Utländska företag som lagerhåller varor i Sverige kan behöva momsregistrera sig och löpande redovisa moms här. Det gäller även företag som saknar svenskt dotterbolag, kontor eller personal och i stället använder en extern lager- eller logistikpartner.
Det är inte enbart den fysiska lagringen som avgör om svensk momsregistrering krävs. Bedömningen beror framför allt på hur varorna kommer till Sverige, vem som äger dem och hur de därefter säljs eller transporteras vidare från det svenska lagret.
I praktiken aktualiseras svensk momsregistrering ofta när ett utländskt företag för in egna varor från ett annat EU-land, gör unionsinterna förvärv i Sverige eller genomför transaktioner från det svenska lagret som ska redovisas här.
För företag som planerar att använda ett lager eller en 3PL-lösning i Sverige bör momsfrågorna därför analyseras innan de första varorna skickas hit. Särskilda regler kan gälla för vissa lagerstrukturer, exempelvis avropslager.
För företag med säte i ett annat EU-land kan även den särskilda ordningen för små företag i vissa fall påverka registrerings- och redovisningsskyldigheten i Sverige.
Hur kommer varorna till lagret i Sverige?
Den första frågan är hur varorna kommer till Sverige. Momshanteringen skiljer sig beroende på om företaget överför egna varor från ett annat EU-land, köper varor från en leverantör inom EU eller importerar dem från ett land utanför EU.
Överföring av egna varor från ett annat EU-land
Ett vanligt upplägg är att ett utländskt företag flyttar egna varor från ett lager i exempelvis Tyskland, Nederländerna eller Polen till ett lager i Sverige. Någon försäljning behöver inte ha skett och varorna ägs fortfarande av samma företag.
En sådan överföring likställs normalt med ett unionsinternt förvärv i Sverige. Företaget kan därför behöva momsregistrera sig här redan när varorna förs till Sverige, alltså innan den första försäljningen från det svenska lagret sker.
Överföringen ska redovisas i den svenska momsdeklarationen. Företaget redovisar då moms på det unionsinterna förvärvet och har normalt motsvarande avdragsrätt i den utsträckning de allmänna förutsättningarna för avdrag är uppfyllda.
Skyldigheten att momsregistrera sig och redovisa transaktionen i Sverige kan alltså uppkomma redan när varuflödet till det svenska lagret påbörjas.
Varor köps från en leverantör i ett annat EU-land
Varorna kan också köpas från en leverantör i ett annat EU-land och transporteras direkt från leverantören till det utländska företagets lager i Sverige.
Om varorna transporteras från ett annat EU-land och transporten avslutas vid lagret i Sverige är förvärvet som huvudregel ett unionsinternt förvärv här, förutsatt att övriga villkor är uppfyllda.
Ett svenskt VAT-nummer kan därför behöva finnas på plats redan innan inköpet. Vid bedömningen måste bland annat klarläggas vem som är köpare, vilket VAT-nummer som används och var transporten av varorna avslutas.
Det räcker således inte att granska lageravtalet. Hela leveranskedjan fram till det svenska lagret måste bedömas.
Import till lager i Sverige
Varor kan i stället skickas direkt till Sverige från ett land utanför EU, exempelvis Storbritannien, USA, Schweiz eller Kina.
I dessa situationer måste det bland annat fastställas vem som är importör och vem som är betalningsskyldig för importmomsen. Om det utländska företaget är betalningsskyldigt för momsen vid importen och momsregistrerat i Sverige redovisas importmomsen normalt till Skatteverket i den svenska momsdeklarationen.
Den efterföljande försäljningen från lagret bedöms därefter separat utifrån vem kunden är och vart varorna transporteras.
Hur beskattas försäljningen från lagret i Sverige?
När varorna finns i Sverige blir nästa fråga vart de säljs och transporteras. Samma lager kan användas för försäljningar till kunder i Sverige, andra EU-länder och länder utanför EU, men transaktionerna behandlas olika i momsredovisningen.
Försäljning till kunder i Sverige
Om transporten till kunden påbörjas i Sverige är försäljningen som huvudregel gjord i Sverige.
Vid försäljning till privatpersoner och andra kunder som inte själva ska redovisa momsen är det utländska företaget normalt betalningsskyldigt och ska ta ut svensk moms.
När en utländsk företagare säljer momspliktiga varor i Sverige till en köpare som är momsregistrerad här gäller däremot i de flesta fall omvänd betalningsskyldighet. Det innebär att köparen redovisar momsen i stället för säljaren. Under vissa förutsättningar finns möjlighet för en utländsk säljare att i stället registreras som betalningsskyldig för sådan försäljning.
Omvänd betalningsskyldighet innebär dock inte att företaget automatiskt kan stå utanför det svenska momssystemet. Registreringsskyldighet kan fortfarande finnas på grund av exempelvis unionsinterna förvärv, import eller andra transaktioner kopplade till lagret.
Försäljning från Sverige till företag i andra EU-länder
Om varor säljs från det svenska lagret till en momsregistrerad företagskund i ett annat EU-land och transporteras från Sverige dit ska svensk moms normalt inte tas ut om villkoren för en unionsintern varuförsäljning är uppfyllda.
