1. OSS förenklar momsredovisningen inom EU – men ersätter inte alltid svensk momsregistrering
One Stop Shop, OSS, gör det möjligt för företag att redovisa moms på vissa gränsöverskridande försäljningar till konsumenter i andra EU-länder genom en enda medlemsstat. För e-handelsföretag kan systemet därför minska behovet av separata momsregistreringar i varje land där kunderna finns.
OSS är däremot inte ett generellt alternativ till nationell momsregistrering. Systemet omfattar endast vissa transaktioner och förändrar inte hur andra momshändelser ska behandlas. Ett företag som säljer till svenska konsumenter, för över varor till Sverige, håller lager här eller genomför andra transaktioner i Sverige måste därför skilja mellan vad som kan redovisas genom OSS och vad som ska hanteras enligt de vanliga svenska momsreglerna.
Den centrala frågan är därför inte bara om svensk moms ska tas ut, utan även genom vilket redovisningssystem momsen ska rapporteras och om företagets övriga svenska transaktioner medför behov av svensk momsregistrering.
För företag som använder lager eller tredjepartslogistik i flera EU-länder är denna gränsdragning särskilt viktig. Ett företag kan mycket väl använda OSS för en del av sin försäljning och samtidigt behöva vara momsregistrerat i Sverige för andra transaktioner.
2. Vilka försäljningar kan redovisas genom OSS?
För varuförsäljning är unionsintern distansförsäljning central. Det innebär i huvudsak att varor sänds eller transporteras av säljaren, för säljarens räkning eller med säljarens indirekta medverkan från ett EU-land till en kund i ett annat EU-land. Köparen är normalt en privatperson eller någon annan kund som omfattas av reglerna om unionsintern distansförsäljning.
Om ett tyskt företag exempelvis skickar varor från Tyskland till privatpersoner i Sverige och försäljningen ska beskattas i Sverige kan den svenska momsen normalt redovisas genom unionsordningen i OSS. Företaget behöver då inte registrera sig för moms i Sverige enbart för att redovisa momsen på dessa distansförsäljningar.
För vissa företag etablerade inom EU kan även det gemensamma EU-tröskelvärdet på 10 000 euro påverka var försäljningen ska beskattas. Tröskeln kan under vissa förutsättningar tillämpas när säljaren är etablerad i endast en medlemsstat och varorna sänds eller transporteras från den medlemsstaten till konsumenter i andra EU-länder. Om tröskeln inte överskrids kan beskattningen i vissa fall ligga kvar i säljarens medlemsstat, om företaget inte har valt att tillämpa beskattning i destinationslandet.
Tröskelregeln måste dock bedömas utifrån företagets samlade struktur. Ett centralt villkor är att de aktuella varorna sänds eller transporteras från den medlemsstat där säljaren är etablerad. Distansförsäljning som sker från ett lager i en annan medlemsstat omfattas därför inte av tröskelregeln på samma sätt.
Ett företag som tillämpar tröskelvärdet på distansförsäljning från sin etableringsmedlemsstat kan inte heller samtidigt använda unionsordningen för att redovisa distansförsäljning från lager i andra EU-länder. För företag som använder lager i flera medlemsstater behöver därför samspelet mellan tröskelregeln, beskattningslandet och OSS analyseras särskilt.
Tröskelvärdet gäller inte heller generellt för företag etablerade utanför EU. Ett företag etablerat exempelvis i USA, Storbritannien eller Förenade Arabemiraten kan därför inte utgå från att försäljningen omfattas av 10 000-eurogränsen enbart för att varorna skickas från ett lager inom EU.
Det är därför viktigt att skilja mellan var en försäljning ska beskattas och hur momsen ska redovisas. Att svensk moms ska tas ut innebär inte automatiskt att säljaren behöver vara momsregistrerad i Sverige.
3. När kan OSS vara tillräckligt?
OSS kan vara tillräckligt när företagets enda transaktioner som medför svensk moms består av distansförsäljning till svenska konsumenter och försäljningarna omfattas av unionsordningen.
Ett företag som exempelvis har sitt lager i Tyskland eller Nederländerna och därifrån skickar varorna direkt till privatpersoner i Sverige kan redovisa den svenska momsen genom OSS när förutsättningarna för unionsintern distansförsäljning är uppfyllda. Företaget behöver då normalt inte en svensk momsregistrering enbart på grund av dessa försäljningar.
Förutsättningen är samtidigt att företaget inte har andra transaktioner som ska redovisas i en svensk momsdeklaration. Om företaget börjar föra över egna varor till Sverige, importera varor till ett svenskt lager eller genomföra försäljningar som är gjorda inom Sverige kan situationen förändras.
OSS måste därför analyseras utifrån de faktiska varuflödena och de enskilda transaktionerna. Det är inte tillräckligt att endast utgå från var kunderna finns eller vilken momssats som ska tas ut.
