1. När behöver ett företag redovisa utgående moms?
När ett företag säljer varor eller tjänster behöver det ta ställning till om moms ska tas ut från kunden och redovisas till Skatteverket. Vid en vanlig momspliktig försäljning i Sverige är svaret ofta enkelt. Företaget fakturerar kunden med svensk moms och redovisar den utgående momsen i sin momsdeklaration. Men att ett företag har gjort en försäljning innebär inte i sig att svensk moms ska tas ut.
Momsbehandlingen beror på hur den enskilda transaktionen ser ut. Ett svenskt momsregistrerat företag kan exempelvis sälja en tjänst som ska beskattas i ett annat land, genomföra en försäljning som är undantagen från skatteplikt eller omfattas av omvänd betalningsskyldighet. Vid handel över landsgränser kan även kundens status, var en vara transporteras och vilken typ av tjänst som tillhandahålls påverka om svensk moms ska tas ut. Utgående moms kan dessutom behöva redovisas i vissa situationer där företaget är köpare, exempelvis vid omvänd betalningsskyldighet och unionsinterna förvärv.
För att bestämma hur en försäljning ska hanteras behöver företaget därför normalt ta ställning till flera frågor:
- Vad säljer företaget? Det måste fastställas vilken vara eller tjänst som faktiskt tillhandahålls och om försäljningen består av en eller flera delar.
- Ska försäljningen beskattas i Sverige? Om transaktionen ska beskattas i ett annat land ska svensk moms normalt inte tas ut enbart därför att säljaren är ett svenskt företag.
- Är försäljningen momspliktig eller undantagen från skatteplikt? Även en försäljning som sker i Sverige kan omfattas av ett undantag från skatteplikt.
- Vem ska redovisa momsen? I normalfallet är säljaren betalningsskyldig, men vid omvänd betalningsskyldighet är det i stället köparen som ska redovisa momsen.
- Vilken momssats gäller och vilket belopp ska momsen beräknas på? När svensk moms ska tas ut måste företaget fastställa både rätt momssats och rätt beskattningsunderlag.
- När ska momsen redovisas? Även om momsbehandlingen i övrigt är klar måste momsen tas upp i rätt redovisningsperiod.
Det är därför ofta inte själva beräkningen av den utgående momsen som är den svåra delen. När det väl är fastställt att exempelvis 25 procent svensk moms ska tas ut på ett visst beskattningsunderlag är beräkningen normalt enkel. Den kvalificerade frågan är att först avgöra om svensk moms ska tas ut, vilket land som har rätt att beskatta transaktionen, vem som ska redovisa momsen och vilka regler som gäller för den aktuella försäljningen.
En felaktig bedömning kan få direkta ekonomiska konsekvenser. Om ett företag fakturerar utan moms och det senare visar sig att svensk moms skulle ha tagits ut kan företaget behöva redovisa momsen i efterhand. Möjligheten att därefter ta ut motsvarande belopp från kunden beror bland annat på avtalet och omständigheterna kring försäljningen. Vid återkommande transaktioner kan samma fel dessutom ha påverkat ett stort antal fakturor och flera tidigare momsdeklarationer.
Det motsatta problemet kan uppstå om svensk moms tas ut trots att försäljningen egentligen ska beskattas i ett annat land eller omfattas av omvänd betalningsskyldighet. Företaget kan då behöva rätta både faktureringen och den tidigare momsredovisningen. Vid internationell handel kan en felaktig bedömning dessutom medföra att moms har hanterats i fel land eller att den dokumentation som krävs för den valda momsbehandlingen saknas. Fel i momsdeklarationen kan även medföra kostnadsränta och, beroende på omständigheterna, skattetillägg.
Momsbehandlingen bör därför så långt som möjligt fastställas innan faktureringen börjar, särskilt när företaget säljer till kunder i andra länder, använder flera momssatser, tillämpar omvänd betalningsskyldighet eller genomför återkommande transaktioner med samma upplägg.
2. Vad är utgående moms och hur fungerar den?
Utgående moms är den moms som ett företag ska redovisa till staten. Oftast uppkommer den när företaget säljer en momspliktig vara eller tjänst och själv är betalningsskyldigt för momsen. Men begreppet omfattar även andra situationer. Ett företag kan exempelvis behöva redovisa utgående moms på vissa inköp från utlandet, vid unionsinterna förvärv eller vid import.
2.1 Utgående moms på företagets försäljning
Vid en vanlig momspliktig försäljning i Sverige tar företaget ut moms från kunden utöver priset på varan eller tjänsten. Om ett företag exempelvis säljer en tjänst för 100 000 kronor exklusive moms och försäljningen omfattas av 25 procent moms, faktureras kunden 125 000 kronor. Av detta är 100 000 kronor ersättning för tjänsten och 25 000 kronor utgående moms.
Den utgående momsen är inte en intäkt för företaget. Företaget tar emot beloppet från kunden och redovisar det till Skatteverket genom momsdeklarationen. Hur mycket som faktiskt ska betalas till Skatteverket beror bland annat på hur stor avdragsgill ingående moms företaget har under samma redovisningsperiod.
Det är samtidigt viktigt att skilja mellan att en försäljning görs och att svensk utgående moms ska tas ut. Ett företag kan ha intäkter från försäljning utan att svensk moms ska anges på fakturan, exempelvis därför att försäljningen är undantagen från skatteplikt, ska beskattas i ett annat land eller omfattas av omvänd betalningsskyldighet.
2.2 Utgående moms kan även uppkomma utan en vanlig försäljning
Utgående moms är inte begränsad till den moms som företaget tar ut av sina kunder. I vissa situationer ska företaget i stället självt beräkna och redovisa utgående moms på ett inköp eller en annan transaktion.
Det gäller exempelvis när ett företag köper vissa tjänster från en utländsk leverantör och omfattas av omvänd betalningsskyldighet. Utgående moms ska även redovisas vid unionsinterna förvärv av varor och vid import när importmomsen ska redovisas till Skatteverket. Utgående moms kan dessutom aktualiseras vid vissa uttag ur verksamheten.
En särskild situation uppkommer när ett företag har angett moms på en faktura trots att beloppet rätteligen inte skulle ha debiterats som moms. Ett sådant belopp kan ändå behöva redovisas till staten till dess att förutsättningarna för att rätta den felaktigt debiterade momsen är uppfyllda.
Utgående moms är därför ett vidare begrepp än momsen på företagets försäljning till kunder. För att redovisningen ska bli korrekt måste företaget identifiera även de inköp och andra transaktioner som medför skyldighet att redovisa utgående moms.
2.3 Vad är skillnaden mellan utgående och ingående moms?
Utgående och ingående moms beskriver olika sidor av företagets momsredovisning. Utgående moms är den moms som företaget ska redovisa till staten. Ingående moms är den moms som belastar företagets inköp och andra förvärv och som företaget, om förutsättningarna för avdrag är uppfyllda, får dra av.
För ett företag med full avdragsrätt innebär detta normalt att den avdragsgilla ingående momsen dras av från den utgående momsen i momsdeklarationen. Om företaget exempelvis har 25 000 kronor i utgående moms och 10 000 kronor i avdragsgill ingående moms blir nettobeloppet 15 000 kronor. Om den avdragsgilla ingående momsen i stället överstiger den utgående momsen kan företaget normalt få tillbaka mellanskillnaden.
Det är dock viktigt att skilja mellan ingående moms och avdragsgill ingående moms. Att ett företag har betalat eller redovisat ingående moms innebär inte automatiskt att hela beloppet får dras av. Avdragsrätten beror bland annat på vad företaget har köpt och hur inköpet används i verksamheten. Dessa frågor behandlas närmare i vår artikel om avdrag för ingående moms.
Skillnaden mellan utgående och ingående moms är därför enkel på ett övergripande plan, men båda sidorna av momsredovisningen bygger på separata materiella bedömningar. För den utgående momsen är nästa centrala fråga om företaget över huvud taget ska ta ut svensk moms på den aktuella försäljningen.
3. Ska företaget ta ut svensk moms på försäljningen?
Att ett företag säljer en vara eller tjänst innebär inte automatiskt att svensk moms ska läggas på fakturan. Innan faktureringen sker måste företaget bland annat avgöra om försäljningen omfattas av det svenska momssystemet, om den ska beskattas i Sverige, om något undantag från skatteplikt gäller och vem som är betalningsskyldig för momsen.
Det är inte heller tillräckligt att kontrollera om företaget är momsregistrerat i Sverige. En svensk momsregistrering innebär inte att svensk moms ska tas ut på all försäljning. Ett momsregistrerat företag kan exempelvis sälja tjänster som ska beskattas i ett annat land, genomföra unionsintern försäljning av varor som under vissa förutsättningar är undantagen från skatteplikt eller göra transaktioner där köparen ska redovisa momsen genom omvänd betalningsskyldighet. Den praktiska frågan är därför inte bara om företaget bedriver momspliktig verksamhet, utan hur den enskilda försäljningen ska behandlas.
3.1 Måste alla företag ta ut moms?
De flesta företag som säljer momspliktiga varor eller tjänster i Sverige ska ta ut svensk moms på försäljningen. Det finns dock situationer där ett företag bedriver ekonomisk verksamhet och tar betalt för sina varor eller tjänster utan att svensk moms ska debiteras.
En sådan situation gäller företag med liten årsomsättning. Ett företag med säte i Sverige kan omfattas av ett särskilt undantag från skatteplikt om årsomsättningen inom landet inte överstiger 120 000 kronor under det aktuella kalenderåret och inte heller har överstigit 120 000 kronor under något av de två närmast föregående kalenderåren. När undantaget gäller ska företaget normalt inte ta ut moms på de försäljningar som omfattas av reglerna.
Undantaget är frivilligt. Ett företag som uppfyller förutsättningarna kan välja att inte använda det och i stället ansöka om att bli momsregistrerat. Valet kan bland annat få betydelse för företagets rätt att dra av ingående moms och för hur länge företaget därefter måste stå kvar i momssystemet innan undantaget kan användas igen.
Särskilda regler gäller för företag som är etablerade i andra EU-länder. Sedan 2025 finns en EU-gemensam ordning som under vissa förutsättningar gör det möjligt för mindre företag att använda ett motsvarande undantag även i en annan medlemsstat än den där företaget är etablerat. Reglerna innehåller både nationella omsättningströsklar och en gräns för företagets sammanlagda årsomsättning inom EU.
Undantaget för liten årsomsättning är dock bara en av flera anledningar till att ett företag inte ska ta ut svensk moms. Ett företag kan ha betydligt större omsättning och ändå genomföra en viss försäljning utan svensk moms, exempelvis därför att försäljningen är undantagen från skatteplikt, ska beskattas i ett annat land eller omfattas av omvänd betalningsskyldighet.
3.2 Är försäljningen momspliktig eller undantagen från moms?
Huvudregeln är att leveranser av varor och tillhandahållanden av tjänster är skattepliktiga om inget särskilt undantag gäller. När en försäljning är momspliktig och ska beskattas i Sverige ska svensk moms därför normalt tas ut, förutsatt att det är säljaren som är betalningsskyldig.
Mervärdesskattelagen innehåller samtidigt ett stort antal undantag från skatteplikt. Det gäller exempelvis viss sjukvård, vissa finansiella tjänster, vissa utbildningstjänster och vissa upplåtelser av fastigheter. Om ett undantag är tillämpligt ska säljaren normalt inte ta ut moms på den försäljning som omfattas av undantaget.
Det är viktigt att inte likställa undantag från skatteplikt med att en försäljning ska beskattas utomlands. Det är två olika frågor. En sjukvårdstjänst kan exempelvis omfattas av ett undantag trots att tjänsten tillhandahålls i Sverige. En konsulttjänst till ett företag i ett annat land kan däremot vara en momspliktig tjänst, men ändå inte beläggas med svensk moms eftersom beskattningslandet ligger utanför Sverige.
Skillnaden har praktisk betydelse. En försäljning som är undantagen från skatteplikt kan påverka företagets rätt till avdrag för ingående moms. När svensk moms inte tas ut därför att en transaktion ska beskattas i ett annat land kan avdragsrätten däremot bedömas på ett annat sätt.
Även olika undantag från skatteplikt kan få olika konsekvenser. Vid exempelvis unionsintern försäljning av varor och export kan försäljningen under vissa förutsättningar ske utan svensk moms samtidigt som avdragsrätten för inköp som hör till försäljningen består. Sådana transaktioner omfattas dessutom av särskilda krav på dokumentation och, vid unionsintern handel, rapportering.
Det är därför inte tillräckligt att konstatera att en försäljning ska ske “utan moms”. Företaget måste fastställa vilken regel som medför att svensk moms inte ska tas ut.
3.3 Ingen moms på fakturan kan ha helt olika orsaker
En faktura utan svensk moms kan alltså vara korrekt av flera helt olika skäl. Skillnaden är viktig eftersom den rättsliga grunden avgör hur fakturan ska utformas, hur transaktionen ska redovisas och vilken dokumentation företaget behöver kunna visa.
Svensk moms kan exempelvis saknas därför att försäljningen är undantagen från skatteplikt. Det kan vara fallet vid viss sjukvård eller vissa finansiella tjänster. Företaget gör då en försäljning som omfattas av momssystemet, men något undantag innebär att moms inte tas ut.
En annan situation är att försäljningen inte ska beskattas i Sverige. Ett svenskt konsultföretag som tillhandahåller en tjänst till ett företag i ett annat EU-land kan exempelvis omfattas av huvudregeln för gränsöverskridande B2B-tjänster. Svensk moms tas då normalt inte ut eftersom tjänsten beskattas i kundens land, där kunden vanligtvis redovisar momsen genom omvänd betalningsskyldighet.
Vid unionsintern försäljning av varor gäller ytterligare regler. Ett svenskt företag som säljer och transporterar varor till ett momsregistrerat företag i ett annat EU-land kan under vissa förutsättningar genomföra försäljningen utan svensk moms. Då blir bland annat köparens VAT-nummer, transporten till det andra EU-landet, dokumentationen och rapporteringen av försäljningen centrala för momsbehandlingen.
I andra fall ligger transaktionen helt utanför momssystemets tillämpningsområde. En betalning är inte automatiskt ersättning för en momspliktig försäljning bara därför att företaget erhåller pengar. Exempelvis kan vissa skadestånd eller bidrag sakna ett tillräckligt direkt samband med en motprestation för att utgöra ersättning för en beskattningsbar transaktion.
Det innebär att två fakturor där ingen svensk moms har tagits ut kan kräva helt olika hantering. Den ena transaktionen kan vara undantagen från skatteplikt, den andra beskattas i ett annat land och en tredje omfattas av omvänd betalningsskyldighet. Skillnaderna kan påverka fakturatext, momsdeklaration, periodisk sammanställning, avdragsrätt och vilken dokumentation som måste sparas.
