk person faktiskt är köpare av varan eller tjänsten och att fakturan är korrekt utställd till denna person.
Det förhållandet att en PCO administrerar eller betalar en faktura innebär exempelvis inte i sig att PCO har rätt att dra av momsen. Om organisationen är den egentliga köparen men fakturan har ställts till PCO, eller om kostnader och intäkter har placerats hos olika juridiska personer utan att avtalen stödjer upplägget, kan avdragsrätten behöva analyseras närmare.
Den frågan blir särskilt viktig vid internationella konferenser där en organisation äger evenemanget, en PCO hanterar betalningar och lokala svenska leverantörer fakturerar olika delar av arrangemanget. Avtalen och faktureringen bör därför vara konsekventa med den juridiska struktur som faktiskt används.
Om ett utländskt företag inte är momsregistrerat i Sverige utan exempelvis endast använder OSS för sin B2C-försäljning kan svensk ingående moms inte dras av i OSS-deklarationen. Om förutsättningarna är uppfyllda kan företaget i stället behöva ansöka om återbetalning av den svenska momsen genom det återbetalningsförfarande som gäller för utländska företag.
För internationella konferenser och mässor bör därför både intäktssidan och kostnadssidan analyseras tillsammans. En korrekt struktur handlar inte bara om att ta ut rätt moms från deltagare, sponsorer och utställare utan också om att säkerställa att avdragsgill svensk ingående moms kan återvinnas av rätt juridisk person.
Exempel på momsbehandling vid konferenser och mässor i Sverige
Situation | Typisk momsbehandling |
Avgift som ger rätt att delta på plats i en konferens i Sverige | Svensk moms; svensk momsregistrering kan krävas |
Tillträde till konferens eller annat evenemang som säljs till privatperson | Svensk moms; OSS kan i vissa fall användas av en utländsk arrangör |
Virtuellt deltagande som säljs till en utländsk företagskund | Normalt huvudregeln för B2B-tjänster |
Virtuellt deltagande som säljs till en privatperson i ett annat EU-land | Beskattning där kunden är etablerad, bosatt eller stadigvarande vistas; OSS kan bli relevant |
Sponsring eller annonsering som säljs till ett utländskt företag | Normalt huvudregeln för B2B-tjänster |
Sponsring eller annonsering som säljs av en utländsk arrangör till ett svenskt företag | Normalt omvänd betalningsskyldighet |
Avgift för att delta som utställare vid en mässa i Sverige | Normalt huvudregeln för B2B-tjänster |
Besökarbiljett till en mässa i Sverige | Normalt tillträde till ett evenemang i Sverige |
Sponsrat symposium som säljs till en utländsk företagskund | Normalt huvudregeln för B2B-tjänster, beroende på tjänstens faktiska innehåll |
Separat upplåtelse av endast en bestämd utställningsyta | Kan behöva bedömas enligt reglerna för fastighetsanknutna tjänster |
PCO agerar i eget namn men för organisationens räkning | Tillhandahållandena i de olika leden kan behöva bedömas separat |
Separat arvode till PCO för planering, administration, samordning eller projektledning | Bedöms normalt separat enligt reglerna för B2B-tjänster |
Hotell eller andra resetjänster köps in och säljs vidare i arrangörens eget namn | Särskilda momsregler för resetjänster kan bli aktuella |
Tabellen ger endast en översikt. Den faktiska momsbehandlingen beror bland annat på avtalen, vilken tjänst kunden köper, om kunden är ett företag eller en privatperson, vilken part som uppträder som leverantör och hur de olika delarna av evenemanget har organiserats.
Klargör momshanteringen innan försäljningen börjar
Ett utländskt företag eller en organisation som planerar en konferens, kongress, mässa eller ett annat evenemang i Sverige bör klarlägga momshanteringen innan deltagarna kan börja anmäla sig, sponsoravtal ingås och utställarplatser börjar säljas. Det är betydligt enklare att bygga rätt momsbehandling från början än att i efterhand korrigera fakturor, deltagaravgifter och redovisning.
Det behöver bland annat fastställas vilken juridisk person som är leverantör, vilka olika intäkter som kommer att uppstå, vilka kunder som är företag respektive privatpersoner, vilka avgifter som avser tillträde till det fysiska evenemanget och hur virtuellt deltagande ska beskattas. Sponsor- och utställarpaket, eventuella symposiumtjänster, avtalet med en PCO samt försäljning av hotell och resetjänster kan samtidigt behöva analyseras separat.
Även möjligheten att använda OSS och rätten till avdrag eller återbetalning av svensk ingående moms bör beaktas redan när strukturen för evenemanget planeras. För företag utanför EU kan dessutom frågan om momsombud behöva lösas innan den svenska momsregistreringen kan hanteras.
En genomarbetad analys i förväg gör det möjligt att momsregistrera rätt juridisk person när registrering krävs, använda OSS när det är möjligt, ställa ut fakturor med korrekt momsbehandling och säkerställa att olika intäkter inte behandlas på samma sätt när de i själva verket omfattas av olika momsregler. Samtidigt förbättras förutsättningarna för att svensk ingående moms på konferensens kostnader ska kunna återvinnas på rätt sätt.
Momsregistrering och momsrådgivning för utländska arrangörer
MomsFokus hjälper utländska arrangörer, PCO-företag och internationella organisationer med hantering av svenska momsfrågor i samband med konferenser, kongresser, mässor och andra evenemang i Sverige. Vi bedömer hur deltagaravgifter, sponsring, utställartjänster, virtuellt deltagande och symposier ska behandlas momsmässigt, om arrangören behöver momsregistrera sig i Sverige och om OSS kan användas för delar av försäljningen.
Vi kan även registrera företaget för moms i Sverige, upprätta och lämna momsdeklarationer, bedöma rätten till avdrag för svensk ingående moms och hantera kontakten med Skatteverket. För företag utanför EU kan vi dessutom bedöma om det finns krav på momsombud och bistå med den löpande momsredovisningen i Sverige.
MomsFokus
