1. När får företaget dra av ingående moms?
Ett företag som köper varor eller tjänster i sin verksamhet får normalt dra av den ingående momsen om inköpet används för transaktioner som medför rätt till avdrag. Avdragsrätten innebär att momsen i sådana fall normalt inte blir en kostnad för företaget, utan dras av i momsredovisningen.
Att en leverantör har debiterat moms på en faktura innebär däremot inte automatiskt att köparen får dra av beloppet. Det avgörande är bland annat vad företaget har köpt, hur inköpet används och vilken del av verksamheten det hänför sig till. För vissa kostnader, exempelvis personbilar och representation, gäller dessutom särskilda begränsningar av avdragsrätten.
Bedömningen blir mer komplicerad när inköpet används i flera delar av verksamheten, när företaget genomför både transaktioner som medför avdragsrätt och transaktioner som inte gör det eller när kostnader uppkommer i holding- och koncernstrukturer. Särskilda frågor kan också uppstå när svensk moms har debiterats felaktigt, när varor importeras till Sverige eller när inköp görs inom ramen för andra internationella transaktioner.
För vissa större investeringar är avdraget inte heller definitivt vid inköpstillfället. Om användningen senare förändras kan ett tidigare momsavdrag under vissa förutsättningar behöva justeras.
Bedömningen av avdragsrätten utgår därför från vad företaget har köpt, hur inköpet används och om företaget kan styrka sin rätt till avdrag.
2. Vad är ingående moms?
2.1 Ingående och utgående moms
Ingående moms är den moms som belastar företagets inköp och vissa andra förvärv i verksamheten. Det kan vara moms som en leverantör debiterar på en faktura, men också moms som företaget självt ska beräkna och redovisa, exempelvis vid unionsinterna förvärv, import eller omvänd betalningsskyldighet.
Utgående moms är den moms som företaget redovisar på sin egen beskattade försäljning. Företaget kan även behöva redovisa utgående moms på vissa inköp, exempelvis när reglerna om omvänd betalningsskyldighet eller unionsinterna förvärv är tillämpliga.
I momsdeklarationen dras den avdragsgilla ingående momsen av från den utgående momsen. Om ett företag exempelvis redovisar 40 000 kronor i utgående moms och har 25 000 kronor i avdragsgill ingående moms blir nettobeloppet att betala 15 000 kronor.
För ett företag med full avdragsrätt blir momsen därför normalt inte en slutlig kostnad. Företaget redovisar moms på sin försäljning och får samtidigt dra av den moms som belastar inköp som används för transaktioner som medför avdragsrätt.
2.2 All ingående moms är inte avdragsgill
Det är viktigt att skilja mellan ingående moms och avdragsgill ingående moms. Att ett företag har betalat eller redovisat ingående moms innebär inte automatiskt att hela beloppet får dras av.
Avdragsrätten kan vara begränsad om inköpet används för transaktioner som inte medför rätt till avdrag eller om det helt eller delvis används utanför företagets ekonomiska verksamhet. För vissa typer av inköp gäller dessutom särskilda avdragsbegränsningar, exempelvis för personbilar och representation.
Ett annat fall är när leverantören har debiterat svensk moms trots att moms inte skulle ha tagits ut. Ett sådant belopp är normalt inte avdragsgillt enbart därför att det har angetts som moms på fakturan.
Det är därför inte fakturan i sig som avgör om ett momsbelopp får dras av. Bedömningen beror framför allt på vem som har gjort inköpet, hur det används och om det avser transaktioner som medför rätt till avdrag.
3. När finns rätt till avdrag för ingående moms?
3.1 Inköpet måste höra till den ekonomiska verksamheten
En grundläggande förutsättning för avdragsrätt är att inköpet görs inom ramen för företagets ekonomiska verksamhet. Ett inköp som i realiteten avser privata behov eller ligger utanför verksamheten ger normalt inte rätt till avdrag, även om fakturan har ställts till företaget och kostnaden har bokförts där.
Bedömningen utgår från hur inköpet faktiskt ska användas och vilket objektivt samband det har med verksamheten. Det räcker därför inte att en kostnad allmänt kan beskrivas som företagsrelaterad eller affärsmässigt motiverad. Inköpet måste kunna hänföras till den verksamhet som företaget bedriver eller konkret avser att bedriva.
Frågan blir särskilt viktig när en kostnad både kan hänföras till företagets verksamhet och till ägarrollen eller privata intressen. Sådana gränsdragningar kan exempelvis uppkomma i holdingbolag, vid företagsförvärv eller när företagets tillgångar också används privat.
3.2 Inköpet måste användas för transaktioner som medför avdragsrätt
Huvudregeln i 13 kap. 6 § ML är att en beskattningsbar person får dra av ingående moms i den utsträckning inköpet används för beskattade transaktioner i Sverige. Avdragsrätten är dock inte begränsad till inköp som används för beskattad försäljning här.
Även vissa transaktioner utanför Sverige och vissa transaktioner som är undantagna från skatteplikt kan medföra rätt till avdrag. Export och unionsintern försäljning av varor är exempel på försäljningar som kan vara undantagna från skatteplikt men där företaget ändå har avdragsrätt för de inköp som hör till försäljningen. Avdragsrätt kan också finnas för vissa transaktioner som genomförs utanför Sverige, om förutsättningarna i mervärdesskattelagen är uppfyllda.
Den centrala frågan är därför inte enbart om företaget bedriver momspliktig verksamhet, utan om det aktuella inköpet används för transaktioner som medför rätt till avdrag.