Företaget bör därför inte utgå från hur en tidigare eller till synes liknande transaktion har fakturerats. Innan svensk moms utelämnas behöver det finnas en tydlig grund för varför försäljningen ska ske utan svensk moms och vilka övriga skyldigheter som följer av den momsbehandlingen.
Nästa steg är därför att avgöra var försäljningen ska beskattas. Det blir särskilt viktigt när kunden, varorna eller den tjänst som säljs har anknytning till ett annat land.
4. Ska försäljningen beskattas i Sverige eller i ett annat land?
När ett företag säljer över landsgränser är en av de första frågorna om svensk moms över huvud taget ska tas ut. Att säljaren är ett svenskt företag eller är momsregistrerad i Sverige innebär inte att all försäljning ska beläggas med svensk moms. På motsvarande sätt kan en försäljning till en utländsk kund i vissa situationer ändå omfattas av svenska momsregler.
Vilket land som får beskatta en transaktion bestäms genom reglerna om beskattningsland. Bedömningen ser olika ut för varor och tjänster. För varor har det bland annat betydelse var varan finns, om den transporteras och var transporten börjar och slutar. För tjänster är det ofta avgörande om kunden är en beskattningsbar person eller en privatperson, var kunden eller säljaren är etablerad och vilken typ av tjänst som tillhandahålls.
Det är samtidigt viktigt att skilja mellan var en transaktion anses äga rum och om svensk moms faktiskt ska tas ut. En varuförsäljning kan exempelvis omfattas av de svenska reglerna om beskattningsland men ändå vara undantagen från skatteplikt därför att varorna transporteras till ett företag i ett annat EU-land och villkoren för unionsintern försäljning är uppfyllda. För internationella transaktioner behöver företaget därför fastställa både beskattningslandet och vilka övriga momsregler som gäller för den aktuella försäljningen.
4.1 När företaget säljer varor i Sverige
Om en vara inte transporteras är huvudregeln att leveransen anses gjord i Sverige om varan finns här när leveransen sker. Om varan transporteras till köparen är utgångspunkten i stället att leveransen sker i Sverige om varan finns här när transporten till köparen börjar.
Vid en vanlig försäljning där ett företag tar en vara från sitt svenska lager och levererar den till en kund i Sverige innebär detta normalt att försäljningen omfattas av svensk moms, förutsatt att varan är momspliktig och inget annat undantag eller någon särskild regel är tillämplig. Bedömningen blir mer komplicerad när varuflödet sträcker sig över flera länder. Att säljaren är svensk innebär exempelvis inte att svensk moms ska tas ut om varorna säljs från ett lager i ett annat land. Om en vara transporteras mellan flera företag i en kedjetransaktion måste det dessutom avgöras till vilken försäljning transporten ska hänföras.
Särskilda regler gäller också bland annat för distansförsäljning och för varor som installeras eller monteras i ett annat land av säljaren eller för säljarens räkning. En vara som skickas från Sverige för installation hos en kund i ett annat land kan därför få en annan momsbehandling än samma vara om den endast transporteras och överlämnas till kunden.
För företag med internationella varuflöden är det därför inte tillräckligt att utgå från fakturaadressen eller vilket land säljaren är etablerad i. Det faktiska varuflödet behöver kartläggas.
4.2 När företaget säljer varor till företag i andra EU-länder
När ett företag säljer varor från Sverige till ett företag i ett annat EU-land kan försäljningen under vissa förutsättningar undantas från svensk moms som en unionsintern försäljning. En grundläggande förutsättning är att varorna faktiskt sänds eller transporteras från Sverige till ett annat EU-land. Köparen ska normalt agera som beskattningsbar person i ett annat EU-land och ha meddelat säljaren ett giltigt VAT-nummer som har utfärdats där. Säljaren ska dessutom fullgöra sin rapporteringsskyldighet i den periodiska sammanställningen eller, om korrekta uppgifter inte har lämnats, kunna förklara detta på ett tillfredsställande sätt.
Det är alltså inte tillräckligt att kunden är ett utländskt företag. Inte heller ett VAT-nummer är ensamt tillräckligt om varorna i verkligheten stannar i Sverige. Varuflödet och den rättsliga förutsättningen för undantaget måste stämma överens.
Företaget behöver också kunna styrka att varorna faktiskt har transporterats till ett annat EU-land. Vilket underlag som krävs beror bland annat på vem som arrangerar transporten och hur leveransen genomförs. Frakthandlingar, transportörsuppgifter, avtal, leveransbekräftelser och annan dokumentation kan därför få stor betydelse vid en kontroll. Säljaren bär ansvaret för att kunna visa att förutsättningarna för undantaget är uppfyllda.
Detta innebär en praktisk risk för företag som regelbundet fakturerar EU-kunder utan svensk moms. Om Skatteverket senare bedömer att förutsättningarna inte kan styrkas kan den svenska momsbehandlingen ifrågasättas trots att kunden faktiskt befinner sig i ett annat EU-land.
En kontroll av kundens VAT-nummer bör därför kombineras med rutiner för transportbevis, fakturering och periodisk sammanställning. Det är den samlade transaktionen – inte en enskild uppgift på fakturan – som avgör om försäljningen kan behandlas utan svensk moms.
4.3 När företaget exporterar varor utanför EU
När varor säljs från Sverige och transporteras till en plats utanför EU ska svensk moms normalt inte tas ut om förutsättningarna för exportundantaget är uppfyllda. Reglerna omfattar bland annat situationer där säljaren själv levererar varorna utanför EU eller där den direkta utförseln sker genom en speditör eller fraktförare.
Även här är det faktiska varuflödet avgörande. Det räcker inte att kunden har en adress utanför EU eller att fakturan är ställd till ett företag i ett tredjeland. Företaget måste kunna visa att varorna verkligen har förts ut ur EU på det sätt som krävs för att försäljningen ska behandlas som export. Utförseln kan exempelvis styrkas genom tullhandlingar, fraktsedlar, speditionshandlingar och annan dokumentation som visar att varorna har lämnat EU. Ett företag som fakturerar utan svensk moms innan exporten har dokumenterats bör därför ha rutiner för att i efterhand säkerställa att erforderliga utförselhandlingar faktiskt erhålls och sparas.
Frågan om export kan dessutom bli mer komplicerad när flera parter deltar i samma transaktionskedja eller när varorna först bearbetas, lagras eller levereras till någon annan plats innan de lämnar EU. Sådana upplägg behöver bedömas utifrån det faktiska transaktions- och varuflödet.
4.4 När företaget säljer tjänster till utländska företag
För tjänster bestäms beskattningslandet enligt andra regler än för varor. När en tjänst säljs till en beskattningsbar person som agerar i denna egenskap är huvudregeln att tjänsten ska beskattas där köparen är etablerad.
Om ett svenskt konsultbolag exempelvis tillhandahåller en konsulttjänst till ett företag som är etablerat i Tyskland ska tjänsten enligt huvudregeln beskattas i Tyskland och svensk moms ska därför inte tas ut. Köparen redovisar i sådana situationer normalt momsen i sitt land genom omvänd betalningsskyldighet.
Att kunden är registrerad som ett företag är dock inte ensamt avgörande. Säljaren behöver bedöma om kunden är en beskattningsbar person och om tjänsten köps för verksamheten. Vid försäljning inom EU är ett giltigt VAT-nummer normalt ett viktigt underlag för denna bedömning.
Om kunden har verksamhet i flera länder kan ytterligare frågor uppkomma. En tjänst kan exempelvis tillhandahållas till ett fast etableringsställe i ett annat land än det där kundens huvudkontor finns. Då kan det vara den etablering som faktiskt tar emot tjänsten som bestämmer beskattningslandet.
Det finns dessutom ett antal tjänster som inte omfattas av B2B-huvudregeln. Ett svenskt företag bör därför inte automatiskt fakturera alla utländska företagskunder utan svensk moms. Typen av tjänst måste alltid identifieras först.
4.5 När företaget säljer till privatpersoner i andra länder
Försäljning till privatpersoner och andra som inte är beskattningsbara personer följer inte samma huvudregel som försäljning mellan företag. För tjänster är huvudregeln att beskattning sker där säljaren är etablerad. Ett svenskt företag som tillhandahåller en tjänst till en privatperson i ett annat land ska därför i många fall ta ut svensk moms även om kunden befinner sig utomlands.
Det finns emellertid många särskilda regler. För vissa tjänster är det i stället kundens land, platsen där tjänsten utförs, en fastighets belägenhet eller någon annan anknytning som bestämmer beskattningslandet.
Vid försäljning av varor till privatpersoner inom EU aktualiseras i stället reglerna om unionsintern distansförsäljning när säljaren ansvarar för eller medverkar till transporten från ett EU-land till ett annat. Då kan moms behöva tas ut enligt reglerna i det land där transporten till kunden avslutas. Det innebär att två försäljningar till samma privatkund kan få olika momsbehandling beroende på om företaget säljer en vara eller en tjänst och vilken typ av tjänst det är fråga om.
4.6 Distansförsäljning och OSS
Ett svenskt företag som säljer varor via en webbshop till privatpersoner i andra EU-länder kan behöva ta ut moms enligt den momssats som gäller i kundens land. För ett företag som endast är etablerat i Sverige finns dock ett gemensamt EU-tröskelvärde på 10 000 euro för unionsintern distansförsäljning av varor tillsammans med vissa telekommunikations-, sändnings- och elektroniska tjänster till konsumenter. Om de relevanta gränsöverskridande försäljningarna ligger under tröskelvärdet kan de under vissa förutsättningar fortfarande beskattas i Sverige. När tröskelvärdet överskrids ska beskattningen i stället ske i destinationslandet från och med den försäljning som medför att gränsen passeras. Företaget kan även välja destinationsbeskattning innan tröskeln har överskridits. Ett svenskt företag som säljer varor från Sverige till privatpersoner i exempelvis Tyskland, Frankrike och Italien kan därför behöva tillämpa tysk, fransk respektive italiensk moms på försäljningen.
För att förenkla redovisningen kan företaget i många fall använda unionsordningen inom One Stop Shop, OSS. Genom OSS kan momsen på de försäljningar som omfattas av ordningen deklareras och betalas via Skatteverket i stället för att företaget registrerar sig för moms separat i varje berört EU-land.
OSS ändrar däremot inte reglerna om beskattningsland. Företaget måste fortfarande avgöra vilka transaktioner som ska beskattas i respektive land och vilken momssats som gäller där. OSS är ett sätt att redovisa den moms som redan har fastställts enligt de materiella reglerna, inte en regel som avgör var försäljningen ska beskattas.
Inte heller innebär en OSS-registrering att alla momsregistreringsskyldigheter i andra EU-länder försvinner. Ett företag som exempelvis håller eget lager i ett annat medlemsland kan ha andra transaktioner och rapporteringsskyldigheter som inte löses enbart genom OSS. Därför behöver hela varuflödet analyseras när verksamheten omfattar lager, fulfillment eller distribution från flera länder.
4.7 Vissa tjänster följer särskilda regler
Huvudreglerna för B2B- och B2C-tjänster gäller bara när tjänsten inte omfattas av någon av de särskilda bestämmelserna om beskattningsland. Mervärdesskattelagen innehåller särskilda regler för ett stort antal tjänster, bland annat fastighetstjänster, persontransporter, evenemang, restaurang- och cateringtjänster, uthyrning av transportmedel samt telekommunikations-, sändnings- och elektroniska tjänster.
En tjänst med tillräcklig anknytning till en fastighet beskattas exempelvis där fastigheten ligger. Om ett svenskt företag utför en sådan tjänst avseende en fastighet i ett annat land kan beskattningslandet därför vara det landet även om både säljaren och kunden är svenska företag. Om fastigheten ligger i Sverige är tjänsten däremot som utgångspunkt tillhandahållen här oberoende av var kunden är etablerad.
Restaurang- och cateringtjänster beskattas som huvudregel där tjänsten fysiskt utförs. En cateringtjänst som utförs i Sverige är därför normalt tillhandahållen här även om kunden är ett utländskt företag.
Även evenemang illustrerar varför huvudreglerna inte alltid räcker. Vid fysiskt tillträde till exempelvis konferenser, mässor, konserter och andra evenemang av liknande slag får platsen där evenemanget faktiskt äger rum stor betydelse. Sedan den 1 januari 2025 gäller däremot särskilda regler när deltagandet är virtuellt. För virtuellt deltagande i ett evenemang som säljs till ett företag gäller i stället B2B-huvudregeln, medan virtuella evenemang till privatpersoner beskattas där kunden är etablerad, bosatt eller stadigvarande vistas.
Samma typ av analys behövs för flera andra tjänster. Det går därför inte att avgöra beskattningslandet enbart genom att fråga var kunden finns eller var säljaren är etablerad. Vid internationell tjänsteförsäljning måste företaget först fastställa vad som faktiskt tillhandahålls och om kunden agerar som beskattningsbar person. Därefter kan det avgöras om en huvudregel eller någon särskild bestämmelse bestämmer beskattningslandet. När beskattningslandet väl har fastställts återstår nästa fråga: vem ska redovisa momsen – säljaren eller kunden?
5. Vem ska redovisa momsen – företaget eller kunden?
När beskattningslandet har fastställts återstår nästa fråga: vem är betalningsskyldig för momsen? Huvudregeln är att säljaren ska ta ut momsen från kunden och redovisa den till behörig skattemyndighet. I vissa situationer flyttas betalningsskyldigheten däremot över till köparen genom reglerna om omvänd betalningsskyldighet.
Det är därför viktigt att hålla isär två bedömningar. Reglerna om beskattningsland avgör i vilket land en transaktion ska beskattas. Reglerna om betalningsskyldighet avgör därefter vem som ska redovisa momsen. Att en tjänst ska beskattas i Sverige betyder alltså inte automatiskt att säljaren ska lägga svensk moms på fakturan.
5.1 När säljaren ska ta ut och redovisa moms
Huvudregeln är att den som säljer en momspliktig vara eller tjänst är betalningsskyldig för momsen. Om ett svenskt företag exempelvis säljer en momspliktig konsulttjänst till ett annat svenskt företag och ingen särskild regel om omvänd betalningsskyldighet är tillämplig, ska säljaren fakturera tjänsten med svensk moms och redovisa momsen i sin momsdeklaration.
Säljaren ansvarar då för att rätt momssats används, att momsen beräknas på rätt beskattningsunderlag och att fakturan innehåller de uppgifter som krävs. Det är också säljaren som ska redovisa momsen till Skatteverket även om kunden ännu inte har betalat fakturan, om redovisningsreglerna medför att momsen ska tas upp innan betalningen har kommit in.