4. Lager i Sverige kan förändra behovet av momsregistrering
Att ett företag använder ett lager eller en 3PL-aktör i Sverige innebär inte i sig att lagerhållningen utgör en beskattningsbar transaktion. Avgörande är bland annat hur varorna kommer till Sverige, vem som äger dem och vilka transaktioner som genomförs före och efter lagerhållningen.
Om ett tyskt företag för över egna varor från sitt lager i Tyskland till ett 3PL-lager i Sverige ska överföringen normalt bedömas enligt reglerna om överföring av egna varor mellan medlemsstater. När förutsättningarna är uppfyllda likställs överföringen i avgångslandet med en leverans av varor mot ersättning och ger upphov till ett motsvarande unionsinternt förvärv i Sverige.
Det unionsinterna förvärvet omfattas inte av OSS. Det ska i stället hanteras enligt de vanliga svenska momsreglerna.
Företaget behöver därför normalt vara momsregistrerat i Sverige för att redovisa det unionsinterna förvärvet och de ytterligare svenska transaktioner som kan följa av lagerstrukturen. En OSS-registrering i ett annat EU-land ersätter inte denna redovisning.
Bedömningen beror dock alltid på de konkreta omständigheterna. Särskilda regler gäller exempelvis för avropslager. När samtliga villkor för avropslager är uppfyllda likställs själva överföringen till Sverige varken med en leverans av varor mot ersättning hos säljaren eller med ett unionsinternt förvärv hos säljaren i Sverige.
När äganderätten senare övergår till den avsedda köparen, och villkoren för förenklingsreglerna fortfarande är uppfyllda, uppkommer i stället en unionsintern leverans hos säljaren och ett motsvarande unionsinternt förvärv hos köparen. Överlåtelsen ska normalt ske inom den tidsperiod som gäller för avropslager. Om villkoren upphör att vara uppfyllda eller varorna inte överlåts inom den föreskrivna tiden kan den ursprungliga överföringen i stället medföra andra momskonsekvenser och ett unionsinternt förvärv för den som fört över varorna.
Det är därför själva varuflödet, äganderätten och den rättsliga strukturen som avgör om en svensk momsregistrering behövs, inte enbart det faktum att varorna fysiskt befinner sig på ett svenskt lager.
5. Försäljning från ett svenskt lager till svenska kunder
Om varorna redan finns i Sverige när de säljs och transporteras till en svensk privatperson är det normalt fråga om en inhemsk svensk leverans. Varorna transporteras då inte mellan två medlemsstater som ett led i försäljningen och transaktionen utgör därför inte unionsintern distansförsäljning.
För en vanlig e-handlare som inte omfattas av de särskilda reglerna för elektroniska gränssnitt kan sådan B2C-försäljning därför inte redovisas genom unionsordningen i OSS. Försäljningen måste i stället hanteras enligt de vanliga svenska momsreglerna och kan medföra att säljaren behöver redovisa svensk moms i en svensk momsdeklaration.
Vid försäljning från ett svenskt lager till svenska företagskunder måste betalningsskyldigheten analyseras separat.
När en beskattningsbar person som inte är etablerad inom landet gör en skattepliktig leverans av varor i Sverige till en köpare som är momsregistrerad här gäller omvänd betalningsskyldighet i många situationer. Detsamma gäller vid bedömningen när säljaren har ett fast etableringsställe i Sverige men detta etableringsställe inte medverkar i den aktuella leveransen. När omvänd betalningsskyldighet är tillämplig är det köparen som redovisar den svenska momsen i stället för säljaren.
Reglerna innehåller samtidigt flera undantag och särskilda situationer. Bedömningen påverkas bland annat av säljarens etableringssituation, vilken typ av vara eller transaktion det gäller och köparens status.
En beskattningsbar person som inte är etablerad inom landet kan på begäran välja att själv bli betalningsskyldig för sådana leveranser av varor och tillhandahållanden som annars skulle omfattas av den omvända betalningsskyldigheten enligt reglerna för en säljare som inte är etablerad inom landet. Ett sådant val gäller samtliga leveranser och tillhandahållanden som omfattas av den aktuella bestämmelsen och kan alltså inte göras separat för en viss faktura eller en enskild kund.
Att ett företag är momsregistrerat i Sverige innebär däremot inte i sig att företaget har ett fast etableringsställe här. Momsregistrering och fast etableringsställe är två separata momsrättsliga frågor. Förekomsten av ett svenskt momsregistreringsnummer är därför inte tillräcklig för att avgöra vem som är betalningsskyldig för momsen.
Även när omvänd betalningsskyldighet gäller för den lokala försäljningen kan säljaren behöva vara momsregistrerad i Sverige av andra skäl, exempelvis för tidigare överföringar av egna varor till det svenska lagret, unionsinterna förvärv eller andra svenska transaktioner.