3.3 Sambandet mellan inköpet och verksamheten
För att ingående moms ska få dras av krävs som utgångspunkt ett direkt och omedelbart samband mellan inköpet och en eller flera transaktioner som medför avdragsrätt. Ett tydligt exempel är varor som köps in för vidareförsäljning eller material som används i ett bestämt kunduppdrag. När inköpet direkt kan hänföras till en sådan transaktion är avdragsrätten normalt relativt enkel att bedöma.
Alla kostnader kan däremot inte kopplas till en bestämd försäljning. Företag har även allmänna omkostnader för exempelvis redovisning, IT-system, lokaler, marknadsföring och juridisk rådgivning. Sådana kostnader kan ge rätt till avdrag även om de inte kan hänföras till en enskild försäljning, eftersom de används i verksamheten som helhet.
Avdragsrätten för allmänna omkostnader beror då på vilken verksamhet kostnaderna hänför sig till och i vilken omfattning denna verksamhet medför rätt till avdrag. Om företaget endast bedriver verksamhet som medför full avdragsrätt är bedömningen normalt enkel. Om företaget däremot har flera verksamhetsdelar behöver kostnaderna först hänföras direkt där det är möjligt.
När en kostnad används gemensamt för verksamhetsdelar som behandlas olika i momshänseende uppkommer i stället frågan om hur den ingående momsen ska fördelas.
4. Det räcker inte att det står moms på fakturan
4.1 Felaktigt debiterad moms
Ett vanligt missförstånd är att ett företag får dra av moms bara för att leverantören har angett ett momsbelopp på fakturan. Så fungerar inte avdragsrätten. Moms som har debiterats trots att den inte skulle ha tagits ut är normalt inte avdragsgill för köparen.
Anta att en leverantör fakturerar en tjänst för 100 000 kronor och lägger på 25 000 kronor i svensk moms, trots att svensk moms inte skulle ha debiterats. De 25 000 kronorna blir då inte avdragsgilla enbart därför att leverantören har betecknat beloppet som moms.
Felaktig svensk moms kan exempelvis debiteras när köparen i stället är betalningsskyldig för momsen, när en tjänst ska beskattas i ett annat land eller när transaktionen är undantagen från skatteplikt. I sådana situationer behöver fakturan normalt rättas av leverantören.
För företag med stora inköp eller omfattande internationell handel är det därför viktigt att kontrollera inte bara vilket momsbelopp som anges på fakturan, utan om svensk moms faktiskt skulle ha debiterats på transaktionen.
4.2 Fakturan och de materiella villkoren
Det är samtidigt viktigt att skilja mellan rätten till avdrag och hur företaget ska styrka denna rätt. De materiella villkoren avgör om avdragsrätt finns i sak. Bedömningen omfattar bland annat vem som har gjort inköpet, vad inköpet avser och hur det används i verksamheten.
Fakturan är normalt ett centralt underlag för att styrka avdragsrätten, men den visar inte i sig att alla materiella villkor är uppfyllda. En formellt korrekt faktura skapar därför inte avdragsrätt om inköpet exempelvis används för transaktioner som inte medför rätt till avdrag.
På motsvarande sätt innebär en formell brist i fakturan inte automatiskt att avdrag ska vägras om de materiella förutsättningarna är uppfyllda. Vissa brister kan rättas eller kompletteras, och i vissa situationer kan avdragsrätten även styrkas med annan dokumentation.
Företaget måste därför kunna visa både att inköpet uppfyller de materiella förutsättningarna för avdrag och att det finns tillräckligt underlag för att styrka den avdragsrätt som görs gällande.
5. Blandad verksamhet – när bara en del av momsen får dras av
5.1 Vad är blandad verksamhet?
Blandad verksamhet innebär att ett företag genomför både transaktioner som medför rätt till avdrag och transaktioner som inte gör det. Ett vanligt exempel är ett företag som både har momspliktig försäljning och momsfri försäljning som inte ger rätt till avdrag.
Att ett företag bedriver blandad verksamhet innebär inte att all ingående moms ska fördelas. Först måste företaget bedöma om ett inköp kan hänföras direkt till den ena eller den andra delen av verksamheten.
5.2 Kostnader som endast hör till en del av verksamheten
Om ett inköp endast används för transaktioner som medför avdragsrätt får den ingående momsen normalt dras av fullt ut. Om inköpet däremot endast används i den del av verksamheten som inte medför avdragsrätt får någon ingående moms normalt inte dras av.
Det första steget är därför att så långt som möjligt hänföra kostnaderna direkt till rätt verksamhetsdel. Först när ett inköp faktiskt används gemensamt uppkommer frågan om hur den ingående momsen ska fördelas.
5.3 Gemensamma kostnader
Gemensamma kostnader kan exempelvis avse lokaler, ledning, redovisning, IT, administration eller rådgivning som används i flera delar av verksamheten. När ett sådant inköp används både i den avdragsgilla delen av verksamheten och i den del som inte medför avdragsrätt måste företaget som huvudregel avgöra hur stor del av den ingående momsen som får dras av.
För företag med stora gemensamma kostnader eller större investeringar kan valet av fördelningsmetod få betydande ekonomiska konsekvenser. Det är därför viktigt både hur den avdragsgilla andelen beräknas och vilket underlag beräkningen bygger på.
I vissa situationer behöver någon proportionering dock inte göras. Enligt 13 kap. 30 § ML får hela den ingående momsen för ett visst inköp eller en viss import dras av om inköpet eller importen till mer än 95 procent används för transaktioner som medför avdragsrätt.