Det innebär att ett fel i faktureringen kan få en direkt ekonomisk konsekvens för säljaren. Om företaget fakturerar utan moms och det senare visar sig att svensk moms skulle ha tagits ut kan företaget bli skyldigt att redovisa momsen i efterhand. Om samma behandling har använts för ett stort antal försäljningar kan felet snabbt få betydande ekonomisk omfattning. Huvudregeln gäller dock bara så länge ingen särskild bestämmelse flyttar betalningsskyldigheten till köparen.
5.2 När kunden ska redovisa momsen genom omvänd betalningsskyldighet
Vid omvänd betalningsskyldighet är det köparen i stället för säljaren som ska beräkna och redovisa momsen. Säljaren fakturerar då utan den moms som köparen är skyldig att redovisa och anger att omvänd betalningsskyldighet gäller.
För köparen innebär detta att momsen normalt beräknas på värdet av det aktuella inköpet och redovisas som utgående moms i momsdeklarationen. Om inköpet används i en verksamhet som medför avdragsrätt kan köparen samtidigt ha rätt att redovisa motsvarande belopp som ingående moms. För ett företag med full avdragsrätt blir effekten därför ofta neutral, medan ett företag som saknar eller endast har begränsad avdragsrätt kan få en faktisk momskostnad.
Det är viktigt att inte uppfatta omvänd betalningsskyldighet som att transaktionen är undantagen från skatteplikt. Transaktionen kan vara fullt momspliktig även om säljaren inte anger något momsbelopp på fakturan. Skillnaden är vem som är skyldig att redovisa momsen.
Det betyder också att säljaren måste ha stöd för att omvänd betalningsskyldighet verkligen är tillämplig innan fakturan utfärdas utan moms. Om reglerna används felaktigt kan säljaren senare bli skyldig att redovisa den moms som borde ha tagits ut från kunden.
5.3 Omvänd betalningsskyldighet vid internationella tjänster
Omvänd betalningsskyldighet har stor praktisk betydelse vid gränsöverskridande tjänsteförsäljning. När ett svenskt företag säljer en tjänst som omfattas av B2B-huvudregeln till ett företag i ett annat EU-land ska tjänsten normalt beskattas där kunden är etablerad. Det svenska företaget tar då normalt inte ut svensk moms. I stället redovisar kunden momsen i sitt land genom omvänd betalningsskyldighet.
Om ett svenskt konsultföretag exempelvis säljer en vanlig rådgivningstjänst till ett tyskt företag som agerar som beskattningsbar person ska tjänsten enligt huvudregeln beskattas i Tyskland. Den svenska säljaren fakturerar normalt utan svensk moms och den tyska kunden redovisar den tyska momsen enligt reglerna om omvänd betalningsskyldighet.
Det är dock inte tillräckligt att kunden uppger ett VAT-nummer. Säljaren behöver först fastställa att kunden agerar som beskattningsbar person och att den aktuella tjänsten faktiskt omfattas av B2B-huvudregeln. Om kunden har etableringar i flera länder kan det dessutom behöva avgöras vilken etablering tjänsten tillhandahålls till.
Ett VAT-nummer förändrar inte heller beskattningslandsreglerna för tjänster som omfattas av särskilda bestämmelser. Fastighetstjänster, persontransporter, tillträde till vissa evenemang, restaurang- och cateringtjänster och korttidsuthyrning av transportmedel är exempel på tjänster där andra regler kan bestämma beskattningslandet. En säljare kan därför inte använda principen “utländskt VAT-nummer = faktura utan svensk moms” som generell faktureringsregel.
Vid försäljning av tjänster till företag utanför EU kan svensk moms på motsvarande sätt saknas när tjänsten enligt B2B-huvudregeln ska beskattas där kunden är etablerad. Hur momsen eller en motsvarande konsumtionsskatt därefter ska hanteras i kundlandet avgörs däremot av reglerna där. Det går därför inte att generellt utgå från att ett system motsvarande den omvända betalningsskyldigheten inom EU gäller i alla länder utanför EU. Den internationella bedömningen behöver alltså göras i rätt ordning: först identifieras tjänsten och kundens status, därefter fastställs beskattningslandet och först därefter avgörs vem som ska redovisa momsen.
5.4 När omvänd betalningsskyldighet gäller i Sverige
Omvänd betalningsskyldighet förekommer även vid transaktioner mellan företag i Sverige. Reglerna gäller då vissa särskilt angivna varor och tjänster och får inte användas enbart därför att både säljaren och köparen är momsregistrerade.
Ett viktigt område är byggsektorn. För vissa byggtjänster är köparen betalningsskyldig om köparen är en beskattningsbar person som i sin ekonomiska verksamhet mer än tillfälligt tillhandahåller sådana byggtjänster, eller i vissa fall köper tjänsten för att sälja den vidare till en sådan aktör. Reglerna omfattar bland annat vissa mark-, bygg- och anläggningsarbeten, bygginstallationer, slutbehandling av byggnader, byggstädning och tillhandahållande av personal för sådana arbeten.
Det innebär att det inte räcker att konstatera att en tjänst har anknytning till byggbranschen. Både den tjänst som säljs och köparens verksamhet måste omfattas av förutsättningarna för omvänd betalningsskyldighet.
Svenska regler om omvänd betalningsskyldighet finns även på andra områden. De omfattar under särskilda förutsättningar bland annat handel med visst metallavfall och skrot, vissa leveranser av guld och överlåtelser av utsläppsrätter. För mobiltelefoner, integrerade kretsanordningar, spelkonsoler, pekdatorer och bärbara datorer finns också regler om omvänd betalningsskyldighet när de särskilda villkoren är uppfyllda, bland annat ett krav på att beskattningsunderlaget för de berörda varorna i fakturan sammantaget överstiger 100 000 kronor.
Omvänd betalningsskyldighet kan dessutom bli aktuell när en utländsk beskattningsbar person som inte är etablerad i Sverige genomför vissa försäljningar som ska beskattas här. Vilken part som ska redovisa momsen beror då bland annat på vilken typ av vara eller tjänst som säljs, köparens status och om säljaren har en etablering i Sverige som medverkar i transaktionen.
Reglerna om omvänd betalningsskyldighet är därför inte en generell B2B-regel. De gäller bara när förutsättningarna för den aktuella bestämmelsen är uppfyllda. För ett företag som återkommande genomför transaktioner inom något av dessa områden bör betalningsskyldigheten därför fastställas innan faktureringsrutinen bestäms.
Den centrala ordningen är densamma oavsett om transaktionen är svensk eller internationell: först avgörs var transaktionen ska beskattas, därefter vem som är betalningsskyldig för momsen. När det står klart att säljaren ska ta ut svensk moms blir nästa fråga hur stor moms som ska debiteras.
6. Hur mycket moms ska företaget ta ut?
När det står klart att en försäljning ska beläggas med svensk moms och att säljaren är betalningsskyldig återstår nästa fråga: vilken momssats ska användas? Sverige har tre momssatser: 25, 12 och 6 procent. Huvudregeln är 25 procent. De lägre skattesatserna gäller endast för särskilt angivna varor och tjänster. Det innebär att företaget först måste fastställa vad det faktiskt säljer innan rätt momssats kan bestämmas.
För många verksamheter är detta enkelt eftersom all försäljning omfattas av samma momssats. Bedömningen blir mer komplicerad när företaget säljer produkter som ligger nära gränsen mellan olika kategorier, när samma verksamhet omfattar flera momssatser eller när flera varor och tjänster säljs tillsammans som ett paket.
6.1 Huvudregeln är 25 procent
Normalskattesatsen i Sverige är 25 procent. Den gäller för momspliktiga varor och tjänster om det inte finns en särskild bestämmelse som medför att försäljningen omfattas av 12 eller 6 procent. Det innebär att 25 procent gäller för en stor del av den vanliga företagsförsäljningen, exempelvis konsulttjänster, juridisk och ekonomisk rådgivning, IT-tjänster och de flesta varor som inte uttryckligen omfattas av en reducerad skattesats.
Det är alltså inte företaget självt som kan välja vilken momssats som bäst passar en viss produkt eller affärsmodell. För att använda en reducerad momssats måste den aktuella varan eller tjänsten omfattas av de regler som ger rätt till den lägre skattesatsen.
Bedömningen måste göras utifrån vad företaget faktiskt tillhandahåller. Hur produkten beskrivs i marknadsföringen eller på fakturan är relevant, men är inte i sig avgörande för den momsrättsliga klassificeringen.
6.2 När gäller 12 eller 6 procent?
De reducerade momssatserna gäller för vissa särskilt reglerade varor och tjänster. Tolv procent gäller bland annat för hotell- och liknande rumsuthyrning samt restaurang- och cateringtjänster. Sex procent gäller bland annat för persontransporter, många böcker och andra publikationer, vissa kulturella och idrottsliga tillhandahållanden samt, sedan den 1 april 2026, livsmedel. Den sänkta momsen på livsmedel är enligt nuvarande lagstiftning tillfällig och gäller till och med den 31 december 2027.
Gränsen mellan olika momssatser kan få stor praktisk betydelse. Ett aktuellt exempel är försäljning av mat. Sedan den 1 april 2026 beskattas livsmedel normalt med 6 procent, medan restaurang- och cateringtjänster fortfarande omfattas av 12 procent. En restaurang kan därför behöva använda olika momssatser beroende på hur maten säljs. Mat som serveras som en restaurangtjänst omfattas normalt av 12 procent, medan mat som kunden köper för avhämtning normalt behandlas som försäljning av livsmedel och omfattas av 6 procent. För exempelvis spritdrycker, vin och starköl gäller andra regler.
Skillnaden visar varför det inte alltid räcker att identifiera själva produkten. Företaget måste också avgöra vilket tillhandahållande kunden faktiskt köper. Samma typ av mat kan få olika momsbehandling beroende på om försäljningen består av en livsmedelsleverans eller en restaurangtjänst.
Liknande klassificeringsfrågor uppkommer inom andra områden där verksamheten ligger nära gränsen mellan två momssatser eller mellan skattepliktig och undantagen verksamhet. Vid återkommande försäljning kan även en till synes liten skillnad i momssats få stor ekonomisk betydelse.
6.3 När flera varor eller tjänster säljs tillsammans
Bedömningen blir mer kvalificerad när kunden betalar ett gemensamt pris för flera varor eller tjänster som var för sig skulle kunna omfattas av olika momsregler. Utgångspunkten är att varje vara eller tjänst ska behandlas som ett självständigt tillhandahållande. Det innebär dock inte att ett paket alltid ska delas upp i sina enskilda beståndsdelar. Om flera delar ur ett ekonomiskt perspektiv utgör ett enda tillhandahållande får transaktionen inte delas upp på ett konstlat sätt enbart för momsändamål.
Bedömningen sker därför utifrån transaktionens verkliga innehåll och hur de olika delarna förhåller sig till varandra. Om en del är det huvudsakliga tillhandahållandet och en annan del endast är ett medel för kunden att på bästa sätt använda det huvudsakliga tillhandahållandet kan den senare delen vara underordnad. Den följer då normalt momsbehandlingen för det huvudsakliga tillhandahållandet.
Ett enda tillhandahållande kan också föreligga när flera delar har ett så nära samband att de objektivt sett utgör ett enda odelbart ekonomiskt tillhandahållande och det skulle vara konstlat att behandla dem separat. Bedömningen görs utifrån transaktionens objektiva karaktär och vad kunden faktiskt efterfrågar.
Om de olika delarna däremot har självständig betydelse för kunden ska de normalt behandlas separat. Om olika momssatser gäller och kunden betalar ett gemensamt pris kan beskattningsunderlaget då behöva fördelas mellan de olika delarna efter skälig grund.
Frågan kan uppkomma i många typer av affärsupplägg. Ett abonnemang kan exempelvis innehålla flera tjänster, ett evenemang kan kombineras med mat eller andra prestationer och en vara kan säljas tillsammans med installation, utbildning eller löpande support. Hotell- och restaurangverksamhet kan på motsvarande sätt innehålla flera olika delar som inte nödvändigtvis behandlas på samma sätt i momshänseende.
Det går därför inte att automatiskt använda en enda momssats för hela paketet bara därför att kunden får en faktura och betalar ett totalpris. Företaget måste först avgöra om det momsrättsligt är fråga om ett enda tillhandahållande eller flera separata tillhandahållanden.
6.4 Fel momssats kan bli företagets kostnad
En felaktig momssats påverkar inte bara momsdeklarationen. Den kan också påverka företagets intäkt och marginal på den underliggande affären. Konsekvensen beror bland annat på vilken ersättning säljaren faktiskt har rätt till enligt avtalet och om priset kan justeras gentemot kunden när felet upptäcks.
Anta att ett företag har avtalat om ett pris på 100 000 kronor exklusive moms och bedömer att försäljningen omfattas av 12 procent moms. Kunden faktureras därför 100 000 kronor plus 12 000 kronor moms. Om det senare visar sig att försäljningen rätteligen skulle ha beskattats med 25 procent uppgår den korrekta momsen till 25 000 kronor. Skillnaden jämfört med det momsbelopp som redan har debiterats är då 13 000 kronor.
Om avtalet innebär att säljaren har rätt till 100 000 kronor exklusive korrekt moms kan det finnas möjlighet att efterdebitera kunden med den ytterligare momsen. Om säljaren också civilrättsligt kan kräva kunden på de ytterligare 13 000 kronorna beror bland annat på avtalsvillkoren och omständigheterna kring försäljningen. Den momsrättsliga skyldigheten att redovisa rätt moms och den civilrättsliga möjligheten att föra kostnaden vidare till kunden är alltså två olika frågor.
Situationen blir mer kostsam om säljaren inte har rätt att höja den totala ersättningen. Om de 112 000 kronor som redan har fakturerats är det högsta belopp som företaget har rätt till ska den korrekta momsen i stället räknas fram ur denna ersättning. Vid 25 procent moms motsvarar 112 000 kronor inklusive moms ett beskattningsunderlag på 89 600 kronor och utgående moms på 22 400 kronor. En del av det belopp som företaget ursprungligen räknade med som intäkt måste då i stället behandlas som moms.
Detta visar varför en felaktig momssats kan få större ekonomiska konsekvenser än vad skillnaden mellan två procentsatser först antyder. Om priset inte kan höjas mot kunden påverkas företagets nettomarginal direkt, samtidigt som den korrekta momsen ändå måste redovisas enligt momsreglerna.