6. Försäljning från svenskt lager till konsumenter i andra EU-länder
Ett företag kan samtidigt ha transaktioner som ska redovisas i en svensk momsdeklaration och försäljningar som kan redovisas genom OSS.
Anta att varor finns på ett lager i Göteborg och därifrån säljs och transporteras till privatpersoner i Danmark, Finland och Tyskland. Transporten börjar då i Sverige och avslutas i en annan medlemsstat. När övriga förutsättningar är uppfyllda kan försäljningarna utgöra unionsintern distansförsäljning och redovisas genom unionsordningen.
Företaget kan samtidigt behöva vara momsregistrerat i Sverige för exempelvis överföringen av varorna till Sverige, unionsinterna förvärv, import eller försäljningar till kunder inom Sverige.
Det innebär att samma lagerstruktur kan ge upphov till olika redovisningssystem beroende på vilken transaktion som analyseras. En försäljning från Sverige till en privatperson i Danmark kan redovisas genom OSS, medan en försäljning av en vara från samma lager till en svensk privatperson normalt ska redovisas i den svenska momsdeklarationen.
En svensk momsregistrering hindrar inte i sig företaget från att använda OSS. Att vara momsregistrerad i Sverige innebär inte heller i sig att företaget är etablerat här. Momsregistrering, fast etableringsställe och möjligheten att använda unionsordningen är skilda frågor som måste bedömas utifrån respektive regelverk.
Ett utländskt företag kan därför behöva använda svensk momsredovisning och OSS parallellt. För företag med lager i flera EU-länder är det särskilt viktigt att varje varuflöde och försäljningskanal hänförs till rätt redovisningssystem.
7. Import till Sverige – när krävs svensk momsregistrering trots IOSS?
Liknande frågor uppkommer när ett företag etablerat exempelvis i USA, Storbritannien eller Kina för in varor till Sverige från ett land utanför EU. Om varorna importeras till ett svenskt lager och först därefter säljs till kunder måste importen och den efterföljande försäljningen analyseras som separata transaktioner.
Importordningen, IOSS, är avsedd för vissa distansförsäljningar av importerade varor i försändelser med ett verkligt värde på högst 150 euro. Ordningen omfattar inte punktskattepliktiga varor.
IOSS bygger i huvudsak på att varorna sänds eller transporteras från ett land utanför EU till konsumenten i EU som ett led i den aktuella distansförsäljningen. Importen är därmed knuten till just den försäljning som sker till konsumenten.
Detta ska skiljas från en struktur där ett företag först importerar varor till ett eget eller externt lager i Sverige och därefter säljer varorna från lagret. I den situationen har importen redan genomförts innan den senare försäljningen till kunden sker. Den efterföljande försäljningen är därför inte en distansförsäljning av importerade varor inom IOSS enbart på grund av att varorna ursprungligen kom från ett land utanför EU.
Ett företag som importerar varor till ett svenskt lager kan därför behöva hantera importen, importmomsen, lagerhållningen och den efterföljande försäljningen enligt olika momsregler. Vem som är importör och betalningsskyldig för importmomsen samt vilken part som har rätt till eventuellt avdrag för importmoms måste dessutom bedömas utifrån den aktuella importstrukturen.
Om varorna senare säljs till svenska kunder kan det exempelvis vara fråga om inhemska svenska leveranser. Om varorna i stället säljs och transporteras från Sverige till privatpersoner i andra EU-länder kan de efterföljande försäljningarna, när övriga förutsättningar är uppfyllda, omfattas av unionsordningen i OSS.
IOSS löser alltså inte automatiskt behovet av svensk momsregistrering när affärsmodellen bygger på att varor först importeras och lagerhålls i Sverige.
8. När behöver ett företag redovisa moms både genom OSS och i en svensk momsdeklaration?
När ett företag har lager i Sverige och säljer varor till kunder i flera EU-länder kan det behöva redovisa moms både genom OSS och i en vanlig svensk momsdeklaration. Vilket förfarande som ska användas beror på vilken typ av transaktion det gäller och var den ska beskattas.
Unionsintern distansförsäljning från Sverige till privatpersoner i andra EU-länder kan exempelvis redovisas genom OSS. Om företaget för över egna varor från ett annat EU-land till ett lager i Sverige uppkommer däremot normalt ett unionsinternt förvärv som ska redovisas i en svensk momsdeklaration. Detsamma gäller försäljningar inom Sverige där företaget självt är betalningsskyldigt för momsen och försäljningen inte omfattas av OSS.