Fullt avdrag får också göras om den ingående momsen på det aktuella inköpet eller importen inte överstiger 1 000 kronor och mer än 95 procent av ersättningen i verksamheten avser transaktioner som medför avdragsrätt. Dessa bestämmelser brukar beskrivas som 95-procentsreglerna.
5.4 Hur ska ingående moms fördelas?
Reglerna om uppdelning av ingående moms finns i 13 kap. 29 § ML. Om det går att fastställa hur stor del av ett gemensamt inköp som används i den verksamhet som medför avdragsrätt ska fördelningen göras utifrån detta. Om den avdragsgilla delen inte kan bestämmas direkt ska avdraget i stället bestämmas efter skälig grund.
Vid tillämpning av mervärdesskattelagen är utgångspunkten att fördelningen så långt som möjligt ska spegla hur de gemensamma resurserna faktiskt används i de olika delarna av verksamheten. Vilken fördelningsgrund som är lämplig beror därför på verksamhetens utformning och vilken typ av kostnad det är fråga om.
Företag med blandad verksamhet kan emellertid i vissa fall välja att använda en annan metod. Högsta förvaltningsdomstolen slog i HFD 2023 ref. 45 fast att en beskattningsbar person inte kan vägras att använda den omsättningsbaserade metod som följer av artiklarna 173.1 och 174 i mervärdesskattedirektivet för gemensamma kostnader i blandad verksamhet. Domstolen konstaterade att dessa bestämmelser kan åberopas med direkt effekt. Principen har därefter bekräftats i HFD 2025 not. 29.
För gemensamma kostnader i blandad ekonomisk verksamhet kan företaget därför, när förutsättningarna är uppfyllda, använda direktivets omsättningsbaserade metod i stället för uppdelningen enligt mervärdesskattelagen. Vid direktivets metod bestäms den avdragsgilla andelen utifrån förhållandet mellan relevant omsättning som medför avdragsrätt och den omsättning som ska ingå i den totala beräkningen.
Företaget behöver alltså först avgöra vilken fördelningsregel som är tillämplig och därefter beräkna den avdragsgilla andelen enligt den metoden.
5.5 Ekonomisk och icke-ekonomisk verksamhet
Det är viktigt att skilja blandad verksamhet från en annan situation: att ett företag både bedriver ekonomisk verksamhet och verksamhet som ligger utanför momssystemet. Den senare delen brukar i detta sammanhang beskrivas som icke-ekonomisk verksamhet.
Ett holdingbolag kan exempelvis tillhandahålla tjänster mot ersättning till vissa dotterbolag och därmed bedriva ekonomisk verksamhet i förhållande till dessa, samtidigt som bolaget endast innehar aktier i andra dotterbolag utan att tillhandahålla några tjänster till dem. Det rena aktieinnehavet kan då ligga utanför den ekonomiska verksamheten.
Den omsättningsbaserade metod som följer av mervärdesskattedirektivet kan inte åberopas med direkt effekt för fördelningen mellan ekonomisk och icke-ekonomisk verksamhet. Om ett gemensamt inköp används i båda delarna måste företaget därför först avgöra hur stor del av kostnaden som hör till den ekonomiska verksamheten.
Om den ekonomiska verksamheten därefter i sig är blandad kan ytterligare en fördelning behöva göras. Bedömningen sker då i två steg:
Steg 1: Den del av kostnaden som hör till den ekonomiska verksamheten skiljs från den del som hör till den icke-ekonomiska verksamheten.
Steg 2: Den del som hör till den ekonomiska verksamheten fördelas därefter mellan transaktioner som medför avdragsrätt och transaktioner som inte gör det.
Det är vid det andra steget som direktivets omsättningsbaserade metod kan användas med direkt effekt, om förutsättningarna för det är uppfyllda.
5.6 Exempel på fördelning
Anta att ett företag, efter att kostnader som direkt kan hänföras till respektive verksamhetsdel har sorterats bort, har gemensamma kostnader på 100 000 kronor plus 25 000 kronor i moms. Kostnaderna används både i verksamhet som medför avdragsrätt och i verksamhet som inte gör det.
Om företaget i det aktuella fallet väljer att använda direktivets omsättningsbaserade metod och den avdragsgilla andelen enligt den beräkningen uppgår till 70 procent får företaget dra av 17 500 kronor av den ingående momsen. Resterande 7 500 kronor är inte avdragsgilla.
Själva beräkningen är enkel. Den mer kvalificerade frågan är ofta vilka kostnader som verkligen är gemensamma, vilken fördelningsregel som får användas och vilket underlag som ska ingå i beräkningen.
6. Särskilda begränsningar av avdragsrätten
Även när ett inköp har ett tydligt samband med företagets verksamhet kan särskilda regler innebära att hela den ingående momsen ändå inte får dras av. Två vanliga områden där sådana regler gäller är representation och personbilar.
6.1 Representation
För att ingående moms på representation ska få dras av måste representationen ha ett omedelbart samband med verksamheten. Det kan exempelvis handla om representation i samband med affärsförhandlingar eller andra åtgärder för att inleda eller upprätthålla affärsförbindelser. Utgiften måste också vara skälig.
Vid måltider och liknande förtäring får momsavdraget enligt 13 kap. 25 § ML beräknas på ett underlag om högst 300 kronor exklusive moms per person och tillfälle. Hur stort momsbelopp som faktiskt får dras av beror bland annat på vad måltiden består av och vilka momssatser som gäller.
Beloppsgränsen på 300 kronor gäller inte på samma sätt för alla former av representation. För vissa andra representationsutgifter, exempelvis teaterbesök, greenfee och andra kringkostnader, gäller andra avdragsramar. Särskilda regler gäller också för representationsgåvor.