Risken blir särskilt stor när samma felaktiga momssats har använts under en längre period eller på ett stort antal transaktioner. Ett fel på några procentenheter på en enskild faktura kan då utvecklas till ett betydande belopp när hela försäljningen granskas. Företaget kan dessutom behöva rätta tidigare fakturor och momsdeklarationer.
Det motsatta problemet uppkommer om företaget använder en för hög momssats. Moms som anges på en faktura med ett högre belopp än vad som rätteligen ska tas ut kan behöva redovisas som felaktigt debiterad moms till dess att felet har rättats på det sätt som momsreglerna kräver.
För verksamheter med stora avtal, höga transaktionsvärden eller återkommande försäljning bör momssatsen därför fastställas innan faktureringen börjar. Det är betydligt enklare att bestämma rätt momsbehandling när ett nytt erbjudande eller avtal utformas än att försöka korrigera pris, fakturor och momsdeklarationer efter att försäljningen redan har genomförts. När rätt momssats har fastställts återstår nästa fråga: vilket belopp ska momsen beräknas på?
7. Vilket belopp ska företaget beräkna momsen på?
Det belopp som momsen beräknas på kallas beskattningsunderlaget. Vid en vanlig försäljning av en vara eller tjänst utgår beskattningsunderlaget normalt från den ersättning som säljaren får eller ska få för försäljningen, exklusive själva momsen.
Det innebär dock inte att beskattningsunderlaget alltid är identiskt med det pris som företaget benämner som varans eller tjänstens pris. Frakt, avgifter och andra kostnader som tas ut av kunden kan behöva räknas in. Rabatter och efterföljande prisjusteringar kan i stället minska beskattningsunderlaget. Om kunden senare inte kan betala kan även reglerna om kundförlust bli aktuella.
För företag med komplicerade prismodeller, bonusavtal, stora efterhandsrabatter eller återkommande tilläggsdebiteringar kan därför frågan om beskattningsunderlaget få betydande ekonomisk effekt. Det räcker inte att använda rätt momssats om momsen beräknas på fel belopp.
7.1 Försäljningspriset är utgångspunkten
Vid en vanlig försäljning är utgångspunkten den ersättning som säljaren får eller ska få från kunden. Om ett företag säljer en tjänst för 100 000 kronor exklusive moms och tjänsten omfattas av 25 procent moms är beskattningsunderlaget 100 000 kronor och den utgående momsen 25 000 kronor.
I beskattningsunderlaget ska även vissa andra belopp som kunden betalar med anledning av försäljningen ingå. Skatter och avgifter som hör till transaktionen ingår normalt, med undantag för själva mervärdesskatten. Detsamma gäller bikostnader som exempelvis provision, emballage, transport och försäkring när säljaren tar ut dessa kostnader från kunden.
Det innebär att ett företag normalt inte kan minska beskattningsunderlaget genom att dela upp ersättningen på flera fakturarader. Om en vara säljs för 100 000 kronor och säljaren därutöver tar 5 000 kronor för den transport som ingår i leveransen kan även transportkostnaden ingå i beskattningsunderlaget. Att beloppen anges separat på fakturan förändrar inte i sig momsbehandlingen. Det avgörande är alltså inte hur ersättningen benämns, utan vad kunden faktiskt betalar för och vilket samband de olika beloppen har med försäljningen.
Det finns samtidigt situationer där beskattningsunderlaget inte bestäms enbart utifrån den faktiska ersättningen. Särskilda regler gäller exempelvis vid vissa uttag, överföringar av egna varor och vissa transaktioner mellan närstående parter. För en vanlig försäljning mellan oberoende parter är ersättningen däremot den normala utgångspunkten.
7.2 Ska frakt och andra avgifter ingå?
Frakt är ett vanligt exempel på en kostnad som företag debiterar utöver det angivna priset för en vara. När säljaren ansvarar för transporten och tar ut transportkostnaden från kunden är frakten normalt en bikostnad som ingår i beskattningsunderlaget.
Samma princip kan gälla andra kostnader som har ett direkt samband med försäljningen. Det kan exempelvis vara emballage, försäkring, administrativa avgifter eller andra tillägg som säljaren tar ut för att genomföra leveransen eller tillhandahållandet.
Det går därför inte generellt att undvika moms på en kostnad genom att kalla den exempelvis “administrationsavgift”, “frakt”, “reseersättning” eller “kostnadsersättning”. Om beloppet i realiteten ersätter en kostnad som säljaren har för att genomföra sitt eget tillhandahållande är det normalt en del av den ersättning som ska beaktas vid momsberäkningen.
En konsult som behöver resa för att genomföra ett kunduppdrag kan exempelvis ha avtalat att kunden ska ersätta kostnader för flyg och hotell. Om resan är konsultens egen kostnad för att kunna utföra tjänsten blir kundens ersättning för resekostnaden normalt en del av ersättningen för tillhandahållandet. Det förhållandet att konsulten debiterar kunden exakt samma belopp som hotellet eller flygbolaget har debiterat innebär inte i sig att kostnaden faller utanför momsberäkningen.
Detta måste skiljas från ett utlägg för kundens räkning. Ett verkligt utlägg kan föreligga när kunden själv är betalningsskyldig gentemot den ursprungliga leverantören och säljaren endast betalar beloppet för kundens räkning. För att ett belopp ska behandlas på detta sätt krävs bland annat att det verkligen är kundens kostnad, att något vinstpålägg inte görs och att beloppet hanteras som ett utlägg i redovisningen.
Skillnaden mellan vidarefakturering och utlägg kan få direkt betydelse för momsen. En egen kostnad som säljaren för vidare till kunden är normalt en del av säljarens beskattningsbara transaktion. Ett verkligt utlägg är däremot inte ersättning för säljarens egen vara eller tjänst och ingår därför inte på samma sätt i beskattningsunderlaget. För företag som regelbundet vidarefakturerar transport, resor, myndighetsavgifter eller andra externa kostnader är det därför viktigt att fastställa vems kostnad det faktiskt är och inte enbart hur posten har benämnts på fakturan.
7.3 Hur påverkar rabatter, bonusar och prisjusteringar momsen?
Rabatter påverkar beskattningsunderlaget eftersom momsen ska beräknas på den ersättning som säljaren faktiskt har rätt till. Om en rabatt lämnas redan när varan eller tjänsten säljs ska beskattningsunderlaget normalt bestämmas efter rabatten. Om en vara exempelvis har ett ordinarie pris på 100 000 kronor men kunden vid försäljningen får 10 000 kronor i rabatt är utgångspunkten ett beskattningsunderlag på 90 000 kronor, inte 100 000 kronor.
Även prisnedsättningar som görs efter försäljningen kan påverka beskattningsunderlaget. Det kan exempelvis handla om en mängdrabatt som beräknas i efterhand, en bonus som grundas på kundens inköp under året, kompensation för brister i en leverans eller en retroaktiv prisjustering enligt ett avtal.
När en efterföljande prisnedsättning innebär att den ersättning som säljaren slutligen ska behålla minskar, ska beskattningsunderlaget som utgångspunkt också minskas. Den tidigare redovisade utgående momsen kan då behöva korrigeras i motsvarande omfattning. Det finns samtidigt en möjlighet för parterna att avtala att vissa prisnedsättningar som lämnas i efterhand inte ska minska beskattningsunderlaget.
Vid efterhandsrabatter och bonusmodeller är det därför viktigt att analysera vad betalningen eller krediteringen faktiskt avser. Alla ekonomiska ersättningar till en kund är inte automatiskt en rabatt i momshänseende. Det måste finnas ett tillräckligt samband mellan prisnedsättningen och den tidigare försäljningen.
Detta får särskild betydelse i B2B-avtal där priset kan justeras efter årets slut. Företag kan exempelvis använda volymbonusar, omsättningsrabatter, retroaktiva prislistor eller transfer pricing-justeringar. Den redovisningsmässiga beteckningen på en betalning avgör inte ensam om den ska förändra beskattningsunderlaget för moms. Det behöver bedömas om justeringen faktiskt ändrar ersättningen för identifierbara tidigare transaktioner.
När beskattningsunderlaget ska ändras i efterhand aktualiseras också reglerna om hur rättelsen ska dokumenteras och i vilken redovisningsperiod den utgående momsen ska ändras. Dessa frågor behandlas närmare i avsnitten om redovisningstidpunkt och rättelse av felaktig moms.
7.4 Vad händer vid kundförlust?
En annan situation uppkommer när företaget har genomfört försäljningen och redovisat utgående moms men kunden därefter inte betalar fakturan. Företaget behöver då skilja mellan en förfallen eller osäker fordran och en konstaterad kundförlust. Att fakturans förfallodag har passerat innebär inte i sig att företaget får minska beskattningsunderlaget och den tidigare redovisade utgående momsen.
För att beskattningsunderlaget ska få sättas ned på grund av kundförlust måste säljaren kunna göra sannolikt att betalning inte kommer att erhållas. Bedömningen görs för den enskilda kundfordran. Det kan exempelvis finnas stöd för en konstaterad kundförlust när kunden har försatts i konkurs eller när resultatlösa indrivningsåtgärder visar att kunden saknar tillgångar för att betala skulden.
En allmän risk att kunden kan få betalningsproblem är däremot inte tillräcklig. Företaget kan inte heller generellt skriva ned en viss procent av samtliga förfallna kundfordringar och samtidigt minska den utgående momsen. Förutsättningarna måste bedömas utifrån den specifika fordran.
En tvist med kunden innebär inte heller automatiskt att det finns en kundförlust. Om kunden exempelvis vägrar betala därför att parterna är oense om kvaliteten på tjänsten eller vilket pris som avtalats kan frågan i stället röra en prisnedsättning, avtalsfråga eller tvistig fordran. Det är inte samma sak som att kunden saknar förmåga att betala.
När en kundförlust väl är konstaterad får säljaren minska beskattningsunderlaget med förlusten och korrigera den tidigare redovisade utgående momsen i motsvarande omfattning. Till skillnad från en vanlig prisnedsättning krävs inte att säljaren utfärdar en ändringsfaktura enbart för att kunna göra momsjusteringen på grund av kundförlust.
Om kunden senare ändå betalar hela eller delar av den fordran som tidigare behandlats som en kundförlust måste momsen på den erhållna betalningen redovisas på nytt. Reglerna har därför en viktig likviditetsfunktion. Ett företag ska inte slutligt behöva bära utgående moms på en ersättning som det faktiskt inte får, men det är först när förlusten uppfyller kraven för en kundförlust som den tidigare redovisade momsen får minskas.
För företag med större kundfordringar är det därför viktigt att momshanteringen följer den faktiska utvecklingen av fordran. Sen betalning, kommersiell tvist, prisnedsättning och kundförlust är olika situationer och kan få olika momskonsekvenser. När beskattningsunderlaget väl har fastställts återstår nästa fråga: i vilken period ska den utgående momsen redovisas till Skatteverket?
8. När ska företaget redovisa momsen till Skatteverket?
Att företaget ska ta ut svensk moms innebär inte att momsen kan redovisas i valfri momsperiod. Utgående moms ska tas upp i den redovisningsperiod som följer av företagets redovisningsmetod och de särskilda regler som gäller för den aktuella transaktionen.
För de flesta bokföringsskyldiga företag sker momsredovisningen enligt faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden. Skillnaden mellan metoderna kan få stor praktisk betydelse. Ett företag som använder faktureringsmetoden kan exempelvis behöva redovisa och betala utgående moms till Skatteverket innan kunden har betalat fakturan. Vid bokslutsmetoden skjuts redovisningen normalt upp till betalningstidpunkten under det löpande året.
Det finns samtidigt transaktioner där särskilda redovisningsregler har företräde framför den vanliga redovisningsmetoden. Det gäller bland annat förskottsbetalningar, unionsintern handel, import och vissa bygg- och anläggningstjänster. Företaget behöver därför först identifiera vilken redovisningsregel som gäller för transaktionen och därefter avgöra vilken momsperiod som är rätt.
8.1 Faktureringsmetoden
Faktureringsmetoden är huvudregeln för bokföringsskyldiga företag som inte använder bokslutsmetoden. Redovisningen av utgående moms är kopplad till företagets bokföring och god redovisningssed.
Det innebär att momsen som utgångspunkt ska redovisas för den period då försäljningen har bokförts eller borde ha bokförts enligt god redovisningssed. Det är därför för förenklat att säga att fakturadatumet alltid ensamt avgör när momsen ska redovisas.
I praktiken kan redovisningen enligt faktureringsmetoden ske enligt olika principer som följer av god redovisningssed. En vanlig utgångspunkt är att försäljningen och momsen redovisas i den period då fakturan utfärdas. Under vissa förutsättningar kan företaget i stället hänföra försäljningen till den period då varan levererades eller tjänsten tillhandahölls. Den metod som används måste tillämpas konsekvent och redovisningen måste kunna stämmas av mot bokföringen.
Anta exempelvis att ett företag utför och fakturerar en momspliktig konsulttjänst i september med 30 dagars betalningsvillkor. Om den utgående momsen enligt företagets redovisningsprincip ska tas upp i september påverkas inte detta av att kunden betalar först i oktober. Företaget kan alltså behöva redovisa momsen innan betalningen har kommit in.
Detta får särskild betydelse vid stora fakturor, långa betalningsvillkor och projekt där betydande belopp faktureras långt innan kunden betalar. Momsen är då inte bara en redovisningsfråga utan också en likviditetsfråga.
Fakturadatumet ska samtidigt inte användas mekaniskt. Om fakturering sker sent, fakturor utfärdas kring ett periodskifte eller företagets bokföring inte följer den princip som normalt används behöver rätt redovisningsperiod bedömas utifrån reglerna om god redovisningssed och den faktiska transaktionen.
8.2 Bokslutsmetoden
Bokslutsmetoden innebär att utgående moms under det löpande beskattningsåret normalt redovisas när företaget får betalt. Metoden används framför allt av mindre företag och får som huvudregel användas när företagets sammanlagda årliga omsättning i Sverige normalt uppgår till högst 3 miljoner kronor. Om ett företag som använder bokslutsmetoden utfärdar en faktura i september men kunden betalar den i oktober ska den utgående momsen därför normalt redovisas i oktober.
Det innebär att bokslutsmetoden i många fall minskar den likviditetspåverkan som uppkommer när kunder har längre betalningstider. Företaget behöver normalt inte betala in momsen på en obetald kundfaktura under det löpande året.
Vid beskattningsårets slut gäller dock en viktig regel. Utgående moms på samtliga kundfordringar som fortfarande är obetalda ska tas upp i den momsredovisning som avser beskattningsårets sista redovisningsperiod. När kunden senare betalar fakturan ska samma moms naturligtvis inte redovisas en gång till. Bokslutsmetoden förändrar alltså när momsen redovisas, inte om försäljningen är momspliktig eller hur stor momsen är.