Ett företag kan därför behöva lämna både OSS-deklarationer och svenska momsdeklarationer under samma period. Varje transaktion ska dock redovisas enligt det förfarande som är tillämpligt. Försäljningar som omfattas av OSS ska inte samtidigt tas upp i den vanliga svenska momsdeklarationen.
Även ingående moms måste hanteras separat. I OSS-deklarationen redovisas endast utgående moms på de försäljningar som omfattas av den särskilda ordningen. Avdrag för ingående moms kan därför inte göras i OSS-deklarationen.
Om företaget är momsregistrerat i Sverige och har rätt till avdrag för svensk ingående moms görs avdraget normalt i den vanliga svenska momsdeklarationen. Företag som inte är momsregistrerade i Sverige kan under vissa förutsättningar i stället ansöka om återbetalning av svensk moms. Vilket förfarande som ska användas beror bland annat på var företaget är etablerat och vilka transaktioner det genomför i Sverige.
Att ett företag använder OSS innebär således inte att all dess moms kan hanteras genom ett enda system. Företaget måste säkerställa att varje försäljning redovisas korrekt och att ingående moms dras av eller återkrävs genom rätt förfarande.
9. Vanliga situationer där OSS inte är tillräckligt
För e-handelsföretag uppkommer behovet av svensk momsregistrering ofta när verksamheten eller logistiken förändras.
Ett företag kan exempelvis börja med gränsöverskridande försäljning från ett lager i ett annat EU-land och redovisa svensk moms på försäljningar till svenska konsumenter genom OSS. Om företaget senare börjar använda ett svenskt 3PL-lager för att förkorta leveranstiderna kan den logistiska förändringen skapa nya svenska momshändelser som inte kan redovisas genom OSS.
Situationer som särskilt bör analyseras är:
- överföring av egna varor från ett annat EU-land till ett lager i Sverige,
- unionsinterna förvärv som uppkommer genom sådana överföringar,
- import av varor från ett land utanför EU till ett svenskt lager,
- försäljning från svenskt lager till svenska privatpersoner,
- försäljning från svenskt lager till svenska företagskunder,
- andra svenska transaktioner som ligger utanför OSS, och
- verksamheter där lokal svensk försäljning kombineras med distansförsäljning från Sverige till konsumenter i andra EU-länder.
Det är också viktigt att beakta förändringar i företagets logistik över tid. En momsbedömning som var korrekt när all försäljning skedde från ett lager i ett annat EU-land behöver inte längre vara korrekt när företaget börjar flytta egna varor till Sverige, använder ett nytt fulfillmentcenter eller ändrar vilka marknader som försörjs från det svenska lagret.
Särskilda regler kan dessutom gälla när försäljningen sker genom ett elektroniskt gränssnitt eller en marknadsplats. I vissa situationer anses plattformen i momshänseende själv ha förvärvat och levererat varorna. Plattformen behandlas då som leverantör för momsändamål trots att en annan säljare civilrättsligt säljer varorna genom plattformen.
Det kan förändra både vem som är betalningsskyldig för momsen och vilka leveranser som kan redovisas genom unionsordningen. För elektroniska gränssnitt kan unionsordningen i vissa situationer även omfatta inhemska leveranser som en vanlig e-handlare inte skulle kunna redovisa genom OSS.
Marknadsplatsförsäljning måste därför bedömas separat och bör inte utan vidare behandlas på samma sätt som försäljning genom företagets egen webbshop. Det är nödvändigt att identifiera vem som anses vara leverantör för momsändamål och vilka delar av transaktionskedjan som ska redovisas av respektive part.
10. MomsFokus hjälper utländska e-handelsföretag med svensk moms och OSS
För att bedöma om OSS är tillräckligt behöver hela varuflödet och transaktionskedjan analyseras. Det är bland annat relevant att fastställa var varorna finns före försäljningen, hur de transporteras till Sverige, vem som äger dem under transporten och lagerhållningen, vilka kunder företaget säljer till och i vilka länder transporterna börjar och avslutas.
Det behöver även bedömas om varor överförs mellan företagets egna lager, om varorna importeras från ett land utanför EU, om försäljningen sker genom en marknadsplats och vilka transaktioner som ska redovisas genom OSS respektive i en svensk momsdeklaration.
För företag med lager i flera länder är det ofta nödvändigt att analysera hela logistikkedjan i stället för att bedöma varje försäljningskanal isolerat. En förändring av lagerland, importflöde eller kundstruktur kan påverka både behovet av svensk momsregistrering och vilka försäljningar som kan redovisas genom OSS.
MomsFokus hjälper utländska e-handelsföretag att bedöma vilka transaktioner som kan redovisas genom OSS och vilka som kräver svensk momsregistrering och svensk momsredovisning. Vi bistår bland annat med svensk momsregistrering, OSS-registrering, momsdeklarationer, OSS-redovisning och rådgivning om svenska och gränsöverskridande varuflöden.