Momsreglerna ska dessutom skiljas från reglerna om representation vid inkomstbeskattningen. En representationskostnad kan därför behandlas på ett sätt vid inkomstbeskattningen och på ett annat sätt när rätten till momsavdrag beräknas.
6.2 Personbilar
Vid köp, unionsinternt förvärv eller import av en personbil gäller som huvudregel avdragsförbud för den ingående momsen. Undantag gäller när bilen förvärvas för vissa särskilda verksamheter, bland annat återförsäljning, uthyrning, taxitrafik, transport av avlidna och körkortsutbildning som omfattas av skatteplikt.
Vid hyra av personbil gäller andra regler. Hit hör även leasingavtal som i momshänseende behandlas som uthyrning. Om bilen används i mer än ringa omfattning för transaktioner som medför avdragsrätt får företaget enligt huvudregeln dra av 50 procent av den ingående momsen på hyran. Skatteverket anser att kravet på mer än ringa omfattning normalt är uppfyllt om bilen körs mer än 100 mil per år i sådan verksamhet.
Avdraget på 50 procent är en schablon. När förutsättningarna för schablonen är uppfyllda får företaget normalt dra av hälften av momsen på hyran även om bilen används mer än till hälften i verksamheten. Avdraget begränsas inte heller ytterligare enbart därför att bilen delvis används privat eller i en annan del av verksamheten.
Om ett leasingavtal i momshänseende i stället ska behandlas som ett köp gäller inte 50-procentsschablonen. Bedömningen beror därför inte enbart på vad avtalet kallas utan på hur leasingupplägget ska klassificeras enligt momsreglerna.
För driftskostnader gäller ytterligare en särskild regel. Med driftskostnader avses exempelvis bränsle, service, reparationer och underhåll. Om bilen tillhör inventarierna i verksamheten eller har hyrts för användning där får företaget dra av ingående moms på driftskostnader när bilen används i verksamhet där transaktionerna medför avdragsrätt.
Avdraget för driftskostnader begränsas inte enbart därför att bilen bara delvis används i sådan verksamhet. Det innebär att reglerna för driftskostnader skiljer sig både från avdragsförbudet vid köp och från 50-procentsschablonen vid hyra.
Det är därför viktigt att skilja mellan momsen på själva anskaffningen av bilen, momsen på hyra eller leasing och momsen på bilens löpande driftskostnader.
6.3 Privat eller delvis privat användning
Att en faktura är ställd till ett aktiebolag innebär inte att inköpet automatiskt hör till bolagets ekonomiska verksamhet. Om en vara eller tjänst helt eller delvis används privat måste den privata användningen därför beaktas vid momsbedömningen.
Vilken konsekvens den privata användningen får beror på vilken typ av inköp eller tillgång det är fråga om. I vissa situationer begränsas avdragsrätten redan vid inköpet. I andra fall kan företaget ha rätt till avdrag men den privata användningen i stället medföra att regler om uttagsbeskattning eller andra särskilda momsregler blir tillämpliga.
Bedömningen måste därför göras utifrån både den faktiska användningen och de särskilda regler som gäller för den aktuella tillgången. Frågan är särskilt viktig när ägare eller företagsledare kan använda företagets tillgångar både i verksamheten och privat.
7. Holdingbolag, koncernkostnader och kostnader vid företagsförvärv
7.1 Holdingbolag
Ett rent förvärv och innehav av aktier utgör normalt inte i sig ekonomisk verksamhet i momshänseende. Ett holdingbolag som endast äger sina dotterbolag utan att tillhandahålla tjänster till dem har därför normalt inte avdragsrätt för kostnader som hör till det passiva aktieinnehavet.
Bedömningen blir en annan om holdingbolaget tillhandahåller tjänster mot ersättning till sina dotterbolag och därigenom bedriver ekonomisk verksamhet. Det kan exempelvis vara administrativa, tekniska, ekonomiska eller kommersiella tjänster. Ett sådant deltagande i dotterbolagens förvaltning kan innebära att holdingbolaget bedriver ekonomisk verksamhet i momshänseende.
Holdingbolaget kan då ha rätt till avdrag för kostnader som har ett direkt och omedelbart samband med de tjänster som bolaget tillhandahåller. Avdragsrätt kan också finnas för allmänna omkostnader som hör till den ekonomiska verksamheten som helhet.
Det avgörande är därför inte att bolaget formellt är ett holdingbolag eller moderbolag, utan vilken verksamhet det faktiskt bedriver och vilket samband de aktuella kostnaderna har med den verksamheten.
7.2 Gemensamma koncernkostnader
I en koncern uppkommer ofta kostnader för exempelvis ledning, IT, juridisk rådgivning, finansiering och central administration. Att en kostnad är till nytta för koncernen som helhet innebär inte att vilket koncernbolag som helst har rätt att dra av momsen.
Det måste först avgöras vilket bolag som har förvärvat varan eller tjänsten och vilket bolags verksamhet kostnaden hänför sig till. Avtal, fakturering och den tjänst som faktiskt har tillhandahållits behöver därför stämma överens.
Ett moderbolag kan exempelvis få en faktura för juridisk rådgivning som i realiteten uteslutande avser ett dotterbolags verksamhet. I en sådan situation räcker det inte att fakturan är ställd till moderbolaget för att avgöra vem som har rätt till momsavdrag. Det behöver bedömas vilket bolag som faktiskt har förvärvat tjänsten och i vilken verksamhet den används.