Företaget kan inte heller utgå från att bokslutsmetoden styr alla transaktioner. För vissa typer av handel finns särskilda redovisningsregler som har företräde även för företag som i övrigt använder bokslutsmetoden.
8.3 Vad gäller vid förskott och delbetalningar?
Förskott och a conto-betalningar behandlas särskilt. Om kunden betalar hela eller delar av ersättningen innan varan har levererats eller tjänsten har tillhandahållits kan utgående moms behöva redovisas redan när betalningen tas emot.
Det gäller oavsett om företaget normalt använder faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden. En förskottsfaktura medför däremot inte i sig att moms ska redovisas redan när fakturan skickas. Det är betalningen som är central för förskottsregeln.
Anta exempelvis att ett företag ska leverera en momspliktig maskin för 500 000 kronor och enligt avtalet får ett förskott på 100 000 kronor innan leveransen. Om förutsättningarna för förskottsbeskattning är uppfyllda ska momsen hänförlig till förskottet normalt redovisas när betalningen tas emot. Resterande moms redovisas senare enligt de regler som gäller för återstoden av försäljningen.
För att betalningen ska utlösa moms som ett förskott måste den kommande transaktionen vara tillräckligt bestämd när betalningen tas emot. Det måste bland annat gå att identifiera vilken vara eller tjänst betalningen avser och de omständigheter som behövs för att avgöra momsbehandlingen. En betalning som endast utgör en allmän deposition eller ett belopp som ännu inte kan kopplas till en tillräckligt bestämd momspliktig transaktion ska därför inte automatiskt behandlas som ett momspliktigt förskott.
Det finns dessutom särskilda regler för vissa transaktioner som kan ha företräde framför den vanliga förskottsregeln. Företag med större projekt eller återkommande a conto-fakturering bör därför inte utgå från att alla delbetalningar behandlas på samma sätt.
8.4 Vad händer vid kreditnota eller prisändring?
En försäljning kan förändras efter att den ursprungliga fakturan har utfärdats och den utgående momsen redan har redovisats. Kunden kan exempelvis få en efterhandsrabatt, priset kan sänkas på grund av en brist i leveransen eller parterna kan enligt avtalet göra en retroaktiv prisjustering.
Om förändringen innebär att beskattningsunderlaget minskar kan även den tidigare redovisade utgående momsen behöva minskas. Normalt dokumenteras ändringen genom en ändringsfaktura, exempelvis en kreditnota, som tydligt hänvisar till den ursprungliga fakturan.
För ett företag som använder faktureringsmetoden redovisas minskningen normalt i den period då ändringsfakturan enligt god redovisningssed har bokförts eller borde ha bokförts. Företaget går alltså normalt inte tillbaka och ändrar den ursprungliga momsdeklarationen enbart därför att parterna senare har kommit överens om en prisnedsättning.
Vid bokslutsmetoden knyts redovisningen av ändringen under det löpande året i stället normalt till när beloppet återbetalas eller på annat sätt regleras med kunden. Särskilda regler gäller vid beskattningsårets slut.
Det är viktigt att skilja en senare prisändring från ett fel som fanns redan i den ursprungliga fakturan eller momsdeklarationen. Om företaget exempelvis redan från början använde fel momssats eller felaktigt tog ut svensk moms på en transaktion kan det vara fråga om en rättelse av ett tidigare fel. Den situationen behandlas närmare i avsnittet om felaktigt debiterad moms och rättelser.
Kreditnotor och prisjusteringar bör därför kunna följas från det ursprungliga avtalet och fakturan till ändringsfakturan, bokföringen och momsdeklarationen. Detta är särskilt viktigt för företag med stora bonusprogram, retroaktiva prisjusteringar eller många kundkrediteringar.
8.5 När gäller särskilda redovisningsregler?
Faktureringsmetoden och bokslutsmetoden är huvudregler, men mervärdesskattelagen innehåller ett antal särskilda regler som bestämmer redovisningstidpunkten för vissa transaktioner. Ett viktigt exempel är unionsinterna förvärv av varor. När ett företag köper varor från ett annat EU-land och gör ett unionsinternt förvärv i Sverige ska den utgående momsen som huvudregel redovisas i den period då leverantören har utfärdat fakturan. Momsen ska dock senast redovisas för den period som omfattar den femtonde dagen i månaden efter den månad då förvärvet skedde. Denna regel gäller oberoende av företagets vanliga fakturerings- eller bokslutsmetod.
Särskilda regler gäller även för unionsintern försäljning av varor och för vissa gränsöverskridande tjänster som ska tas upp i periodisk sammanställning. Redovisningen behöver då samordnas med de tidsregler som gäller för den internationella transaktionen och rapporteringen.
Vid import gäller ytterligare en särskild regel. När en momsregistrerad beskattningsbar person ska redovisa importmomsen till Skatteverket ska den utgående importmomsen normalt tas upp för den redovisningsperiod då Tullverket har ställt ut tullräkningen eller tullkvittot. Tidpunkten styrs alltså inte av när den utländska leverantörens faktura har betalats eller av företagets vanliga redovisningsmetod.
För vissa bygg- och anläggningstjänster finns också särskilda regler för företag som normalt använder faktureringsmetoden. Utgående moms redovisas då enligt särskilda tidsregler kopplade bland annat till fakturering och betalning. Om varken fakturering eller betalning har skett finns dessutom en yttersta tidpunkt för när momsen på en utförd tjänst måste redovisas. Företag som använder bokslutsmetoden följer däremot i detta avseende de vanliga reglerna för bokslutsmetoden.
Det finns även andra specialregler. Företaget bör därför inte utgå från att den normala redovisningsmetoden alltid avgör periodiseringen när verksamheten innehåller internationell handel, byggverksamhet eller andra särskilt reglerade transaktioner.
Att använda rätt momsperiod är viktigt även när själva momsbeloppet är korrekt. Om utgående moms tas upp för sent kan företaget behöva rätta tidigare momsdeklarationer och kostnadsränta kan uppkomma. En felaktig periodisering kan dessutom återkomma systematiskt om företagets fakturerings- eller redovisningsrutiner bygger på en felaktig princip.
För företag med stora fakturabelopp är redovisningstidpunkten också en konkret likviditetsfråga. Ett företag kan behöva redovisa och betala momsen till Skatteverket innan kunden har betalat fakturan. Redovisningsmetod, betalningsvillkor och faktureringsrutiner bör därför beaktas redan när större avtal och projekt struktureras. När rätt redovisningsperiod har fastställts återstår ytterligare en praktisk fråga: vad måste framgå av fakturan och vilken dokumentation behöver företaget för att kunna styrka momsbehandlingen?
9. Vad måste stå på fakturan – och vilken dokumentation behöver företaget?
När företaget har fastställt hur en försäljning ska behandlas i momshänseende måste fakturan och den bakomliggande dokumentationen stämma överens med den bedömningen. Det gäller både när svensk moms tas ut och när försäljningen faktureras utan svensk moms.
Fakturan har en central funktion i momssystemet. Den dokumenterar transaktionen, ger Skatteverket möjlighet att kontrollera momsbehandlingen och fungerar normalt som underlag för köparens avdrag för ingående moms. Men fakturan avgör inte ensam hur transaktionen ska behandlas. Att det exempelvis står “omvänd betalningsskyldighet” på en faktura innebär inte att förutsättningarna för omvänd betalningsskyldighet faktiskt är uppfyllda.
Samma princip gäller när svensk moms inte tas ut vid en internationell transaktion. Företaget behöver inte bara kunna visa vilken regel som har tillämpats utan även de faktiska omständigheter som gör regeln tillämplig. Vid unionsintern varuförsäljning kan det exempelvis behöva styrkas både vem köparen är och att varorna faktiskt har transporterats från Sverige till ett annat EU-land.
9.1 När ska svensk moms anges på fakturan?
När säljaren är betalningsskyldig för en momspliktig försäljning i Sverige ska fakturan normalt ange den svenska moms som tas ut. En fullständig faktura ska innehålla ett antal obligatoriska uppgifter. Det gäller bland annat datum för utfärdandet, ett unikt löpnummer, säljarens momsregistreringsnummer, säljarens och köparens namn och adress samt en beskrivning av de varor eller tjänster som har sålts. Fakturan ska också innehålla relevanta uppgifter om när varan levererades eller tjänsten utfördes om detta datum skiljer sig från fakturadatumet.
När svensk moms tas ut ska fakturan dessutom visa beskattningsunderlaget för respektive momssats, vilken momssats som används och det momsbelopp som ska betalas. Om flera momssatser förekommer på samma faktura måste beskattningsunderlaget kunna hänföras till respektive skattesats.
Det är därför viktigt att fakturan speglar den momsbedömning som faktiskt har gjorts. Om företaget exempelvis säljer både produkter med 6 procent och tjänster med 25 procent moms räcker det inte att fakturan endast visar ett sammanlagt belopp utan att det går att följa hur momsen har beräknats.
I vissa situationer får en förenklad faktura användas och det finns även särskilda fakturaregler för vissa typer av transaktioner. Vid mer omfattande B2B-försäljning är utgångspunkten dock normalt en fullständig faktura.
Företaget bör samtidigt komma ihåg att en faktura med ett momsbelopp inte i sig innebär att momsen har debiterats korrekt. Om svensk moms anges trots att försäljningen exempelvis skulle ha omfattats av omvänd betalningsskyldighet eller beskattats i ett annat land kan beloppet utgöra felaktigt debiterad moms. Fakturan måste då normalt rättas och även den tidigare momsredovisningen kan påverkas.
9.2 Vad ska stå vid omvänd betalningsskyldighet?
När köparen är betalningsskyldig för momsen ska säljaren inte ange det momsbelopp som köparen själv ska beräkna och redovisa. Fakturan ska i stället tydligt ange att omvänd betalningsskyldighet gäller.
Vid omvänd betalningsskyldighet ska köparens momsregistreringsnummer anges på fakturan när detta krävs enligt faktureringsreglerna. Vid gränsöverskridande B2B-tjänster inom EU används normalt det VAT-nummer under vilket köparen förvärvar tjänsten.
Det är viktigt att skilja mellan fakturatexten och den materiella bedömningen. Uppgiften “omvänd betalningsskyldighet” är inte ett sätt för säljaren att välja vem som ska redovisa momsen. Betalningsskyldigheten följer av momsreglerna och fakturan ska återspegla den slutsatsen.
Ett företag bör därför inte fakturera utan svensk moms och lägga till en hänvisning till omvänd betalningsskyldighet enbart därför att kunden är ett företag eller har lämnat ett VAT-nummer. Som framgått tidigare måste företaget först fastställa beskattningslandet och därefter kontrollera att förutsättningarna för att köparen ska vara betalningsskyldig verkligen är uppfyllda.
Detta gäller även vid svensk omvänd betalningsskyldighet, exempelvis för vissa byggtjänster. Säljaren behöver först kontrollera att både den aktuella tjänsten och köparen omfattas av bestämmelserna. Fakturan ska därefter utformas i enlighet med den momsbehandlingen.
9.3 När behövs kundens VAT-nummer?
Kundens VAT-nummer behöver inte anges på varje faktura mellan företag. Kravet får framför allt betydelse i situationer där köparens momsstatus är relevant för den aktuella momsbehandlingen. VAT-numret kan då vara både en obligatorisk fakturauppgift och en viktig del av säljarens underlag för den bedömning som har gjorts.
Ett viktigt exempel är unionsintern försäljning av varor. För att en vanlig B2B-försäljning av varor från Sverige till ett annat EU-land ska kunna behandlas enligt reglerna om unionsintern försäljning måste köparen normalt vara registrerad för moms i ett annat EU-land och ha meddelat säljaren ett giltigt VAT-nummer som har utfärdats där. VAT-numret ska anges på fakturan.
VAT-numret är också viktigt vid många gränsöverskridande tjänster inom EU. När en tjänst säljs enligt B2B-huvudregeln kan kundens VAT-nummer vara ett viktigt underlag för att fastställa att kunden agerar som beskattningsbar person. Om kunden har verksamhet i flera länder kan numret dessutom ge information som är relevant för bedömningen av vilken etablering som köper tjänsten.
Ett VAT-nummer i ett visst land visar däremot inte i sig att kunden har ett fast etableringsställe där eller att just den etableringen tar emot och använder tjänsten. Ett fast etableringsställe förutsätter bland annat en tillräcklig grad av varaktighet och en lämplig struktur av personella och tekniska resurser. Vilken etablering tjänsten ska hänföras till måste därför bedömas utifrån de faktiska omständigheterna och kan inte avgöras enbart genom vilket VAT-nummer kunden lämnar.
Företaget bör därför ha rutiner för att kontrollera VAT-nummer när momsbehandlingen är beroende av kundens momsstatus. Det är särskilt viktigt vid nya kunder, när ett VAT-nummer ändras eller när kundens verksamhet bedrivs genom flera bolag eller etableringar i olika länder.
Ett giltigt VAT-nummer är samtidigt inte ett fullständigt bevis för hela transaktionen. Om ett svenskt företag säljer varor till en kund med ett giltigt tyskt VAT-nummer men varorna aldrig lämnar Sverige innebär VAT-numret i sig inte att försäljningen får behandlas som en unionsintern försäljning utan svensk moms. På samma sätt innebär ett VAT-nummer inte automatiskt att en tjänst ska faktureras utan svensk moms. Vilken typ av tjänst som säljs och vilken beskattningslandsregel som gäller måste bedömas separat. VAT-numret är alltså en viktig del av underlaget, men det måste stämma överens med kunden, transaktionen och det faktiska varu- eller tjänsteflödet.
9.4 Hur styrker företaget att svensk moms inte ska tas ut?
När svensk moms inte tas ut på en försäljning behöver företaget kunna visa varför. Vilken dokumentation som krävs beror på vilken regel som ligger bakom momsbehandlingen.
Vid unionsintern försäljning av varor behöver säljaren exempelvis kunna visa att förutsättningarna för undantaget från skatteplikt är uppfyllda. Ett giltigt VAT-nummer för köparen är en viktig del, men företaget behöver också kunna styrka att varorna faktiskt har transporterats från Sverige till ett annat EU-land. Det kan exempelvis ske genom fraktsedlar, transportörens handlingar, leveransbekräftelser, avtal, tullhandlingar eller annan dokumentation som tillsammans visar hur varorna har förflyttats. Vilket underlag som är tillräckligt beror på hur transporten har genomförts och vem som har ansvarat för den.