Företaget behöver bland annat säkerställa att köparen har ett giltigt VAT-nummer och kunna dokumentera att varorna har transporterats från Sverige till ett annat EU-land.
Försäljningen ska redovisas i den svenska momsdeklarationen och i en periodisk sammanställning. För varuförsäljningar är huvudregeln att den periodiska sammanställningen lämnas för varje kalendermånad. Skatteverket kan under vissa förutsättningar besluta att rapporteringen i stället får ske kvartalsvis.
Även när företaget flyttar sina egna varor från lagret i Sverige till ett lager i ett annat EU-land uppkommer normalt en svensk rapporteringsskyldighet. En sådan överföring likställs normalt med en unionsintern varuleverans och ska redovisas i Sverige, om inte något särskilt undantag är tillämpligt.
Försäljning från Sverige till kunder utanför EU
Om varorna transporteras från det svenska lagret till en destination utanför EU kan försäljningen undantas från svensk moms som export när förutsättningarna är uppfyllda.
Företaget måste kunna styrka att varorna har lämnat EU. Exportförsäljningen ska också redovisas i den svenska momsdeklarationen.
Att svensk moms inte tas ut innebär alltså inte att transaktionen saknar betydelse för den löpande svenska momsredovisningen.
Försäljning till privatpersoner i andra EU-länder
Ett företag kan även använda sitt svenska lager för försäljning till privatpersoner i andra EU-länder.
Om varorna transporteras från Sverige till konsumenten kan reglerna om unionsintern distansförsäljning bli tillämpliga. Momsen i kundens land kan i många fall redovisas genom One Stop Shop (OSS) i stället för genom separata momsregistreringar i varje land där kunderna finns.
OSS ersätter däremot inte den svenska momsredovisningen för exempelvis unionsinterna förvärv, import och andra transaktioner som hänför sig till det svenska lagret.
Momsregistreringen är bara det första steget
För ett utländskt företag med lager i Sverige medför momsregistreringen ofta även återkommande skyldigheter att redovisa moms och lämna annan svensk momsrapportering.
Beroende på hur varuflödena är strukturerade kan den svenska momsdeklarationen bland annat omfatta:
- unionsinterna förvärv och överföringar av egna varor till Sverige,
- importmoms när företaget är betalningsskyldigt för momsen vid importen,
- försäljningar av varor i Sverige,
- unionsinterna varuförsäljningar och överföringar av egna varor från Sverige till andra EU-länder,
- export från Sverige, samt
- avdrag för svensk ingående moms på exempelvis lager-, transport- och logistikkostnader, under förutsättning att avdragsrätt föreligger.
Utöver momsdeklarationen kan företaget även behöva lämna periodiska sammanställningar för vissa transaktioner inom EU. Om tillämpliga tröskelvärden för unionsintern varuhandel överskrids kan även Intrastatrapportering bli aktuell.
För företag med återkommande varuflöden krävs därför rutiner för att regelbundet samla in och stämma av fakturor, lagerdata och transportdokumentation.
Hur ofta ska moms redovisas i Sverige?
Ett momsregistrerat företag kan vara skyldigt att lämna svensk momsdeklaration månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Vilken redovisningsperiod som gäller beror framför allt på företagets beskattningsunderlag.
Inför varje redovisningsperiod behöver transaktionerna till och från det svenska lagret identifieras, klassificeras och redovisas korrekt i momsdeklarationen.
Innebär ett lager i Sverige ett fast etableringsställe?
Att ett utländskt företag lagerhåller varor eller är momsregistrerat i Sverige innebär inte i sig att företaget har ett fast etableringsställe här.
För att ett fast etableringsställe ska anses föreligga i momshänseende krävs bland annat en tillräcklig grad av varaktighet samt en lämplig struktur av personella och tekniska resurser. Ett svenskt VAT-nummer är inte i sig tillräckligt för att ett fast etableringsställe ska anses finnas i Sverige. Frågan om momsregistrering och frågan om fast etableringsställe måste därför bedömas separat.
Bedöm momsen innan varorna skickas till Sverige
Företag som planerar att lagerhålla varor i Sverige bör fastställa momshanteringen innan den första leveransen sker.
Det behöver bland annat klarläggas varifrån varorna kommer, vem som äger dem under transporten, vem som är köpare eller importör, hur lagret används, vilka kunder företaget säljer till och vart varorna ska transporteras efter försäljningen.
En analys i förväg minskar risken för att fel VAT-nummer används, att momsregistreringen sker för sent eller att tidigare transaktioner behöver rättas i efterhand.
Hjälp med momsregistrering och löpande momsredovisning i Sverige
MomsFokus hjälper utländska företag att bedöma de svenska momskonsekvenserna av lagerhållning och gränsöverskridande varuflöden.
Vi kan bedöma om svensk momsregistrering krävs, analysera varuflöden samt hjälpa till med löpande hantering av momsdeklarationer, periodiska sammanställningar och annan svensk momsrapportering.
För företag som redan lagerhåller varor i Sverige eller planerar att etablera lager här kan vi hjälpa till både med momsregistreringen och den fortsatta svenska momsredovisningen.