Om holdingbolaget både bedriver ekonomisk och icke-ekonomisk verksamhet kan gemensamma kostnader behöva fördelas mellan dessa delar. Om den ekonomiska verksamheten dessutom är blandad kan ytterligare en fördelning krävas mellan den del som medför avdragsrätt och den del som inte gör det.
7.3 Kostnader vid företagsförvärv och försäljningar
Vid företagsförvärv uppkommer ofta betydande kostnader för due diligence, juridisk rådgivning, finansiell rådgivning och annan transaktionsrådgivning. Att kostnaden har uppkommit i samband med ett företagsförvärv är däremot inte tillräckligt för att avgöra om momsen får dras av.
Bedömningen beror bland annat på vilket samband förvärvet har med köparens ekonomiska verksamhet och vad köparen avser att göra med det förvärvade bolaget. Om förvärvaren efter köpet ska tillhandahålla beskattade tjänster mot ersättning till det förvärvade bolaget kan förvärvet ingå i den ekonomiska verksamheten på ett annat sätt än om aktierna endast ska innehas passivt.
Det är alltså inte typen av rådgivningskostnad som i sig avgör avdragsrätten. Samma slags kostnad för exempelvis due diligence eller juridisk rådgivning kan behandlas olika beroende på vilket samband den har med förvärvarens ekonomiska verksamhet.
Även vid försäljning av aktier måste sambandet analyseras. Om rådgivningskostnader har ett direkt och omedelbart samband med själva aktieförsäljningen blir momsbedömningen en annan än om kostnaderna i stället kan hänföras till företagets ekonomiska verksamhet som helhet och därmed utgör allmänna omkostnader.
Två företagsförvärv eller aktieförsäljningar med liknande rådgivningskostnader kan därför få olika momsbehandling beroende på transaktionens upplägg, vilken verksamhet företaget bedriver och hur kostnaderna används.
8. Avdrag för ingående moms vid internationella transaktioner
8.1 Omvänd betalningsskyldighet
Vid omvänd betalningsskyldighet är det köparen i stället för säljaren som ska redovisa momsen. Reglerna gäller bland annat vid många tjänsteköp från utländska företag, men förekommer också i vissa särskilt reglerade svenska situationer, exempelvis inom byggsektorn.
Säljaren fakturerar då utan den moms som köparen ska redovisa. Köparen beräknar och redovisar själv den svenska momsen som utgående moms i momsdeklarationen. Om inköpet används för transaktioner som medför avdragsrätt får köparen samtidigt redovisa motsvarande belopp som ingående moms i den omfattning avdragsrätt finns.
För ett företag med full avdragsrätt tar den utgående och den ingående momsen därför normalt ut varandra i momsdeklarationen. Om företaget däremot saknar avdragsrätt eller endast har delvis avdragsrätt ska den utgående momsen fortfarande redovisas, medan avdraget helt eller delvis uteblir.
Det är därför viktigt att skilja mellan skyldigheten att redovisa moms på inköpet och rätten att dra av samma moms. Att köparen är betalningsskyldig för momsen innebär inte i sig att full avdragsrätt finns.
8.2 Unionsinterna förvärv
När ett företag köper varor från ett annat EU-land och varorna transporteras till Sverige kan köpet utgöra ett unionsinternt förvärv här. När förutsättningarna för unionsintern handel är uppfyllda fakturerar säljaren normalt utan moms i avsändarlandet och köparen redovisar svensk moms på förvärvet.
Köparen redovisar den svenska momsen som utgående moms i momsdeklarationen och får samtidigt dra av ingående moms i den omfattning varorna används för transaktioner som medför avdragsrätt.
Det innebär att ingen svensk moms behöver stå på leverantörsfakturan för att köparen ska vara skyldig att redovisa svensk moms på inköpet. På samma sätt som vid omvänd betalningsskyldighet kan företaget därför behöva redovisa utgående moms även om avdragsrätten för den ingående momsen är begränsad.
8.3 Importmoms
När varor importeras till Sverige från ett område utanför EU momsområde ska importmoms normalt redovisas. En importör som är momsregistrerad i Sverige redovisar normalt importmomsen i momsdeklarationen till Skatteverket. En importör som inte är momsregistrerad betalar normalt importmomsen till Tullverket.
För att avgöra vem som får dra av importmomsen måste man bland annat fastställa vem som är betalningsskyldig för momsen vid importen. Den som är betalningsskyldig kan ha rätt till avdrag om de importerade varorna används för transaktioner som medför avdragsrätt.
Det krävs inte att importmomsen redan har betalats för att avdrag ska kunna göras. Den som gör avdraget måste däremot vara betalningsskyldig för importmomsen och övriga förutsättningar för avdragsrätt måste vara uppfyllda.
Vem som är betalningsskyldig för importmomsen hänger nära samman med tullreglerna. När en tullskuld uppkommer i Sverige är den som är betalningsskyldig för tullen som huvudregel även betalningsskyldig för importmomsen. Särskilda regler gäller bland annat när ett tullombud agerar för någon annans räkning.
Frågan får stor praktisk betydelse när flera företag deltar i samma varuflöde. Ett utländskt bolag kan exempelvis äga varorna, en svensk kund kan vara mottagare och ett tullombud kan lämna tulldeklarationen. Det går därför inte att avgöra avdragsrätten enbart utifrån vem som äger varorna eller vem som betalar leverantören. Importörsrollen, betalningsskyldigheten och tullhanteringen måste också stämma med den avsedda momsbehandlingen.