Om en oberoende transportör har anlitats är transporthandlingar från transportören normalt ett starkt underlag. Om kunden själv hämtar varorna i Sverige blir dokumentationsfrågan svårare. En leveransadress i ett annat EU-land eller ett intyg från kunden är inte alltid tillräckligt för att visa att varorna faktiskt har lämnat Sverige. Företaget kan då behöva kompletterande handlingar som visar den faktiska transporten och mottagandet i destinationslandet.
Det finns särskilda EU-regler som under vissa förutsättningar skapar en presumtion för att en unionsintern transport har ägt rum när säljaren har vissa oberoende bevishandlingar. Dessa regler är ett sätt att styrka transporten men är inte det enda sättet. Företaget kan även genom annan tillräcklig dokumentation visa att varorna faktiskt har transporterats till ett annat EU-land.
Vid export utanför EU behöver företaget på motsvarande sätt kunna visa att varorna faktiskt har lämnat EU. Export- och tullhandlingar, fraktdokument och dokumentation från speditör eller transportör kan då få central betydelse.
Vid tjänsteförsäljning ser dokumentationsbehovet annorlunda ut. Om svensk moms inte tas ut därför att en tjänst enligt B2B-huvudregeln ska beskattas i ett annat land behöver företaget bland annat kunna visa vem kunden är, att kunden agerar som beskattningsbar person och vilken etablering som har köpt tjänsten. VAT-nummer, avtal, beställningar, korrespondens och annan kundinformation kan tillsammans stödja bedömningen.
Dokumentationen behöver alltså spegla den regel som företaget har tillämpat. Om momsbehandlingen beror på att varorna har lämnat Sverige måste transporten kunna styrkas. Om den beror på kundens status eller etablering måste företaget ha underlag för dessa omständigheter. Om en särskild tjänsteregel används bör det finnas underlag som visar vad tjänsten faktiskt avser.
Det är därför inte tillräckligt att fakturan ser korrekt ut. Två fakturor utan svensk moms kan som tidigare framgått bygga på helt olika rättsliga grunder och kräva helt olika bevisning.
En materiellt korrekt momsbedömning utan tillräcklig dokumentation kan fortfarande skapa betydande problem vid en kontroll. För företag med återkommande internationell handel bör därför dokumentationskraven byggas in i försäljnings- och faktureringsprocessen från början, i stället för att underlagen försöker samlas in först när Skatteverket begär dem.
Det är särskilt viktigt när företaget regelbundet säljer varor utan svensk moms till andra EU-länder, exporterar varor, använder omvänd betalningsskyldighet eller säljer tjänster till kunder med etableringar i flera länder. Fakturan och dokumentationen bör sammantaget kunna besvara tre frågor: vad har företaget sålt, vilken momsregel har tillämpats och vilka faktiska omständigheter visar att den momsbehandlingen är korrekt?
10. När kan företaget behöva redovisa utgående moms på sina inköp?
Utgående moms förknippas normalt med företagets försäljning. Ett företag kan dock även behöva beräkna och redovisa utgående moms på vissa inköp. Det gäller framför allt vid köp av tjänster från utlandet, unionsinterna förvärv av varor och import.
I dessa situationer har leverantören ofta inte debiterat någon svensk moms. Det innebär inte att inköpet saknar svensk momseffekt. Företaget kan i stället självt vara skyldigt att beräkna den svenska momsen och redovisa den som utgående moms i sin momsdeklaration.
Om företaget har avdragsrätt kan motsvarande belopp samtidigt helt eller delvis få dras av som ingående moms. För ett företag med full avdragsrätt blir effekten därför ofta neutral. Om avdragsrätten saknas eller är begränsad ska den utgående momsen däremot fortfarande redovisas medan avdraget helt eller delvis uteblir. Momsen kan då bli en faktisk kostnad. Det är därför viktigt att skilja mellan två frågor: måste företaget redovisa utgående moms på inköpet och har företaget rätt att dra av motsvarande ingående moms?
10.1 När företaget köper tjänster från utländska företag
När ett svenskt företag köper en tjänst från en utländsk leverantör måste det först avgöras var tjänsten ska beskattas. För många tjänster som köps av ett företag gäller B2B-huvudregeln. Tjänsten beskattas då där köparen är etablerad.
Om ett svenskt företag exempelvis köper en vanlig konsult-, IT- eller rådgivningstjänst från ett företag i Tyskland, Storbritannien eller USA ska tjänsten normalt beskattas i Sverige. Den utländska leverantören debiterar då normalt inte svensk moms. I stället är det den svenska köparen som beräknar och redovisar svensk utgående moms genom omvänd betalningsskyldighet.
Anta att ett svenskt företag köper en konsulttjänst från ett tyskt bolag för 100 000 kronor. Om tjänsten omfattas av huvudregeln och motsvarande tjänst i Sverige beskattas med 25 procent ska det svenska företaget normalt redovisa 25 000 kronor i utgående moms på inköpet. Om företaget har full avdragsrätt får det samtidigt normalt dra av 25 000 kronor som ingående moms.
För ett företag med full avdragsrätt blir nettot därmed normalt noll. Det betyder dock inte att inköpet kan lämnas utanför momsdeklarationen. Både beskattningsunderlaget och den beräknade utgående momsen ska redovisas på rätt sätt.
Situationen blir ekonomiskt mer betydelsefull för verksamheter som saknar eller har begränsad avdragsrätt. Ett företag som exempelvis bedriver verksamhet som är undantagen från skatteplikt kan fortfarande vara betalningsskyldigt för svensk moms på en tjänst som köps från ett utländskt företag. Om företaget inte har rätt att dra av motsvarande ingående moms blir den beräknade momsen en kostnad.
Omvänd betalningsskyldighet kan även aktualiseras för företag som normalt inte tar ut moms på sin egen försäljning. Ett företag kan exempelvis omfattas av undantaget för liten årsomsättning men ändå behöva redovisa utgående moms när det köper en huvudregelstjänst från utlandet. På motsvarande sätt kan ett företag som endast bedriver verksamhet som är undantagen från skatteplikt behöva momsregistreras för sådana inköp. Det är därför inte tillräckligt att företagets egen försäljning är undantagen från skatteplikt för att dra slutsatsen att någon momsregistrering eller momsredovisning inte behövs.
Samtidigt omfattas inte alla tjänster från utlandet av B2B-huvudregeln. Som tidigare framgått gäller särskilda beskattningslandsregler bland annat för vissa fastighetstjänster, persontransporter, tillträde till evenemang, restaurang- och cateringtjänster samt korttidsuthyrning av transportmedel. Företaget måste därför identifiera vilken tjänst som faktiskt köps innan det avgör om svensk moms ska redovisas genom omvänd betalningsskyldighet.
Det kan också uppstå problem om den utländska leverantören felaktigt har lagt på utländsk moms på fakturan. Att företaget har betalat exempelvis tysk eller dansk moms innebär inte automatiskt att skyldigheten att redovisa svensk moms försvinner om tjänsten rätteligen ska beskattas i Sverige genom omvänd betalningsskyldighet. Företaget kan då behöva begära en rättad faktura från leverantören samtidigt som den svenska momsbehandlingen hanteras korrekt.
10.2 När företaget köper varor från ett annat EU-land
När ett företag köper varor från en leverantör i ett annat EU-land och varorna transporteras från det landet till Sverige kan köpet utgöra ett unionsinternt förvärv. Vid en vanlig B2B-transaktion fakturerar den utländska leverantören normalt utan moms i sitt land. Den svenska köparen ska i stället beräkna och redovisa svensk moms på det unionsinterna förvärvet.
Anta att ett svenskt företag köper varor för 200 000 kronor från en nederländsk leverantör och att varorna transporteras från Nederländerna till företagets lager i Sverige. Om förutsättningarna för ett beskattningsbart unionsinternt förvärv är uppfyllda ska det svenska företaget redovisa svensk utgående moms på förvärvet.
Vilken momssats som används bestäms utifrån hur motsvarande vara skulle beskattas vid en försäljning i Sverige. Om varorna omfattas av 25 procent moms ska företaget alltså redovisa 50 000 kronor i utgående moms. Om varorna används i verksamhet som medför full avdragsrätt kan samma belopp normalt dras av som ingående moms. Även här måste företaget alltså redovisa moms trots att någon svensk moms inte står på leverantörens faktura.
För att det ska vara fråga om ett unionsinternt förvärv krävs emellertid mer än att säljaren finns i ett annat EU-land. Varorna måste bland annat transporteras mellan EU-länder och de övriga förutsättningarna för ett unionsinternt förvärv måste vara uppfyllda. Om varan redan finns i Sverige när den säljs kan transaktionen i stället vara en svensk inrikes försäljning, även om leverantören är etablerad utomlands.
Detta får praktisk betydelse vid exempelvis konsignationslager, call-off stock, lagerhållning och andra varuflöden där varorna kan ha flyttats mellan länder innan den slutliga försäljningen genomförs. Fakturan och leverantörens etableringsland räcker därför inte alltid för att avgöra hur köpet ska behandlas. Det faktiska varuflödet måste analyseras.
Det finns dessutom särskilda regler för vissa köpare. Beskattningsbara personer som endast bedriver verksamhet utan avdrags- eller återbetalningsrätt och vissa juridiska personer som inte är beskattningsbara personer omfattas under vissa förutsättningar av ett förvärvströskelvärde på 90 000 kronor. För sådana köpare kan behandlingen därför skilja sig från normalfallet för ett vanligt momsregistrerat företag.
För företag som regelbundet köper varor från andra EU-länder bör inköpssystem och bokföring därför kunna identifiera unionsinterna förvärv separat. Ett vanligt fel är annars att leverantörsfakturan bokförs som en vanlig kostnad utan svensk moms och att den utgående förvärvsmomsen aldrig kommer med i momsdeklarationen.
10.3 När företaget importerar varor till Sverige
När varor förs in till Sverige från ett område utanför EU momsområde kan importmoms uppkomma. Även denna moms kan behöva redovisas som utgående moms av företaget trots att den inte har debiterats av den utländska leverantören.
För momsregistrerade företag som importerar varor inom ramen för sin ekonomiska verksamhet är Skatteverket normalt beskattningsmyndighet när förutsättningarna i tull- och momsreglerna är uppfyllda. Importmomsen redovisas då i företagets momsdeklaration i stället för att betalas till Tullverket vid importen.
Tullverket har fortfarande en central funktion. Tullverket fastställer bland annat det tullvärde och de uppgifter som ligger till grund för beräkningen av beskattningsunderlaget för importmomsen. Företaget använder därefter dessa uppgifter när importmomsen beräknas och redovisas till Skatteverket.
Det är dock inte enbart företagets momsregistrering som avgör vem som ska redovisa importmomsen. Det måste även fastställas vem som är betalningsskyldig vid importen. Den bedömningen hänger nära samman med tullreglerna och med vem som är eller skulle ha varit betalningsskyldig för tullen. Om ett tullombud används får även ombudsformen och vem ombudet företräder betydelse.
Detta kan bli särskilt viktigt i internationella leveranskedjor där flera parter är inblandade. Ett företag kan exempelvis äga varorna, ett annat företag kan vara köpare eller mottagare och ett tullombud kan lämna tulldeklarationen. Att ett företag har betalat inköpspriset eller ekonomiskt bär importkostnaden innebär inte i sig att just det företaget är den part som ska redovisa importmomsen.
När Skatteverket är beskattningsmyndighet redovisar den betalningsskyldige importmomsen som utgående moms i momsdeklarationen. Om förutsättningarna för avdrag är uppfyllda kan företaget samtidigt dra av importmomsen som ingående moms.
Även här måste de två frågorna hållas isär. Betalningsskyldighet för importmomsen innebär inte automatiskt full avdragsrätt. Avdragsrätten beror bland annat på vem som har importerat varorna, hur varorna används och om de används i verksamhet som medför rätt till avdrag.
Importdokumentationen får därför stor betydelse. Den part som redovisar och eventuellt drar av importmomsen behöver säkerställa att tulldeklaration, tullräkning och övriga importhandlingar stödjer den momsbehandling som används.
Om den som importerar inte är momsregistrerad på det sätt som krävs för att Skatteverket ska vara beskattningsmyndighet är det i stället normalt Tullverket som tar ut importmomsen. Det är därför viktigt att momsregistrering, tullhantering och importörsroll är korrekt strukturerade redan när varuflödet etableras.
För företag med återkommande import är detta mer än en administrativ fråga. Fel part som importör eller betalningsskyldig kan påverka både vem som ska redovisa importmomsen och vem som kan ha rätt att dra av den.
11. Vad händer om företaget har debiterat fel moms?
Ett fel i momsbehandlingen upptäcks inte alltid innan fakturan skickas. Företaget kan ha tagit ut svensk moms på en försäljning som skulle ha beskattats i ett annat land, använt fel momssats eller fakturerat utan moms trots att svensk moms skulle ha tagits ut.
Hur felet ska rättas beror på vad som har blivit fel. Det är viktigt att skilja mellan moms som har debiterats trots att någon moms inte skulle ha tagits ut, moms som har beräknats med fel skattesats och situationer där företaget har underlåtit att debitera moms som faktiskt skulle ha redovisats.
Rättelsen omfattar ofta mer än momsdeklarationen. Fakturan, bokföringen och momsredovisningen måste normalt ge en sammanhängande bild av den korrigerade transaktionen. Vid internationell handel kan även periodisk sammanställning eller rapportering i OSS behöva ses över.
11.1 Svensk moms har tagits ut trots att den inte skulle ha debiterats
Om ett företag anger svensk moms på en faktura trots att någon svensk moms inte skulle ha tagits ut kan beloppet utgöra felaktigt debiterad moms. Det kan exempelvis inträffa när en tjänst enligt reglerna om beskattningsland skulle ha beskattats i ett annat land, när köparen skulle ha redovisat momsen genom omvänd betalningsskyldighet eller när försäljningen omfattades av ett undantag från skatteplikt.
Att momsen har debiterats av misstag innebär inte att säljaren kan bortse från beloppet. Den som felaktigt anger ett belopp som moms på en faktura blir som utgångspunkt betalningsskyldig för beloppet. Syftet är bland annat att förhindra att staten förlorar skatt om köparen använder fakturan som grund för ett momsavdrag. Köparen har samtidigt inte rätt till avdrag enbart därför att beloppet har betecknats som moms på fakturan. Felaktigt debiterad moms är inte avdragsgill ingående moms på samma sätt som korrekt debiterad moms.
Anta exempelvis att ett svenskt konsultföretag fakturerar 100 000 kronor plus 25 000 kronor svensk moms till ett tyskt företag, trots att tjänsten omfattas av B2B-huvudregeln och ska beskattas i Tyskland. Den svenska momsen har då debiterats utan rättslig grund. Företaget kan inte enbart ändra sin interna bedömning och därefter bortse från de 25 000 kronorna. Den utfärdade fakturan och den felaktigt debiterade momsen behöver hanteras enligt reglerna om rättelse.