Företaget måste dessutom kunna styrka sin rätt till avdrag genom rätt importunderlag. Importdokumenten ska ange den importmoms som har betalats eller ska betalas, eller innehålla de uppgifter som behövs för att beräkna beloppet. Av importdokumentet eller någon annan handling ska det också framgå att den beskattningsbara personen är importör eller mottagare av de importerade varorna.
Ett företag kan därför få problem med avdraget för importmomsen även om varorna används fullt ut i verksamhet som medför avdragsrätt, exempelvis om fel part har blivit betalningsskyldig för importen eller om importdokumentationen inte stödjer det avdrag som görs.
9. Avdrag för kostnader innan försäljningen har börjat
Ett företag behöver inte ha påbörjat sin försäljning för att ha rätt till avdrag för ingående moms. I momshänseende kan den ekonomiska verksamheten anses ha påbörjats redan genom de första investeringarna och andra konkreta förberedelserna inför den planerade verksamheten.
Förutsättningen är att företaget har en verklig avsikt att bedriva ekonomisk verksamhet som medför avdragsrätt. Kostnader kan därför vara avdragsgilla redan under etableringsfasen, exempelvis för rådgivning, lokaler, IT-system, marknadsföring, utrustning och andra inköp som behövs innan den första försäljningen genomförs.
Företaget måste kunna styrka sin avsikt genom objektiva omständigheter. Det kan exempelvis vara ingångna hyres- eller leverantörsavtal, beställningar, finansiering, tillståndsansökningar, rekrytering, marknadsföringsåtgärder eller andra konkreta steg som visar att verksamheten faktiskt håller på att etableras. Därutöver måste det aktuella inköpet ha ett tillräckligt samband med den planerade verksamheten.
Avdragsrätten ska bedömas utifrån förhållandena vid den tidpunkt då inköpet görs. Om företaget vid denna tidpunkt har en verklig och styrkt avsikt att bedriva verksamhet som medför avdragsrätt kan avdrag därför finnas även om företaget ännu inte har några kunder eller intäkter.
Om avdragsrätten väl har uppkommit försvinner den inte enbart därför att den planerade verksamheten senare aldrig leder till någon försäljning. EU-domstolen har slagit fast att avdragsrätten kan bestå även när den planerade ekonomiska verksamheten inte genomförs och därför aldrig ger upphov till beskattade transaktioner. En annan situation är om den påstådda avsikten att bedriva verksamheten aldrig varit verklig eller inte kan styrkas genom objektiva omständigheter.
Momsregistreringen är viktig för den praktiska momsredovisningen, men registreringsdatumet avgör inte i sig när den ekonomiska verksamheten har påbörjats eller om de materiella förutsättningarna för avdrag är uppfyllda.
Bedömningen blir också en annan om företaget efter inköpet ändrar hur en vara eller tjänst ska användas. Ett tidigare avdrag kan då exempelvis behöva begränsas eller, för vissa investeringsvaror, justeras enligt de särskilda regler som gäller för sådana tillgångar.
Det är därför viktigt att skilja mellan två situationer: att en planerad verksamhet inte lyckas och att företaget efter inköpet faktiskt ändrar hur en vara, tjänst eller investering ska användas.
10. När redovisas ingående moms?
Att ett företag har rätt till avdrag innebär inte att avdraget kan redovisas i valfri momsperiod. Vilken period den ingående momsen ska redovisas i beror framför allt på företagets redovisningsmetod och på vilken typ av transaktion det är fråga om.
10.1 Faktureringsmetoden
Faktureringsmetoden är huvudregeln för företag som löpande bokför sina fakturor. Momsredovisningen är kopplad till god redovisningssed och ingående moms hänförs som utgångspunkt till den period då inköpet har bokförts eller borde ha bokförts.
Det innebär däremot inte att fakturadatumet eller den dag då fakturan rent praktiskt registreras i bokföringen alltid ensamt avgör vilken momsperiod avdraget hör till. En faktura kan under vissa förutsättningar hänföras till den period då varan levererades eller tjänsten utfördes, även om fakturan tas emot först i början av nästa period. För detta krävs bland annat att fakturan finns tillgänglig när momsdeklarationen för den tidigare perioden lämnas.
Det finns dessutom särskilda redovisningsregler för vissa typer av transaktioner som har företräde framför de vanliga reglerna för faktureringsmetoden.
10.2 Bokslutsmetoden
Företag som får använda bokslutsmetoden redovisar under det löpande räkenskapsåret normalt ingående moms när betalning görs. Om en leverantörsfaktura ännu inte har betalats tas momsen därför normalt inte upp förrän betalningen sker.
Vid räkenskapsårets slut ska även obetalda leverantörsfakturor tas med i momsredovisningen. När en sådan faktura senare betalas ska momsen inte redovisas en gång till.
Bokslutsmetoden påverkar alltså när momsen redovisas. Den förändrar inte den materiella avdragsrätten och innebär inte att ett inköp som saknar avdragsrätt blir avdragsgillt.
10.3 Situationer där särskilda redovisningsregler gäller
De vanliga reglerna för fakturerings- och bokslutsmetoden gäller inte utan undantag. Särskilda regler kan bland annat bli aktuella vid förskotts- och delbetalningar, kreditnotor, import, unionsintern handel och vissa bygg- och anläggningstjänster.
Vid förskottsbetalningar kan exempelvis tidpunkten för betalningen få betydelse för när den ingående momsen får dras av. På motsvarande sätt kan internationella transaktioner omfattas av särskilda regler som bestämmer vilken redovisningsperiod momsen ska tas upp i.
Företaget behöver därför hålla isär två frågor: om det finns rätt till avdrag för den ingående momsen och i vilken momsperiod avdraget ska redovisas. Den materiella avdragsrätten och periodiseringen hänger samman, men är inte samma fråga.
11. Justering av tidigare avdrag för investeringsvaror
Ett avdrag för ingående moms är inte alltid definitivt när det görs. För vissa större investeringar följs avdragsrätten under flera år. Om användningen förändras under denna period kan det ursprungliga avdraget behöva justeras.
11.1 Vad är en investeringsvara?
Mervärdesskattelagen använder begreppet investeringsvara för vissa tillgångar och investeringar som omfattas av reglerna om justering.
Maskiner, inventarier och liknande anläggningstillgångar vars värde minskar är investeringsvaror om den ingående momsen på anskaffningskostnaden uppgår till minst 50 000 kronor. Även fastigheter och vissa fastighetsrelaterade investeringar omfattas. Det gäller bland annat ny-, till- och ombyggnadsåtgärder där den ingående momsen uppgår till minst 100 000 kronor.
Avdragsrätten för en investeringsvara bedöms därför inte enbart utifrån hur tillgången används när den anskaffas. Om användningen förändras under justeringsperioden kan förändringen påverka hur stort momsavdrag företaget slutligen har rätt till.
11.2 När kan avdraget behöva justeras?
Justering kan bli aktuell om en investeringsvara börjar användas mer eller mindre i verksamhet som medför avdragsrätt än när den anskaffades.
Om den avdragsgilla användningen minskar kan företaget behöva återföra en del av ett tidigare momsavdrag. Om den avdragsgilla användningen i stället ökar kan företaget få rätt till ytterligare avdrag. Justeringsreglerna kan alltså påverka avdragsrätten i båda riktningarna.
För fastigheter kan justering även bli aktuell vid vissa överlåtelser och när förutsättningarna för frivillig beskattning förändras. Vid vissa överlåtelser kan rättigheter och skyldigheter enligt justeringsreglerna övergå till förvärvaren. Vilka regler som gäller beror bland annat på vilken tillgång som överlåts och hur överlåtelsen genomförs.
Mindre förändringar av användningen leder inte alltid till justering. Enligt 15 kap. 9 § ML ska avdraget inte justeras om den avdragsgilla andelen har förändrats med mindre än fem procentenheter jämfört med den andel som gällde vid anskaffningen.
11.3 Justeringsperioder
Justeringsperioden är normalt tio år för fastigheter och andra fastighetsrelaterade investeringsvaror som omfattas av dessa regler. För maskiner, inventarier och andra investeringsvaror är perioden normalt fem år.
Vilket år justeringsperioden börjar löpa beror på vilken typ av investeringsvara det är. För maskiner och andra liknande investeringsvaror räknas perioden normalt från förvärvet eller importen. För ny-, till- och ombyggnadsåtgärder på fastigheter gäller särskilda regler om när åtgärden ska anses ha genomförts. Det beskattningsår som enligt reglerna utgör startåret räknas med i justeringsperioden.
Vid en ändrad användning beräknas den årliga justeringen i princip utifrån en femtedel för investeringsvaror med femårig justeringsperiod och en tiondel för investeringsvaror med tioårig justeringsperiod av den del av den ursprungliga momsen som påverkas av förändringen.
Företag som gör större investeringar behöver därför spara underlag och följa hur investeringsvarorna används under hela justeringsperioden. Vid vissa överlåtelser finns dessutom särskilda krav på justeringshandlingar, som bland annat behövs för att kunna fastställa framtida rättigheter och skyldigheter att justera tidigare momsavdrag.
12. Dokumentation – företaget måste kunna styrka avdragsrätten
Avdragsrätten beror inte bara på hur ett inköp faktiskt används. Företaget måste också kunna visa att det har rätt till det avdrag som görs. Ingående moms får bara dras av om den kan styrkas.
Vid köp av varor och tjänster är huvudregeln att avdraget ska styrkas med en faktura. Fakturan måste uppfylla de krav som gäller enligt momsreglerna och innehålla de uppgifter som behövs för att identifiera parterna och den aktuella transaktionen. I en koncern är det särskilt viktigt att fakturan är ställd till det bolag som faktiskt har köpt varan eller tjänsten och som gör avdraget.
En faktura visar däremot inte alltid hur ett inköp används. Den kan därför behöva kompletteras med exempelvis avtal, beställningar, projektunderlag, bokföring, interna beräkningar eller annan dokumentation som visar sambandet mellan kostnaden och den verksamhet som medför avdragsrätt.
I blandad verksamhet behöver företaget kunna visa vilka kostnader som har hänförts direkt till respektive verksamhetsdel och vilka kostnader som har behandlats som gemensamma. För gemensamma kostnader bör det också framgå vilken fördelningsmetod som har använts och vilka uppgifter beräkningen bygger på. Motsvarande dokumentation behövs när kostnader fördelas mellan ekonomisk och icke-ekonomisk verksamhet.
För import gäller särskilda krav på vilket underlag som ska finnas. Importdokumenten ska ange den importmoms som har betalats eller ska betalas, eller innehålla de uppgifter som behövs för att beräkna beloppet. Av importdokumentet eller en annan handling ska det dessutom framgå att den beskattningsbara personen är importör eller mottagare av varorna.
Det är också viktigt att skilja mellan de materiella villkoren för avdragsrätt och de formella kraven på dokumentationen. De materiella villkoren avgör om företaget har rätt till avdrag i sak, medan de formella kraven gäller hur denna rätt ska styrkas.