Som huvudregel krävs en ändringsfaktura för att säljaren ska kunna korrigera felaktigt debiterad moms. Kravet är dock inte absolut i alla situationer. Bedömningen påverkas bland annat av om det finns en risk för skattebortfall. Om säljaren kan visa att köparen är en privatperson som saknar avdragsrätt kan situationen exempelvis bedömas annorlunda än när fakturan har ställts till ett företag som kan ha använt den som underlag för avdrag. När köparen är känd och det finns en risk för skattebortfall ska säljaren däremot normalt utfärda en ändringsfaktura.
Felet kan också få konsekvenser för kunden. Om kunden redan har dragit av den felaktigt debiterade momsen kan även kundens momsredovisning behöva korrigeras när rättelsen genomförs. Detta är anledningen till att ett företag inte alltid kan lösa en felaktig momsfakturering genom att endast ändra sin momsdeklaration. Fakturan och momsredovisningen måste rättas på ett sätt som även hanterar risken för att den felaktiga fakturan fortfarande används som underlag för momsavdrag.
11.2 Företaget har använt fel momssats
Ett företag kan också ha tagit ut moms men använt fel skattesats. Konsekvenserna skiljer sig beroende på om den använda momssatsen varit för hög eller för låg, och vid en för låg momssats får det dessutom stor betydelse vilken ersättning säljaren faktiskt har rätt till enligt avtalet.
Om företaget exempelvis har tagit ut 25 procent moms på en försäljning som rätteligen omfattas av 12 procent har kunden debiterats för mycket moms. Den del av det angivna momsbeloppet som överstiger den korrekta momsen kan då behöva hanteras som felaktigt debiterad moms. Företaget kan alltså inte utan vidare behålla den högre momsdebiteringen och samtidigt behandla hela beloppet som korrekt moms. Fakturan behöver normalt rättas och kunden kan behöva krediteras för den del som har debiterats felaktigt.
Ett annat problem uppkommer när företaget har använt en för låg momssats. Anta att företaget har avtalat om ett pris på 100 000 kronor exklusive moms och fakturerat med 12 procent, trots att den rätta momssatsen är 25 procent. Kunden har då fakturerats 112 000 kronor, varav 12 000 kronor har angetts som moms. Om avtalet innebär att säljaren har rätt till 100 000 kronor exklusive korrekt moms uppgår den korrekta momsen till 25 000 kronor. Företaget kan då behöva rätta fakturan och redovisningen och, om de civilrättsliga förutsättningarna finns, debitera kunden ytterligare 13 000 kronor.
Det är däremot inte alltid möjligt att lägga hela skillnaden ovanpå det redan fakturerade beloppet. Om säljaren endast har rätt till de 112 000 kronor som redan har fakturerats måste den korrekta momsen i stället räknas fram ur denna ersättning. Vid 25 procent moms motsvarar 112 000 kronor inklusive moms ett beskattningsunderlag på 89 600 kronor och utgående moms på 22 400 kronor.
Den felaktiga fakturan innebär alltså inte att företagets betalningsskyldighet begränsas till de 12 000 kronor som har angetts som moms. Samtidigt är det inte heller korrekt att automatiskt utgå från att kunden kan efterdebiteras med 13 000 kronor. Den ekonomiska konsekvensen beror både på den korrekta momsbehandlingen och på vad som civilrättsligt har avtalats om priset.
En felaktig momssats är därför inte bara en deklarationsfråga. Om priset inte kan höjas kan en del av den ersättning som företaget räknade med som intäkt i stället behöva behandlas som moms. Vid stora avtal eller återkommande försäljning kan detta få en betydande påverkan på företagets faktiska marginal.
11.3 Företaget har fakturerat utan moms trots att svensk moms skulle ha tagits ut
En särskilt kostsam situation kan uppstå när företaget helt har utelämnat svensk moms från en försäljning som rätteligen skulle ha beskattats här. Det kan exempelvis bero på att företaget felaktigt har bedömt att omvänd betalningsskyldighet gäller, utgått från att en tjänst ska beskattas i ett annat land eller behandlat en försäljning som undantagen från skatteplikt trots att förutsättningarna inte var uppfyllda.
Anta att ett företag har fakturerat en kund 100 000 kronor utan moms och att det efter en senare genomgång visar sig att försäljningen skulle ha beskattats med 25 procent svensk moms. Företaget behöver då redovisa den moms som faktiskt följer av transaktionen. Hur stor den utgående momsen blir beror samtidigt på vilken ersättning företaget har rätt till.
Om 100 000 kronor enligt avtalet är ett pris exklusive moms och säljaren har rätt att kräva kunden på korrekt moms kan den totala ersättningen höjas genom en efterdebitering. Den korrekta momsen på ett beskattningsunderlag om 100 000 kronor är då 25 000 kronor.
Om 100 000 kronor däremot är den totala ersättning som säljaren har rätt till och priset inte kan höjas ska momsen som utgångspunkt anses ingå i detta belopp. Vid 25 procent moms motsvarar 100 000 kronor inklusive moms ett beskattningsunderlag på 80 000 kronor och utgående moms på 20 000 kronor. Företaget får då ekonomiskt behålla 80 000 kronor som ersättning för själva försäljningen i stället för de 100 000 kronor som det kan ha räknat med när priset bestämdes.
Detta visar varför avtalsvillkoren får stor betydelse när ett momsfel upptäcks i efterhand. Det går inte att utgå från att en moms som tidigare har utelämnats alltid kan läggas ovanpå det pris som redan har fakturerats eller betalats. Den momsrättsliga skyldigheten och möjligheten att kräva kunden på ytterligare betalning måste bedömas var för sig.
Vid större avtal och återkommande försäljning kan effekten bli betydande. Ett företag som under ett år har fakturerat 10 miljoner kronor utan moms på grund av en felaktig bedömning av beskattningsland eller omvänd betalningsskyldighet kan få ett helt annat ekonomiskt problem än ett företag som har gjort samma fel på en enstaka faktura. När ett systematiskt momsfel upptäcks är det därför viktigt att tidigt fastställa hur många transaktioner som omfattas, under vilka redovisningsperioder de har genomförts, vilken ersättning företaget har rätt till enligt avtalen och vilka möjligheter som finns att rätta faktureringen gentemot kunderna.
11.4 Hur rättas en felaktig faktura?
Hur en faktura ska rättas beror på vilken typ av fel som har uppstått, men utgångspunkten är att rättelsen ska ha en tydlig koppling till den ursprungliga fakturan. En ändringsfaktura är en handling som ändrar en tidigare faktura och som på ett tydligt och otvetydigt sätt hänvisar till den faktura som rättas. En kreditnota är ett vanligt exempel, men en ändringsfaktura behöver inte alltid innebära att hela det ursprungliga fakturabeloppet krediteras.
När moms har debiterats trots att någon moms inte skulle ha tagits ut krävs normalt en ändringsfaktura för att den felaktigt debiterade momsen ska kunna korrigeras. Detsamma gäller exempelvis när ett för högt momsbelopp behöver sättas ned.
Om företaget i stället har utelämnat moms eller angett ett för lågt momsbelopp måste kunden få en faktura som visar den korrekta momsbehandlingen. Beroende på felets karaktär kan det innebära att den ursprungliga fakturan krediteras och ersätts med en ny korrekt faktura.
Vid rättelsen behöver företaget inte bara se till att momsbeloppet blir korrekt. Även andra uppgifter kan behöva ändras, exempelvis hänvisningen till omvänd betalningsskyldighet, kundens VAT-nummer eller information om varför en transaktion behandlas utan svensk moms.
Om felet berör många fakturor bör företaget också undersöka varför felet uppkom. Det kan vara mer effektivt att rätta en felaktig inställning i faktureringssystemet, produktregistret eller kundklassificeringen samtidigt som historiska fakturor korrigeras. Annars riskerar samma fel att fortsätta även efter att de äldre transaktionerna har rättats.
11.5 När behöver tidigare momsdeklarationer rättas?
En fakturarättelse och en rättelse av momsdeklarationen är två närliggande men inte identiska frågor. Vilken period som ska korrigeras beror på vad felet består i.
Om företaget har lämnat en momsdeklaration där korrekt utgående moms har redovisats med för lågt belopp eller helt har utelämnats behöver den felaktiga redovisningsperioden normalt rättas. Företaget lämnar då en ny fullständig momsdeklaration för den aktuella perioden med de korrekta uppgifterna.
Om samma fel har förekommit under flera redovisningsperioder kan därför flera tidigare momsdeklarationer behöva rättas. Företaget bör då först kartlägga felets omfattning så att samtliga berörda perioder identifieras.
Särskilda regler gäller däremot när företaget rättar felaktigt debiterad moms. Om moms exempelvis har tagits ut på en transaktion som inte skulle ha belastats med svensk moms och företaget rättar felet genom att utfärda en ändringsfaktura, görs korrigeringen av den felaktigt debiterade momsen normalt i den redovisningsperiod då ändringsfakturan utfärdas. Företaget går alltså inte automatiskt tillbaka och minskar den felaktigt debiterade momsen i den ursprungliga redovisningsperioden.
Detta ska skiljas från situationen där den ursprungliga momsdeklarationen i sig innehåller fel därför att företaget exempelvis har redovisat för lite korrekt utgående moms. I det fallet är det normalt den tidigare deklarationen som behöver rättas.
Vid internationella transaktioner kan rättelsen dessutom påverka annan rapportering. En felaktigt behandlad unionsintern försäljning eller B2B-tjänst kan exempelvis innebära att även en periodisk sammanställning behöver korrigeras. Om försäljningen har redovisats inom OSS gäller särskilda regler för hur tidigare OSS-perioder rättas. Det är därför viktigt att inte börja med att korrigera deklarationerna innan företaget har fastställt vilket fel som faktiskt har uppstått, hur fakturorna ska rättas och vilka redovisningsperioder och rapporter som påverkas.
Ett enstaka fel är ofta hanterbart. Ett systematiskt fel kan däremot få betydligt större konsekvenser. Om samma felaktiga momssats, beskattningslandsbedömning eller faktureringsregel har använts under flera år kan rättelsen omfatta stora belopp, ett stort antal kundfakturor och flera tidigare momsdeklarationer.
När ett sådant fel upptäcks bör företaget därför först avgränsa vilka transaktioner som omfattas, under vilken period felet har förekommit, hur kunderna har fakturerats och vilka deklarationer och andra rapporter som berörs. Först därefter går det att fastställa hur rättelsen ska genomföras på ett konsekvent sätt.
12. Vanliga fel som kan leda till för hög eller för låg moms
Fel i den utgående momsen beror sällan på själva beräkningen. De uppkommer oftare därför att företaget har bedömt transaktionen fel, använt fel momssats, saknat tillräckligt underlag eller tillämpat en korrekt momsregel på fel typ av försäljning. Ett enstaka fel kan vara begränsat, men om samma bedömning används automatiskt i företagets faktureringssystem eller återkommer i en viss typ av affär kan felet påverka ett stort antal fakturor och flera momsperioder.
12.1 Svensk moms tas ut trots att försäljningen ska beskattas i ett annat land
Ett svenskt företag kan felaktigt lägga svensk moms på fakturan därför att säljaren utgår från sin svenska etablering eller momsregistrering i stället för att bedöma den aktuella transaktionen. Detta förekommer bland annat vid internationella tjänster, leveranser från lager utomlands och andra upplägg där beskattningslandet bestäms av andra omständigheter än säljarens hemvist. Om svensk moms har debiterats trots att Sverige inte är beskattningsland kan både fakturan och momsredovisningen behöva rättas, samtidigt som företaget kan behöva hantera moms i det land där transaktionen rätteligen ska beskattas.
12.2 Företaget fakturerar utan moms trots att svensk moms ska tas ut
Det motsatta felet uppkommer när företaget fakturerar utan moms trots att försäljningen ska beskattas i Sverige och säljaren är betalningsskyldig. Orsaken kan exempelvis vara att omvänd betalningsskyldighet har tillämpats utan att villkoren är uppfyllda eller att en internationell transaktion felaktigt har bedömts ligga utanför svensk beskattning. Företaget kan då behöva redovisa svensk moms i efterhand, och om den redan avtalade ersättningen inte kan höjas kan en del av momskostnaden belasta företagets egen marginal.
12.3 Fel momssats används
En vara eller tjänst kan felaktigt behandlas med 6 eller 12 procent moms trots att 25 procent gäller, eller beskattas med en högre momssats än den korrekta. Felet beror ofta på hur produkten eller tjänsten har klassificerats eller på att en gammal systeminställning har fortsatt att användas efter att reglerna eller erbjudandet har förändrats. Vid återkommande försäljning kan även några procentenheters skillnad få stor ekonomisk betydelse, särskilt om priset mot kunden inte kan justeras när felet upptäcks.
12.4 Omvänd betalningsskyldighet används fel
Omvänd betalningsskyldighet gäller endast när förutsättningarna i den aktuella bestämmelsen är uppfyllda. Ett VAT-nummer eller det faktum att kunden är ett företag innebär inte i sig att säljaren får fakturera utan moms, och vid svenska transaktioner kan reglerna dessutom vara knutna till särskilda varor, tjänster eller köpare. Fel kan också uppkomma åt andra hållet när säljaren tar ut svensk moms trots att köparen rätteligen ska redovisa momsen. I båda fallen kan fakturan behöva rättas och redovisningen hos både säljaren och köparen påverkas.
12.5 Unionsintern varuförsäljning behandlas utan svensk moms trots att förutsättningarna inte kan styrkas
Vid unionsintern försäljning av varor är det inte tillräckligt att kunden finns i ett annat EU-land. Företaget måste uppfylla de materiella förutsättningarna och kunna visa bland annat att varorna faktiskt har transporterats från Sverige till ett annat EU-land. Köparens VAT-nummer och den periodiska sammanställningen har också betydelse. Om underlaget inte motsvarar den momsbehandling som har använts kan Skatteverket ifrågasätta att försäljningen har skett utan svensk moms.
12.6 Momsen beräknas på fel belopp
Även om rätt momssats används kan den utgående momsen bli fel om beskattningsunderlaget beräknas fel. Frakt, administrativa avgifter, försäkring och andra tillägg kan behöva ingå, medan rabatter och efterföljande prisnedsättningar kan minska underlaget. Ett vanligt gränsdragningsproblem är också att en egen kostnad som vidarefaktureras till kunden behandlas som ett utlägg trots att den egentligen är en del av företagets egen försäljning. Fel i beskattningsunderlaget kan därför finnas även när fakturan vid en första anblick visar rätt momssats.