Ett formellt fel i en faktura innebär därför inte nödvändigtvis att den materiella avdragsrätten saknas. Samtidigt innebär detta inte att dokumentationskraven kan bortses från. I vissa särskilt reglerade situationer kan avdrag styrkas genom annan dokumentation än en faktura, men det är inte en generell regel för alla inköp.
Företaget bör därför se till att fakturor och annan dokumentation tillsammans stödjer den avdragsrätt som görs gällande och rätta brister i underlaget så snart de upptäcks.
13. Vanliga fel vid avdrag för ingående moms
Moms dras av enbart därför att den står på fakturan. Företaget kontrollerar inte om leverantören faktiskt skulle ha debiterat svensk moms. Om svensk moms har debiterats trots att den inte skulle ha tagits ut får köparen normalt inte dra av beloppet som ingående moms. Fakturan behöver då normalt rättas av leverantören.
Fullt avdrag görs trots att kostnaden används i flera delar av verksamheten. Företaget behöver först avgöra om kostnaden kan hänföras direkt till en viss verksamhetsdel. För kostnader som verkligen är gemensamma måste därefter rätt fördelningsregel användas och företaget bör även kontrollera om någon av 95-procentsreglerna är tillämplig.
Ekonomisk och icke-ekonomisk verksamhet behandlas på samma sätt som blandad verksamhet. Fördelningen mellan ekonomisk och icke-ekonomisk verksamhet måste göras separat. Om den ekonomiska verksamheten dessutom innehåller både transaktioner som medför avdragsrätt och transaktioner som inte gör det kan kostnaden behöva fördelas i två steg.
Fel företag i en koncern gör avdraget. Att en kostnad är till nytta för koncernen som helhet innebär inte att vilket koncernbolag som helst får dra av momsen. Det måste kunna visas vilket bolag som har köpt varan eller tjänsten och i vilken verksamhet inköpet används.
Fel företag gör avdrag för importmomsen. Vem som äger varorna eller betalar transporten avgör inte ensamt vem som får dra av momsen vid importen. Vem som är betalningsskyldig för importmomsen, hur varorna används och vad importhandlingarna visar måste bedömas tillsammans.
Personbilar och representation behandlas som vanliga företagskostnader. För båda områdena gäller särskilda avdragsbegränsningar. Att kostnaden har ett tydligt affärsmässigt samband innebär därför inte automatiskt att hela den ingående momsen får dras av.
Avdraget redovisas i fel momsperiod. Rätt period avgörs inte alltid enbart av fakturadatum eller när fakturan registrerades i bokföringen. Förskott, kreditnotor, fakturor kring periodskiften, import och unionsintern handel är exempel på situationer där särskilda redovisningsregler kan få betydelse.
Större investeringar följs inte upp efter att avdraget har gjorts. För vissa investeringsvaror måste företaget följa hur tillgången används under flera år. Om användningen förändras under justeringsperioden kan ett tidigare momsavdrag behöva minskas eller företaget få rätt till ytterligare avdrag.
Avdragsrätten kan inte styrkas med tillräcklig dokumentation. En korrekt faktura är inte alltid tillräcklig för att visa hur ett inköp används. Företaget kan även behöva dokumentation som visar exempelvis vilket bolag som har gjort inköpet, vilken verksamhet kostnaden hör till eller hur en fördelning av ingående moms har beräknats.
14. När behöver avdragsrätten analyseras närmare?
För ett inköp som helt används för transaktioner som medför avdragsrätt är momsbedömningen ofta relativt enkel. Bedömningen blir mer komplicerad när inköpet används på flera sätt, när flera företag eller länder är inblandade eller när särskilda avdragsregler gäller. Då räcker det inte att kontrollera om leverantören har angett moms på fakturan.
Följande frågor är särskilt viktiga:
- Används inköpet för transaktioner som medför avdragsrätt?
- Används samma inköp också för transaktioner som inte medför avdragsrätt?
- Används inköpet även för något som ligger utanför företagets ekonomiska verksamhet?
- Har rätt juridisk person gjort inköpet och fått fakturan?
- Har svensk moms debiterats korrekt?
- Omfattas inköpet av någon särskild avdragsbegränsning?
- Är det fråga om import, unionsinternt förvärv, omvänd betalningsskyldighet eller någon annan transaktion med särskilda momsregler?
- Avser inköpet etableringskostnader innan den första försäljningen?
- Har användningen av en investeringsvara förändrats?
- Finns tillräcklig dokumentation för att styrka avdraget och eventuella fördelningar?
Om svaret på någon av frågorna är oklart bör avdragsrätten analyseras innan avdraget redovisas. Detsamma gäller om företaget upptäcker att ingående moms kan ha hanterats fel i tidigare momsdeklarationer. I sådana fall kan företaget också behöva bedöma om tidigare deklarationer ska rättas.
15. MomsFokus – stöd i frågor om ingående moms
MomsFokus lämnar rådgivning om avdrag för ingående moms. Det kan exempelvis gälla blandad verksamhet, holding- och koncernstrukturer, import och andra internationella transaktioner, särskilda avdragsbegränsningar samt justering av avdrag för investeringsvaror.
Rätten till avdrag för ingående moms bedöms utifrån hur inköpet används och vilket samband det har med den verksamhet som medför rätt till avdrag. Vid behov granskar vi även fakturor, avtal och annan dokumentation samt hur ingående moms har hanterats i tidigare momsdeklarationer.
Vi kan även lämna skriftliga momsrättsliga utlåtanden, upprätta rättelser av tidigare momsdeklarationer och företräda företag i kontakt med Skatteverket.