12.7 Kreditnotor och prisjusteringar hanteras fel
En efterhandsrabatt, bonus eller annan prisjustering kan förändra både beskattningsunderlaget och den tidigare redovisade utgående momsen. Fel uppkommer exempelvis när företaget minskar momsen utan att det finns en motsvarande prisnedsättning, när en bonus inte kan kopplas till den försäljning som den påstås justera eller när en ändringsfaktura redovisas i fel period. Företag med stora bonus-, rabatt- eller returflöden behöver därför kunna följa justeringen från avtal och ursprunglig faktura till kreditnota, bokföring och momsdeklaration.
12.8 Momsen redovisas i fel period
Ett korrekt momsbelopp kan ändå vara fel redovisat om det tas upp i fel momsperiod. Problem uppkommer bland annat kring periodskiften, vid förskott, kreditnotor, bokslut och internationella transaktioner som omfattas av särskilda tidsregler. Om samma periodiseringsprincip används felaktigt i bokförings- eller faktureringssystemet kan felet återkomma i varje momsdeklaration och därför få större konsekvenser än en enstaka felperiodisering.
12.9 Företaget missar utgående moms på vissa inköp
Utgående moms uppkommer inte bara på företagets försäljning. Företaget kan även behöva redovisa svensk utgående moms när det köper tjänster från utländska företag, gör unionsinterna förvärv av varor eller importerar varor till Sverige. Ett vanligt fel är att en leverantörsfaktura utan svensk moms bokförs som en vanlig kostnad utan att företaget kontrollerar om det självt ska beräkna och redovisa momsen. För företag med begränsad avdragsrätt kan ett sådant missat inköp dessutom leda till en faktisk momskostnad när felet rättas.
Många av dessa fel uppkommer inte därför att företaget saknar rutiner, utan därför att verksamheten har förändrats medan momsbehandlingen har fortsatt på samma sätt. Nya marknader, produkter, kundtyper, distributionsupplägg eller avtalsmodeller är därför naturliga tillfällen att pröva om den tidigare momsbedömningen fortfarande är korrekt.
13. När bör företaget se över sin momshantering?
En momsbedömning som var korrekt när verksamheten startade behöver inte vara korrekt efter att affärsmodellen har förändrats. Nya marknader, produkter, kundgrupper eller varuflöden kan innebära att andra regler om beskattningsland, momssats, betalningsskyldighet eller momsregistrering blir tillämpliga. Företaget bör därför inte bara se över sin momshantering när ett fel redan har upptäckts, utan även när verksamheten förändras på ett sätt som kan påverka de omständigheter som den tidigare bedömningen byggde på.
Det är särskilt viktigt när förändringen påverkar var en försäljning sker, vem kunden är, hur varorna transporteras eller lagras, hur en produkt har utformats eller vem som deltar i transaktionskedjan. Ju tidigare frågan analyseras, desto enklare är det att anpassa avtal, fakturering, systeminställningar, registreringar och dokumentationsrutiner innan ett stort antal transaktioner har genomförts.
13.1 Företaget börjar sälja till ett nytt land
När företaget börjar sälja till kunder i ett nytt land bör momsbehandlingen bedömas innan den första fakturan utfärdas. Att samma produkt eller tjänst tidigare har sålts med svensk moms innebär inte att samma behandling gäller när kunden finns utomlands. För tjänster kan kundens status och etablering påverka beskattningslandet, medan det för varor bland annat får betydelse var varorna finns när transporten börjar, vart de transporteras och vem som ansvarar för transporten.
Den nya marknaden kan även medföra skyldighet att momsregistrera företaget i ett annat land eller möjlighet att använda en särskild redovisningsordning, exempelvis OSS för vissa B2C-försäljningar inom EU. Vid försäljning utanför EU kan ytterligare lokala moms- eller konsumtionsskatteregler behöva beaktas. Momsfrågan bör därför vara en del av etableringen på den nya marknaden, inte något som hanteras först efter att försäljningen har börjat och fakturorna redan har skickats.
13.2 Företaget börjar sälja en ny vara eller tjänst
En ny produkt eller tjänst kan omfattas av en annan momssats eller andra momsregler än företagets befintliga försäljning. Ett företag som tidigare endast har sålt tjänster med 25 procent moms kan exempelvis börja erbjuda en produkt som omfattas av 6 eller 12 procent, medan en ny tjänst kan vara undantagen från skatteplikt eller omfattas av en särskild beskattningslandsregel vid internationell försäljning.
Även hur erbjudandet sätts samman kan påverka momsbehandlingen. Om flera varor eller tjänster säljs tillsammans kan det behöva bedömas om kunden köper ett enda sammansatt tillhandahållande eller flera separata tillhandahållanden som ska behandlas olika. Momsklassificeringen bör därför göras när produkten eller tjänsten utformas och prissätts. Om frågan upptäcks först efter lanseringen kan samma felaktiga behandling redan ha använts på ett stort antal försäljningar.
13.3 Företaget börjar sälja både till företag och privatpersoner
Skillnaden mellan B2B- och B2C-försäljning kan förändra momsbehandlingen väsentligt, framför allt vid internationell handel. En tjänst som säljs till ett företag i ett annat EU-land kan enligt B2B-huvudregeln beskattas där kunden är etablerad och faktureras utan svensk moms, medan samma tjänst till en privatperson kan omfattas av B2C-huvudregeln eller någon särskild regel som leder till ett annat beskattningsland.
För varuförsäljning kan övergången till B2C på motsvarande sätt aktualisera reglerna om distansförsäljning och destinationsbeskattning. Det räcker därför inte att lägga till privatpersoner som en ny kundkategori i försäljningssystemet. Företaget behöver kontrollera om kundtypen förändrar beskattningslandet, vilken momssats som ska tas ut, vilka kunduppgifter som måste samlas in och hur försäljningen ska rapporteras.
13.4 Företaget börjar använda lager i ett annat land
Ett nytt lager kan förändra momsbehandlingen även om företagets kunder och produkter är desamma. Om ett företag flyttar egna varor från Sverige till ett lager i ett annat EU-land kan själva överföringen medföra moms- och rapporteringsskyldigheter trots att varorna fortfarande ägs av samma företag. Företaget kan också behöva momsregistreras i lagerlandet redan innan någon försäljning till slutkund sker.
När varorna senare säljs är utgångspunkten inte längre nödvändigtvis att försäljningen sker från Sverige. Varornas faktiska placering och den efterföljande transporten till kunden får betydelse för beskattningslandet och för vilka deklarationer som ska lämnas. Detta är särskilt relevant för företag som använder fulfillment-lager, Amazon FBA eller andra logistiklösningar där varor kan lagras eller flyttas mellan flera medlemsstater. Lagerstrukturen bör därför analyseras innan varorna flyttas, eftersom en momsregistrering som borde ha funnits från det första varuflödet är betydligt mer komplicerad att hantera i efterhand.
13.5 Företaget ändrar distributions- eller försäljningsmodell
En förändring av hur varorna når kunden kan förändra momsbehandlingen även om produkten och slutkunden är desamma. Det kan exempelvis handla om att företaget börjar använda dropshipping, tredjepartslogistik, en marketplace eller en annan elektronisk försäljningsplattform. Det kan också vara fråga om att leverantören börjar skicka varan direkt till företagets kund i stället för att varan först passerar företagets eget lager.
Sådana förändringar kan påverka vilket led i en transaktionskedja som transporten ska hänföras till, var försäljningen ska beskattas och om företaget behöver momsregistreras i ytterligare länder. Vid försäljning genom vissa elektroniska plattformar finns dessutom särskilda regler som i vissa situationer innebär att plattformsföretaget momsrättsligt anses ha köpt och sålt varan vidare. Ett nytt logistik- eller distributionsavtal bör därför granskas även ur momsperspektiv innan varuflödet börjar, inte bara utifrån de civilrättsliga och kommersiella villkoren.
13.6 Företaget inför nya paketpriser, bonusmodeller eller rabatter
Även förändringar i den kommersiella prismodellen kan påverka utgående moms. Ett företag kan exempelvis börja sälja flera produkter till ett gemensamt paketpris, införa årliga volymbonusar eller ge kunder retroaktiva rabatter. Då kan det behöva bedömas både hur beskattningsunderlaget ska fördelas och hur efterföljande prisjusteringar ska påverka den moms som redan har redovisats.
För paketlösningar kan frågan dessutom uppkomma om kunden köper ett enda tillhandahållande eller flera separata varor och tjänster som omfattas av olika momssatser. För bonus- och rabattmodeller behöver företaget kunna fastställa vilka tidigare försäljningar justeringen hör till och hur den ska dokumenteras. Avtalsvillkor, fakturering och momsredovisning bör därför utformas tillsammans från början, i stället för att momseffekten bedöms först när den första bonusen eller krediteringen ska bokföras.
13.7 Företaget börjar sälja till konsumenter i andra EU-länder eller använda OSS
När ett företag börjar sälja varor eller vissa tjänster till privatpersoner i andra EU-länder behöver det bedöma i vilket land försäljningen ska beskattas. Om försäljningen ska destinationsbeskattas kan företaget behöva ta ut den momssats som gäller i respektive kundland och anpassa sin prissättning, fakturering och systemlogik därefter.
OSS kan i många situationer användas för att redovisa denna utländska moms genom Skatteverket i stället för att företaget registreras separat i varje medlemsstat. Det är dock viktigt att inte börja med frågan om OSS. Först måste företaget fastställa vilka försäljningar som ska beskattas i andra medlemsstater och därefter bedöma om de omfattas av den särskilda ordningen.
En OSS-registrering ersätter inte automatiskt alla utländska momsregistreringar. Om företaget exempelvis håller lager i ett annat EU-land eller genomför andra lokala transaktioner där kan separata registrerings- och rapporteringsskyldigheter fortfarande finnas. Företaget bör därför kartlägga hela försäljnings- och varuflödet innan det bestämmer hur OSS ska användas och vilka transaktioner som ska redovisas utanför ordningen.
13.8 Företaget förändrar sina inköps- eller importflöden
En förändring på inköpssidan kan också påverka den utgående momsen. Om företaget börjar köpa tjänster från utländska leverantörer kan svensk moms behöva redovisas genom omvänd betalningsskyldighet, medan varuköp från andra EU-länder kan medföra unionsinterna förvärv. Vid import från länder utanför EU behöver företaget bland annat fastställa vem som är betalningsskyldig för importmomsen och hur importen ska dokumenteras.
Detta är särskilt viktigt när företaget byter leveransvillkor, tullombud, leverantörsstruktur eller transportupplägg. En förändring som kommersiellt endast ser ut som en ny logistiklösning kan momsmässigt ändra vem som ska redovisa importen eller i vilket land ett förvärv ska beskattas. Momsanalysen bör därför omfatta både företagets försäljning och de inköp och varuflöden som krävs för att genomföra den.
13.9 Företaget upptäcker ett möjligt historiskt momsfel
Om företaget upptäcker att tidigare fakturering kan ha varit fel bör det normalt inte börja rätta enstaka fakturor eller deklarationer innan felets omfattning har kartlagts. Först behöver företaget fastställa vilken momsbehandling som rätteligen skulle ha använts och från vilken tidpunkt felet har förekommit. Därefter behöver det identifiera vilka kunder, fakturor, redovisningsperioder och eventuella andra rapporter som berörs.
Bedömningen bör också omfatta om samma fel fortfarande finns kvar i företagets faktureringssystem eller interna processer. Annars finns en risk att företaget rättar historiken samtidigt som nya fel fortsätter att uppstå. Vid internationella transaktioner kan rättelsen dessutom beröra fler frågor än den svenska momsdeklarationen, exempelvis periodisk sammanställning, OSS eller momsredovisning i ett annat land. Ett möjligt historiskt fel bör därför hanteras som en sammanhängande momsfråga, inte som en serie isolerade deklarationsrättelser.
13.10 Momsfrågan bör hanteras innan förändringen genomförs
Gemensamt för dessa situationer är att momsfrågan helst bör analyseras innan den nya affärsmodellen, marknaden, produkten eller transaktionen börjar användas. Då kan fakturering, avtal, registreringar, systeminställningar och dokumentationsrutiner anpassas från början, samtidigt som företaget kan prissätta affären med den korrekta momseffekten inräknad.
Om verksamheten redan har förändrats är nästa fråga i stället om den använda momsbehandlingen fortfarande är korrekt. Om ett fel redan har uppstått behöver företaget först bedöma omfattningen och därefter avgöra hur tidigare fakturering och momsredovisning ska rättas. En momsbedömning bör därför inte ses som något som görs en gång när företaget startar. När affären förändras kan även momsbehandlingen behöva förändras.
14. MomsFokus – rådgivning om utgående moms
MomsFokus hjälper företag med frågor om utgående moms vid både svensk och internationell försäljning. Det kan handla om huruvida svensk moms ska tas ut, vilken momssats som gäller, i vilket land en försäljning ska beskattas och om det är säljaren eller köparen som ska redovisa momsen. Vi hjälper även till med frågor om omvänd betalningsskyldighet, EU-handel, OSS, beskattningsunderlag, prisjusteringar, fakturering och dokumentation.
Vid internationell handel eller mer komplicerade upplägg behöver man ofta se till hela affären för att kunna avgöra hur momsen ska hanteras. Vi går då igenom exempelvis avtal, parternas roller, hur varor och tjänster rör sig mellan olika länder, var lager finns och hur försäljningen är organiserad. Det är först när det faktiska upplägget är klart som det går att avgöra vilken momsbehandling som ska användas.
Vi hjälper också företag som upptäcker att moms kan ha hanterats fel tidigare. Det kan gälla fel momssats, svensk moms som har tagits ut när den inte skulle ha gjort det, försäljning som felaktigt har fakturerats utan moms eller fel i tidigare momsdeklarationer. MomsFokus kan bedöma hur felet ska rättas, upprätta rättelser av momsdeklarationer, lämna skriftliga momsrättsliga utlåtanden och företräda företag i kontakt med Skatteverket.
15. Vanliga frågor om utgående moms (FAQ)
15.1 Är utgående moms en intäkt?
15.2 När ska jag redovisa utgående moms?
Med fakturametoden redovisas momsen normalt när faktura utfärdas eller borde ha utfärdats.
Med kontantmetoden redovisas momsen normalt när betalning tas emot.
15.3 Vad händer om jag tar ut fel momssats?
Om momsen har debiterats med för högt belopp kan rättelse krävas, ofta genom kreditnota och justering av beskattningsunderlaget.
